Vertrieb (Selling)
- Einführung in Vertrieb
- Kunde (Customer)
- Angebot (Quotation)
- Auftrag (Sales Order)
- Blankoauftrag
- Vertriebspartner (Sales Partner)
- Verkäufer (Sales Person)
- Artikel und Preise
- Einstellungen
- Produkt-Bundle
- Kundenauftrag Bestellart Wartung
- Region (Territory)
- Vertriebseinstellungen (Selling Settings)
- Auftragsbestätigung (Sales Order)
Einführung in Vertrieb
Einleitung
Bevor wir uns mit dem Modul Vertrieb beschäftigen, empfehlen wir die Einführung in das Customer Relationsship Management zu lesen
Übersicht des Moduls
Im folgenden Schaubild sind die für den Vertriebsprozess wesentlichen DocTypes abgebildet.
Wesentlichen DocTypes
Auftragsarten
ERPNext kann über entsprechend eingestellte Module unterschiedliche Auftragsarten abbilden. Die Auftragsarten unterscheiden sich in Artikel-Typ und im darauf folgenden Workflow deutlich. Eine deutliche Abgrenzung ist notwendig.
Fertigungsaufträge
Fertigungsaufträge enthalten immer Stücklisten.
Wartungsaufträge
Es wird die Bestellart Wartung definiert. Das Lieferdatum wird optional und es können Wartungspläne und -aufträge erstellt werden.
Dienstleistungsaufträge
Sind Aufträge auf welchen Artikel ohne das Merkmal "Lager" aufgeführt sind.
Warenbestellungen
Sind Bestellungen welche über den Online-Shop des System gemacht werden.
Kunde (Customer)
Einleitung
Der Kunde ist notwendig für das
- erstellen von Kundenaufträgen
- erstellen von Ausgangsrechungen
Kunde erstellen
Der Kunde kann aus einem bestehendem Lead umgewandelt werden, oder aber direkt erstellt werden. Beim erstellen eines Kunden sollte immer auch ein Kontakt sowie eine Adresse angegeben werden. Dies ist für das erstellen von Angeboten, Aufträgen und Ausgangsrechnungen notwendig.
Felder
Details
Name und Typ
| Bezeichnung |
Feldname |
Erklärung |
| Vollständiger Name |
customer_name |
|
| Typ |
type |
|
| Aus Lead |
lead_name |
|
| Aus Chance |
from_opportunity |
|
| Buchhalter |
accountmanager |
|
| Kundengruppe |
customer_group |
|
| Region |
territory |
|
| Steuernummer |
tax_id |
|
| Steuerkategorie |
tax_category |
|
| is_internal_customer |
||
| website |
||
| email_id |
||
| language |
||
Dashboard
Hier werden Verknüpfungen zu einigen Doctypes angezeigt.
Weitere, dort hier nicht aufgeführte Verknpüpfungen, können wir hier abfragen
Über das Customizing können wir weitere Verknüpfungen einstellen.
Adresse und Kontakt
| Bezeichnung |
Feldname |
Erklärung |
| Vollständiger Name |
customer_name |
|
| Typ |
type |
Primäre Adresse und Kontaktdetails
| Bezeichnung |
Feldname |
Erklärung |
| Vollständiger Name |
customer_name |
|
| Typ |
type |
Steuer
| Bezeichnung |
Feldname |
Erklärung |
| Steuernummer |
tax_id |
|
| Steuer Kategorie |
tax_category | |
| Steuereinbehalt Kategorie |
tax_with |
Buchhaltung
Kreditlimit und Zahlungsbedingungen
| Bezeichnung |
Feldname |
Erklärung |
| Standardvorlage für Zahlungsbedingungen |
||
| Kreditlimit |
credit_limits |
Tabelle um Kreditlimits für diesen Kunden zu bestimmen. |
Kreditlimit
Zu diesem Thema sollten wir uns vorher mit den Buchhaltungseinstellungen und den Vertriebseinstellungen beschäftigen.
