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Einstellungen

Dokumentenbenennungseinstellungen (Document Naming Settings)

Bis Version 13 hies dieß Nummernkreis.

Einleitung

In ERPNext können wir für eine Vielzahl von Dokumenten einen Nummernkreis einstellen. Für das ordentliche anlegen von Daten essentiell. Das Feld name in jeder Listenansicht wird immer der Nummernkreis sein sofern am DocType der Nummernkreis eingestellt ist.

Den Nummernkreis zeichnet aus, dass er zählt. Wählen wir als Namensgebung ein Feld wie Titel muss der Name genauso einmal sein wie es beim Nummernkreis gefordert wird. Dopplungen gibt es nur DocType übergreifend. So kann z.B. ein Kunde den gleichen Namen wie ein Lieferant tragen obwohl beide so eingstellt sind, dass der Klarname den "Name" ausmacht (Nummernkreis, Kundennummer etc. nicht eingestellt).

Auf der Seite Nummernkreis können wir Nummernkreise erstellen und bearbeiten. Weiter können wir den Stand der Zählung eines Nummernkreis anpassen.

Vorkentnisse

Um diesen DocType besser zu verstehen sollten wir uns mit

haben.

Felder

Serie bearbeiten

Bezeichnung Feldname Erklärung
Bitte Transaktion auswählen
Verknüpfung zu allen Doctypes zu welchen wir einen Nummernkreis einstellen können.
Try a Naming Series
Dieses Feld dient dazu Nummernkreise zu entwerfen.
Preview of generated Series
In diesem Feld werden Beispieleinträge gezeigt wie sie durch das vorherige Feld entworfen wurden.

add_this_series Mit diesem Button können wir den Nummernkreis in die aktiven Nummernkreise übernehmen.
Nummernkreise zu diesem Vorgang
Zeigt alle aktiven Nummernkreise für die ausgewählte Transaktion.
Benutzer muss immer auswählen
Aktivieren wir diese Option muss die Auswahl eines Nummernkreises in einer Transaktion immer durch den Benutzer ausgewählt werden.
Aktualisieren
Aktualisiert die oben gemachten Änderungen und macht diese Wirksam.

Nummernkreis aktualisieren

In diesem Abschnitt können wir den die Zählung eines Nummernkreises prüfen und aktualisieren.

image-1666679757289.png

Bezeichnung Feldname Erklärung
Präfix
Auswahl über das Präfix eines bestehenden Nummernkreises.
Aktueller Wert
Zeigt den zuletzt erstellten Wert des Nummernkreises.
Nummernkreis-Wert aktualisieren
Ändern wird den aktuellen Wert können wir die Änderung mit diesem Button wirksam machen.

Nummernkreis einstellen

Einige Nummernkreise werden über die Moduleinstellungen wie "Vertriebseinstellungen" gesetzt!

Mit den entsprechenden Rechten können wir fast jeden beliebigen DocType anpassen. Dort finden wir unter der "Felder-Tabelle" den Abschnitt Naming.

image-1663502857500.png

1.) Auto Name auf naming_series umstellen und speichern.

image-1625560835222.png

2.) Auf "Add Row" klicken um einen neue Zeile zu erstellen.

3.) Auf der neu erstellten Zeile als Name "Naming Series" eingeben, Type Data.
    Speichern!

4.) Speichern "Update"

image-1625560940839.png

Jetzt kann in --https://exampleERP/app/naming-series/Naming%20Series-- die Namingseries angepasst werden.

Beispiele zur Funktion: (siehe ltz. Screenshot innerhalb Rotes Quadrat)


Wo Nummernkreise zwingend notwendig sind

Ausgangsrechnung

Für das Finanzamt ist eine Rechnungsnummer zwingend notwendig. Hier wird darauf geachtet, dass diese lückenlos geführt werden. Hier ist das einstellen eines Nummernkreises unumgänglich.

Wo Nummernkreise sinnvoll sind

Nummernkreise können überall dort besonders gut eingesetzt werden wo etwas automatisch hochgezählt werden soll.

Weiterführende Themen

Kundennummern verwenden

Einleitung

Wächst eine Firma ist es notwendig, dass Daten eindeutig zugewiesen werden können. Gleiches gilt für die Kommunikation nach Außen sowie die Zuordnung von Vorgängen innerhalb der Firma. Ein Hilfsmittel ist hierbei die Kundennummer. Diese gibt uns die Möglichkeit einen Kunden eindeutig zu identifizieren. Weiter kann diese auch vom Kunden genutzt werden um sich zügig zu identifizieren.

Grundeinstellung

Zunächst können wir in den Vertriebseinstellungen vorgeben ob wir Kunden nach Name oder eben nach Nummernkreis erstellen wollen:

image-1606845925811.png

Kundenname

Stellen wir ein, dass die Kunden nach dem Namen erstellt werden hilft dies oft bei der Leserlichkeit und bei der Navigation und Verständlichkeit des Systems. Wollen wir aber eine saubere Datenbasis empfiehlt sich ganz klar die Verwendung eines Nummernkreises.

Nummernkreis 

Der Nummernkreis eignet sich vor allem dann, wenn wir eine große Anzahl an Kunden im System anlegen werden.

Nummerkreise in ERPNext nie ohne Präfix verwenden

Mehr zum Nummernkreis finden wir hier

E-Mail-Bericht (Email Digest)

https://docs.erpnext.com/docs/v13/user/manual/en/setting-up/email/email-digest

Einleitung

Dies ist eine im Standard aktivierte E-Mail-Mitteillung welche wir so konfigurieren können, damit wir modulbezogen eine Übersicht der Zahlen erhalten. Die Vorlage kann frei definiert werden. Im Standard ist eine leere Vorlage eingestellt. Diese wird täglich versendet.

image-1644416150078.png

Einstellungen zum täglichen E-Mail-Bericht

Aktiviert
Häkchen Auswirkung
Ja Bericht wird an alle im Feld Empfänger genannten Adressen versendet. Die Häufigkeit wird über das Feld "Wie Häufig?" bestimmt.
Nein Der Bericht wird nicht versendet.

Rechnungswesen

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Arbeitsvorbereitung

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Andere

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