In dieser Tabelle können wir ein Kreditlimit für den Kunden bestimmen. Das Kreditlimit wird auf Auftrag und Ausgangsrechnung angewendet.
| Bezeichnung |
Feldname |
Erklärung |
| Unternehmen |
company |
|
| Kreditlimit |
credit_limit | Höhe des Kreditlimits in Brutto. |
| Kreditlimitprüfung im Auftrag umgehen |
bypass_credit_limit_check |
Rechnungswesen
Diese Tabelle lässt uns ein Kundenbezogendes Forderungskonto bestimmen. Oft Debitorenkonto genannt. Dieses Konto wird dann automatisch verwendet wenn wir den Kunden in einer Ausgangsrechnung auswählen. Ist hier nichts bestimmt wird das Standard-Konto aus den Stammdaten des Unternehmens verwendet.
| Bezeichnung |
Feldname |
Erklärung |
| Vollständiger Name |
customer_name |
|
| Typ |
type |
Kreditlimit und Zahlungsbedinungen
| Bezeichnung |
Feldname |
Erklärung |
| Standardvorlage für Zahlungsbedingungen |
customer_name |
|
| Typ |
type |
Mehr Informationen
Vertriebspartner und Verprovisionierung
| Bezeichnung |
Feldname |
Erklärung |
| Vertriebspartner |
Verknüpfung zu einem Vertriebspartner welcher auf Transaktionen mit diesen Kunden in Verbindung gebracht werden soll. |
|
| Provisionssatz | default_commission_rate |
Der hier gesetzte prozentualle Provisionssaqtz wird auf Transaktionen, in welchen der Vertriebspartner verknüpft ist angewendet werden. |
Verkaufsteam
Verkaufsteamsdetails
Einstellungen
| Bezeichnung |
Feldname |
Erklärung |
| Ermöglichen Sie die Erstellung von Kundenrechnungen ohne Auftrag |
so_required |
Aktivieren wir diese Option können wir für diesen Kunden eine Ausgangsrechnungen ohne vorhergehenden Auftrag erstellen. |
| Ermöglichen Sie die Erstellung einer Ausgangsrechnung ohne Lieferschein |
dn_required |
Aktivieren wir diese Option können wir für diesen Kunden eine Ausgangsrechnungen ohne vorhergehenden Lieferschein erstellen. |
| Ist gesperrt |
is_frozen |
|
| Deaktivert |
disabled |
Ist die Haken gesetzt, können wir den Kunden nicht auf einer Transaktion verwenden. |
Erklärungen
Kreditlimit
Erstellen wir eine Sales Order oder Ausgangsrechnung die den Wert aus #2 entspricht oder überschreitet erhalten wir folgende Meldung
Die genannten Personen im Dialog tragen die Standardrolle Hauptvertriebsleiter.
Ist #3 gesetzt kommt die Meldung nur auf der Ausgangsrechnung.
In den Buchhaltungseinstellungen können wir in Role allowed to bypass Credit Limit eine Rolle definieren die die Belege dennoch buchen darf. Die Benutzerin erhält aber dennoch eine Benachrichtungen beim Buchen der Transaktion:
Einstellungen
Ermöglichen Sie die Erstellung von Kundenrechnungen ohne Auftrag
Ist das Häkchen nicht gesetzt bekommen wir folgenden Meldung:
Sales Order Artikel ist zwingend erforderlich für
item_code
Diese kommt wenn wir versuchen eine Ausgangsrechnung ohne Auftrag zu erstellen.
Angebot (Quotation)
Einführung
Im Angebot bieten wir unseren Leads und Kunden Artikel aus unserem Lager-Sortiment an. Hierzu gehören Lagerartikel und Dienstleistungen.
Abhängig unserer Arbeitsweise kann das schreiben von ERPNext der erste Schritt in unserem Vertriebsablauf sein. Arbeitet wir jedoch strickt nach ERPNext vorgabe sollten vorher folgendes Thema behandelt sein:
Übersicht
Allgemein
Angebot für
| Deutsch | Englisch | Erklärung |
| Kunde | Customer | |
| Lead | Lead |
Kunde/Lead
Abhängig der zuvor getroffenen Auswahl können wird hier der Kunde oder Lead verlinkt.
Kundenname
Hier wird der Klarname des Kunden oder Lead eingeblendet.
Datum
Das Datum der Transaktion. Das Angebotsdatum hat einen Einfluss Artikelpreise mit einer Gültigkeit welche über eine Preisliste in das Angebot gelangen.
Gültig bis
Hier geben wir die Gültigkeit des Angebots an. Ist das Datum erreicht verfällt das Angebot und kann nicht mehr zu einem Auftrag umgewandelt werden. Den Standard können wir in den Vertriebseinstellungen anpassen.
Bestellart
Die Bestellart bezieht sich wesentlich auf die Artikel welche wir anbieten und wie diese im Prozess weiterverarbeitet werden.
| Deutsch | Englisch | Erklärung |
| Vertrieb | Sales | Der Standard der für Aufträge verwendet wird, welche mit einem festen LIeferzeitpunkt erfüllt werden. |
| Wartung | Maintenance | Verwenden wir dies, ist ein LIferdatum auf dem Auftrag nicht zwingend. |
| Warenkorb | Shopping Cart |
Adresse und Kontakt
Hier tragen wir Adressen und Personen ein welchen das Angebot gemacht wird.
Währung und Preisliste
Hier bestimmen wir die Währung und Preisliste welche für die Transaktion angewendet werden wird. Diese können über Stammdateneinstellungen voreingestellt sein.
Währung
Auswahl einer Währung in welcher wir die Transaktion abwickeln wollen. Kann in den Stammdaten des Kunden/Lead festgelegt werden.
Preisliste
Wir können z.B. pro Region oder pro Kundengruppe eine eigene Preisliste setzen.
Preisregel ignorieren
Ist das Häkchen gesetzt werden die Bedingungen der zuvor ausgewählten Preisliste ignoriert.
Artikel
In dieser Tabelle bestimmen wir die Artikel welche wir anbieten wollen. Diese können aus einer zuvor erstellten Chance übertragen worden sein.
Im Standard sehen wir folgende Felder in der Tabelle
Artikel-Code
Hier verknüpfen wir einen Artikel aus unserem Artikelstamm welcher das Merkmal "Ist Verkaufsartikel" trägt.
Menge
Die Menge der anzubietenden Artikel.
Preis
Der Einzelreise des gewählten Artikels. Ist kein Preis hinterlegt werden 0€ gesetzt.
Betrag
Die Summe aus den vorherigen Feldern Summe = Menge x Preis
Gesamtmenge
Hier werden die Mengen der Artikelpositionen summiert.
Summe (EUR)
Summe der Spalte Betrag der Artikelpositionen.
Gesamtnettogewicht
Ist in den Artikelpositionen ein Gewicht bestimmt wird dieses hier summiert.
Steuern und Gebühren
Steuerkategorie
Verknüpfung einer Steuerkategorie. Die Steuerkategorie kann zum Filtern von Artikelsteuervorlagen und für die Anwenduzng von Steuerregeln verwendet werden. Diese kann über Stammdateneinstellung automatisch gesetzt werden.
Versandregel
Versenden wir über einen Paketdienstleister der z.B. Expressversand verwendet, können wir dieses Feld verwenden.
Hier können wir eine zuvor erstelle Vorlage verknüpfen welche dann die folgende Tabelel füllt. Die Vorlage können wir über dieverse Merkmale automatisch setzen.
In dieser Tabelle werden Steuern und Gebühren abgebildet. Dazu gehören Umsatzsteuern, Einfuhrsteuern und auch Gebühren aus welche keine Steuern erhoben werden wie Zollkosten.
Im Standard hat die Tabelle folgende Felder
Type
| Deutsch | Englisch | Erklärung |
| Tatsächlich | ||
| Auf Nettosumme | ||
| Auf vorherigen Zeilenbetrag | ||
| Auf vorherige Zeilensumme | ||
| Auf Artikelmenge |
Kontenbezeichnung
Hier wird ein Konto verknüpft. Auf dem Feld ist ein Filter; es kann nicht jedes Konto gewählt werden.
Preis
Hier wird die zu erhebene Steuer oder Gebühr in Prozent eingetragen.
Betrag (EUR)
Bei der Auswahl Tatsächlich tragen wir hier den entsprechenden Betrag ein. In allen anderen Fällen wird er durch das System gerechnet.
Summe (EUR)
Die Summe der Steuern oder Gebühren.
Steuererhebung
In dieser Tabelle werden die Steuern Artikelbezogen aufgeschlüsselt. Die Tabelle ist als HTML in das Dokument gescripten und kann daher leider nicht in den Listen- oder Berichtsansichten über Filter abgefragt werden.
Gesamte Steuern und Gebühren (EUR)
Errechnet die Summe der Spalte Betrag der Tabelle Umsatzstuern und Gebühren auf den Verkauf
Zusätzlicher Rabatt und Gutscheincode
Gutscheincode
In ERPNext können wir Gutscheincodes erstellen welche ein Kunde/Lead einlösen kann. Dieser kann über dieses Feld eingelöst werden.
Empfehlungs-Vertriebspartner
Verknüpfungsfeld zu einem Vertriebspartner welcher am Umsatz der Transaktion beteiligt werden kann.
Zusätzlichen Rabatt gewähren auf
| Deutsch | Englisch | Erklärung |
| Gesamtbetrag | ||
| Nettosumme | |
Gesamtbetrag (EUR)
Rundungseinstellungen (EUR)
Gerundete Gesamtsumme (EUR)
Zahlungsbedingungen
Vorlage Zahlungsbedingenen
Zahlungsplan
Im Standard sind in der Tabelle die folgenden Felder zu sehen:
Zahlungsbedingungen
Verknüpfung zu einer Zahlungsbedingun
Beschreibung
Fälligkeitsdatum
Rechnungsteil
Zahlungsbetrag (EUR)
Allgemeine Geschäftsbedingungen
Geschäfsbedingungen
Details der Geschäftsbedingungen
Druckeinstellungen
Briefkopf
Verknüfungsfeld zu einem Briefkopf.
Gruppe gleichen Artikel
Druckkopf
Drucksprache
Read-Only Feld welches die Sprache für den Druck des PDF zeigt. Diese kann in den Stammdaten des Angebotsempfängers oder aber auf der Chance bestimmt werden.
Mehr Informationen
Kamnpagne
Verknüfungsfeld zu einer Kampagne in welcher das Angebot läuft. Wird meist bereits auf der zuvor gegangenen Chance bestimmt.
Quelle
Verknüpfungsfeld zu Herkunft des Kunden oder Leads. Wird meist bereits im Lead oder Kunden bestimmt.
Status
Read-Only Feld welches uns den Status der Transaktion zeigt.
Lieferantenangebot
Verknüpfung zu einem Lieferantenabgebot welches bereits existiert.
Status
| Status | Erläuterung |
| Entwurf (Draft) | Das Angebot ist noch nicht gebucht. |
| Offen (Open) | Das Angebot ist gebucht. |
| Bestellt (Ordered) | Das Angebot wurde über einen gebuchten Kundenauftrag in Auftrag gegeben (automatisch) |
| Verloren (Lost) | Das Angebot wurde über den Button "Verloren" geschlossen. |
| Abgebrochen (Cancelled) | Das Angebot wurde händisch abgebrochen. |
| Verfallen (Expired) | Das Datum im Feld "Gültig bis" wurde erreicht. |
Die Stati des Angebots wirken sich auf Lead und Chance aus!
Angebot erstellen
Ein Angebot sollte nach Möglichkeit immer aus einer Chance erstellt werden!
Artikel
Wertansatz
Der Wertansatz ist dann nicht 0 € wenn dieser vorher bestimt wurde. Dies passiert entweder beim erstellen eines Artikels wo wir die Möglichkeit bekommen einen Wert zu setzen oder aber über den Einkauf, bzw. das einlagern von Artikeln. Dort wird ebenfalls der Wertansatz bestimmt.
Rohgewinn
Der Rohgewinn errechnet sich automatisch: Nettopreis - Wertansatz = Rohgewinn
Weiterführende Links
Quellen & Verweise
Auftrag (Sales Order)
Einleitung
Die Auftragsabwicklung verwendet in ERPNext Kundenaufträge um den Fortschritt im Blick zu haben. Dabei kann zügig überblickt werden, ob Aufträge bereits ganz oder teilweise abgerechnet sind sowie ob diese ganz oder teilweise ausgeliefert sind
ERPNext unterscheidet dabei zwischen drei Bestellarten. Dazu später mehr.
Der Auftrag ist das zentrale Doctype im Modul Vertrieb. Es ist das Bindeglied zwischen Angebot und Ausgangsrechnung und ermöglicht es uns stets über den Erfüllungstatus unserer Aufträge im Bilde zu bleiben.
Abhängig des Anwendungsfalls werden aus Aufträgen eines oder mehrer aus folgender Liste
- Auswahlliste (Picklist)
- Lieferschein (Delivery Note)
- Arbeitsauftrag (Work Order)
- Ausgangsrechnung (Sales Invoice)
- Wartungsplan (Maintenance Schedule)
- Wartungsbesuch (Maintenance Visit)
- Materialanfrage (Material Request)
- Anfrage für Rohstoffe)
- Bestellung (Purchase Order)
- Projekt (Project)
- Abonnement
- Zahlungsaufforderung (Payment Request)
- Zahlung (Payment Entry)
Felder
Details
| Bezeichnung |
Feldname |
Erklärung |
|
Kunde |
customer |
Verknüpfung zum Kunden welcher diesen Auftrag gegeben hat. |
|
Kundenname |
customer_name |
Klarname des in |
|
Datum |
posting_date |
Datum des Auftrags an welchem er gebucht wird. |
|
Liefertermin |
delivery_date |
Datum an welchem wir den Auftrag liefern wollen. Beim erstmaligen setzen wird die Artikeltabelle mit diesem Datum versehen. Danach der nächste Lieferzeitpunkt aus der Artikeltabelle eingetragen. |
|
Bestellung des Kunden |
|
|
|
Bestelldatum des Kunden |
|
|
|
Unternehmen |
company |
Hier wird das Unternehmen eingetragen in dessen Buchhaltung die auf den Auftrag folgende Rechnungen verbucht werden soll. Das Unternehmen wird aus dem vorhergehenden Beleg übernommen oder aber über Sitzungsstandards bestimmt. |
Abrechnungsdimensionen
| Bezeichnung |
Feldname |
Erklärung |
Währund und Preisliste
| Bezeichnung |
Feldname |
Erklärung |
| Bezeichnung |
Feldname |
Erklärung |
| Bezeichnung |
Feldname |
Erklärung |
| Bezeichnung |
Feldname |
Erklärung |
Steuern
| Bezeichnung |
Feldname |
Erklärung |
| Bezeichnung |
Feldname |
Erklärung |
| Bezeichnung |
Feldname |
Erklärung |
Summen
Zusätzlicher Rabatt
| Bezeichnung |
Feldname |
Erklärung |
| Zusätzlichen Rabatt gewähren auf |
apply_discount_on | |
| base_discount_amount | ||
| coupon_code | ||
| Zusätzlicher Rabatt in Prozent | additional_discount_percentage | |
| Zusätzlicher Rabattbetrag (EUR) |
discount_amount |
Steuererhebung
In dieser Tabelle wird per Script
| Bezeichnung |
Feldname |
Erklärung |
| Artikel |
||
| Steuerpflichtiger Betrag |
||
Adresse & Kontakt
Rechnungsadresse
| Bezeichnung |
Feldname |
Erklärung |
| Kundenadresse |
customer_address |
|
| Adresse |
customer_address_display |
|
| Gebiet |
territory |
|
|
Bezeichnung der Anschrift des Unternehmens |
Hier wählen wir die eigene Firmenadresse aus. Diese steht in Abhängigkeit zum ausgewählten Unternehmen. Ein entsprechender Filter wird gesetzt.
|
Lieferadresse
| Bezeichnung |
Feldname |
Erklärung |
| Lieferadresse Bezeichnung |
||
| Lieferadresse |
||
| Dispatch Address Name |
||
| Dispatch Address |
Geschäftsbedingungen
Zahlungsbedingungen
| Bezeichnung |
Feldname |
Erklärung |
| Vorlage Zahlungsbedingungen |
||
Zahlungsplan
| Bezeichnung |
Feldname |
Erklärung |
| Zahlungsbedingung |
||
| Beschreibung |
||
| Fälligkeitsdatum |
||
| Rechnungsteil |
||
| Zahlungsbetrag |
||
| Ausstehend |
Weitere Informationen
Status
| Bezeichnung |
Feldname |
Erklärung |
| Status |
status |
|
| % geliefert |
||
| % des Betrages berechnet |
||
| % Picked |
||
Automatische Wiederholungsabschnitt
| Bezeichnung |
Feldname |
Erklärung |
| Von-Datum |
||
| Bis-Datum |
||
| Automatische Wiederholung |
Druckeinstellungen
| Bezeichnung |
Feldname |
Erklärung |
Additional Info
| Bezeichnung |
Feldname |
Erklärung |
Abrechnungs- und LIeferstatus
| Bezeichnung |
Feldname |
Erklärung |
| Status |
Der Status ist ein read-only Feld welches folgende Werte tragen kann:
Mehr zu den Stati finden wir in den Erklärungen im Abschitt Status |
|
Provision
| Bezeichnung |
Feldname |
Erklärung |
Verkaufsteam
| Bezeichnung |
Feldname |
Erklärung |
Erklärungen
Abrechnungs- und LIeferstatus
Status
| Status |
Erklärung |
|
Entwurf |
Das Dokument wurde erstellt. Keine der Werte jedoch festgeschrieben. |
|
In Wartestellung |
Der Auftrag wurde über den Button Anhalten in Wartestellung versetzt
|
|
Auszuliefern und abzurechnen |
Der Auftrag wurde gebucht und muss nur erfüllt werden. Die Leistung muss per LIeferschein erbracht werden #1 und die Leistung per Ausgangsrechnung abgerechnet werden #2.
|
|
Abzurechnen |
Der Auftrag wurde zu 100% über Lieferscheine erfüllt und muss nun abgerechnet werden. Siehe Auszuliefern und abzurechnen |
|
Auszuliefern |
Der Auftrag wurde zu 100% über Ausgangsrechnungen fakturiert. Die Leistung ist noch nicht zu 100% erbracht. Siehe Auszuliefern und abzurechnen |
|
Abgeschlossen |
Der Auftrag wurde zu 100% per Lieferschein(e) geleistet und zu 100% per Ausgangsrechnung(en) fakturiert. Aus abgeschlossenen Aufträgen können wir noch Bestellungen und Abonnements erstellen
|
|
Abgebrochen |
Der Auftrag wurde abgebrochen. |
|
Geschlossen |
Der Auftrag wurde geschlossen. Dies kann jederzeit händisch gemacht werden, falls z.B. eine Rechnung nicht gestellt wirde oder Leistung nicht erbracht werden wird. Einen geschlossenen Auftrag können wir nur Wiedereröffnen
|
Übersicht
Die im Bild dargestellten Bezüge sind abhängig von der Bestellart des Kundenauftrags. Dazu mehr im Abschnitt Bestellart.
Erklärungen
Status
| Deutsch | Englisch |
Beschreibung |
| Nicht gespeichert | Not saved | Es handelt sich um ein neues Dokument welches noch nicht gesichert wurde. Alle Eingabe sind im Zwischenspeicher. Speichern wir das Dokument nicht gehen alle Änderungen verloren. |
| Entwurf | Draft | Dokument noch nicht gebucht. |
| In Wartestellung | Waiting | |
| Auszuliefern und Abzurechnen | Das Dokument ist gebucht und kann nur noch teilweise verändert werden. Der Workflow kann fortgeführt werden. | |
| Abrechnen | Lieferungen und Leistungen wurden erbracht. Der Auftrag muss dem Kunden noch in Rechnung gestellt werden. | |
| Auszuliefern | Die Auftrag wurde bereits fakturiert. Nicht alle Leistungen und Lieferungen sind erfüllt. | |
| Abgeschlossen | Completed | Lieferungen und Leistungen wurden erbracht und der Auftrag wurde in Rechnung gestellt. |
| Abgebrochen | Das gebuchte Dokument wurde aus dem vorherigen Status abgebrochen und kann nun abgeändert werden. | |
| Geschlossen | Closed | Auftrag wurde durch einen Anwender Geschlossen. |
| Überfällig |
Overdue |
Dieser Status wird dann gesetzt wenn delivery_date gestern oder noch später war, ohne, dass der Auftrag zuvor abgeschlossen, abgebrochen oder geschlossen wurde. Der Status wird nicht tatsächlich in |
Abgrenzung zwischen Geschlossen und Abgeschlossen
Der Status Abgeschlossen wird dann erreicht, wenn alle Positionen über Lieferscheine aufgeliefert und über Ausgangsrechnungen abgerechnet wurden.
Abgeschlossen hingegen wird dann erreicht, wenn der Kundenauftrag händisch über den Button "Schließen" geschossen wird.
Bestellart
ERPNext unterscheidet zwischen drei Bestellarten
- Vertrieb
- Wartung
- Warenkorb
1. Vertrieb
Vertriebsaufträge sind die häufigste Art und bilden Einzelaufträge ab.
2. Wartung
Der Wartungsauftrag führt über den Workflow zum Wartungsplan und Wartungsbesuch. Auch wird der Liefertermin nicht mehr zwingend notwendig. Der Auftrag kann also als Dauerauftrag bestehen bleiben.
3. Warenkorb
Bestellungen der Art Warenkorb sind solche die über den integrierten Onlineshop getätigt wurden.
Auftragsabwicklung
Wie in der Übersicht zu sehen ist gibt es eine Vielzahl an weiterführenden Schritten aus dem Kundenauftrag heraus. Folgend sind Beispiele für die Auftragsabwicklung aufgeführt welcher dabei helfen die richtige Lösung für die gewünschte Anforderung zu finden.
Auftrag Typ Vertrieb Dienstleistungsprojekt
folgt
Auftrag Typ Wartung Wartungsauftrag
Kundenauftrag Bestellart Wartung
Auftrag Typ Vertrieb Fertigungsprojekt
folgt
Auftrag Typ Warenkorb
folgt
Steuerkategorie
Der Standard ist wohl, dass die Steuerkategorie im Kundenauftrag entweder über die Kundenadresse oder den Kunden abgeholt wird. Sie kann aber im Kundenauftrag geändert werden.
Steuerkategorien der Lieferadresse werden nicht beachtet.
Erstelle...
Auswahlliste
Lieferschein
Arbeitsauftrag
Rechnung
Materialanfrage
Wenn wir für den Auftrag Material bei Einkauf oder Lager anfordern müssen. Die Materialanfrage ist ein wichtiger Baustein der Beschaffung und des Lagers. Diese werden im Detail hier beschrieben: Materialanfrage
Anfrage für Rohstoffe
Lieferantenauftrag
Wollen wir direkt aus dem Kundenauftrag einen Lieferantenauftrag erstellen ist es notwendig, dass in den im Kundenauftrag aufgeführten Artikeln ein Standardlieferant hinterlegt ist.
Projekt
Abonnement
Zahlungsaufforderung
Bezahlung
Kundenauftrag
Übersetzung
| Englisch | Deutsch |
| Customer's Purchase Order | Bestellnummer des Kunden |
Kundenauftrag
Übersetzung
| Englisch | Deutsch |
| Customer's Purchase Order Date | Datum der Kundenbestellung |
Blankoauftrag
Einleitung
Kommt es mit einem Kunden oder Lieferanten zu einer vereinbarung, dass eine gewisse Stückzahl eines Artikels in einer bestimmten Zeit geliefert oder geleistet werden können wir in ERPNext dazu den Blankoauftrag verwenden.
Aus dem Blankoauftrag können wir entweder einen Auftrag oder aber ein Angebot erstellen. Er wird dann in den Artikelspositionen des entsprechenden Belegs verknüpft.
Nutzen wir den Blankoauftrag im Einkauf verwenden wir die Bestellung.
Übersicht
Felder
| Bezeichnung |
Feldname |
Erklärung |
| Nummernkreis |
naming_series |
Auswahl des gewünschten Nummernkreises. Im Standard:
|
| Bestellart |
order_type |
Im Standard gibt es:
|
| Kunde |
customer |
Hier verknüpften wir den Kunden für welchen der Blankoauftrag gilt |
| Kundenname |
customer_name |
Klarnamen des in customer verknüpften Kunden |
| Von-Datum |
from_date |
Beginn der Laufzeit des Blankoauftrags |
| Bis-Datum |
to_date |
Ende der Laufzeit des Blankoauftrags |
| Unternehmen |
company |
Verknüpfung zum |
Artikel
Tabelle mit Artikeln für den Blankoauftrag
| Bezeichnung |
Feldname |
Erklärung |
| Artikel-Code |
item_code |
|
| Artikelname |
item_name |
|
| Menge |
qty |
|
| Preis |
rate |
|
| Bestellte Menge |
ordered_qty |
|
| Allgemeine Geschäftsbedingungen |
Allgemeine Geschäftsbedingungen
| Bezeichnung |
Feldname |
Erklärung |
| Geschäftsbedingungen |
terms |
|
| Allgemeine Geschäftsbedingung Details |
Erstellen
Vertriebspartner (Sales Partner)
Einleitung
Felder
| Bezeichnung |
Feldname |
Erklärung |
| Partnertyp |
||
| Region |
||
| Provisionssatz |
Adresse & Kontaktinformationen
| Bezeichnung |
Feldname |
Erklärung |
| Neue Adresse |
||
| Neuer Kontakt |
Adressen und Kontakte existieren oft bereits in unserem System, da diese ggf. schon als Lead, Kunde oder Lieferant bei uns angelegt sind. Der Vertriebspartner lässt sich in der Adresse oder im Kontakt ensprechend verknüpfen. So vermeiden wir Dubletten.
Vertriebspartner-Ziel
In diesem Abschnitt können wir Vertriebsziele für unsere Vertribspartner bestimmen.
Ziele
| Bezeichnung |
Feldname |
Erklärung |
Webseite
Vertriebspartner können, wenn gewünscht, auf der öffentlichen Webansicht unseres Systems angezeigt werden.
| Bezeichnung |
Feldname |
Erklärung |
https://docs.erpnext.com/docs/v13/user/manual/en/selling/sales-partner
Verkäufer (Sales Person)
Einleitung
Dieser DocType ist in einer Baumstruktur organisiert und bildet die Hirarchie unserer Vertriebsmitarbeiter ab. Diese können zu Vertriebsgebieten und Vertriebszielen zugeordnet werden. Wir können den DocType Verkäufer mit dem DocType Mitarbeiter verknüpfen.
Connections
Hier sehen wir Verknüpfungen zu den DocTypes welche zum Verkaufsziel dieses Verkäufers beitragen. Diese sind
- Auftrag
- Lieferschein
- Ausgangsrechnung
Name und Mitarbeiter-ID
Über das Feld Übergeordneter Vertriebsmitarbeiter bauen wir unsere Baustruktur auf. Dies wird durch das setzen des Merkmals Ist Gruppe ergänzt, falls wir unserer Baum weiter verästeln wollen.
Ziele für Vertriebsmitarbeiter
In dieser Tabelle bestimmen wir die Vertriebsziele dieses Verkäufers. Abhängig davon, ob wir das Merkmal Ist Gruppe gesetzt haben gilt dieses eben übergeordnet oder aber für eine einzelne Person.
Artikel und Preise
- Artikel
- Artikelpreis
- Preisliste
- Artikelgruppe
- Produktbundle
Einstellungen
- Vertriebseinstellungen
- Vorlage für Allgemeine Geschäftsbedingungen
- Vorlage für Verkaufsteuern und -abgaben
- Lead Ursprung
- Kundengruppe
- Kontakt
- Adresse
- Region
- Kampagne
Produkt-Bundle
auch Handelsstückliste, Produkt-Bündel, gebündelte Produkte
Einleitung
Das Produkt-Bundle erlaubt es uns unterschiedliche Artikel zusammen zu fassen und diesen im gebündelt zu verkaufen. Das Produkt-Bundle selbst ist kein Lagerartikel.
Beispiel
Wir bieten ein Produkt-Bundle "Office Workstation" an. Dieser Artikel ist eine Bündelung aus den folgenden Artikeln:
| Position | Artikelnummer | Artikelname | Stück |
| 1 | ITEM-1259 | 24" LED-Display | 2 |
| 2 | ITEM-8274 | PC-Workstation. i5, 8 GB RAM, 500GB SSD | 1 |
| 3 | ITEM-7528 | Kabellose Maus+Tastatur | 1 |
Der Artikel "Office Workstation" wird auf den Handelsbelegen (Angebot, Auftrag, Rechnung) verwendet. Die Lagerbuchung der Artikel findet aber einzeln statt.
Quellen & Verweise
https://docs.erpnext.com/docs/user/manual/en/selling/product-bundle
Kundenauftrag Bestellart Wartung
Einleitung
Bei der Erstellung eines Auftrags können wir zwischen den Typen
- Vertrieb
- Wartung
- und Warenkorb
wählen. In diesem Szenario gehen wir auf den Typ Wartung ein. Hier entsteht aus dem Auftrag ein Wartungsplan und dann meist ein Wartungsbesuch oder aber auch direkt ein Wartungsbesuch. Dies ist von unserem individuellem Szenario abhängig.
Was heir zwar nicht im Vordergrund steht, durch aus aber berücksichtig werden sollte ist das Projekt welches zum Auftrag wie auch zum Wartungsplan gehören kann.
Übersicht
Region (Territory)
Einleitung
Dieser DocType hilft bei der Spezifizierung diverser anderer DocTypes. Dazu gehören insbesondere Leads und Kunden. Der DocType wird im System in einer Baumstruktur geführt.
Abhänging der eigenen Anforderung kann hier eine Struktur aufgebaut werden. In einigen Fällen macht es sinn bis auf die Ebene "Land" vorzudringen. In anderen Fällen vielleicht sogar bis auf Stadtteile.
Beispiele
Sind wir Pizza-Lieferant in Berlin macht es ggf. Sinn die einzelnen Stadtteile Berlins als Territory zu führen um später Berichte und Analysen zu diesen herauszulassen.
Sind wir eine Fluglinie ist die kleinste Größe eher ein Land. So können wir später einmal sehen in welche Lände wie viele Flüge gehen.
Ziele für die Region
In der gezeigten Tabelle können wir für eine Region ein Vertriebsziel festlegen. Weiter können wir noch eine Person als Gebietsleiter bestimmen die für diese Region verantwortlich ist.
Verkaufsziele können nicht nur Gebietsweise (auf eine Region bezogen) sondern auch für Vertriebs-Teams und/oder Vertriebsmitarbeiter festgelegt werden.
Einsatz
Die Region kann auch für die Sitzungsstandards eingesetzt werden.
Die Region kann für Zuweisungsregeln genutzt werden.
Navigation
Vertriebseinstellungen (Selling Settings)
Einleitung
Hier können wir allgemeine Einstellungen für das Modul Vertrieb bearbeiten. Diese gelten für unser ganzes System.
Nutzen wir auf unserem System mehrere Unternehmen sollten wir hier nur wenige Voreinstellungen setzen.
Felder
Customer Defaults
| Bezeichnung |
Feldname |
Erklärung |
| Bennung des Kunden nach |
Hier können wir bestimmen mit welcher Syntax neue Kunden in unserem System angelegt werden. Die Auswahl ist
|
|
CRM Settings
Item Price Settings
| Bezeichnung | Feldname | Erklärung |
| Standardpreisliste | Link Feld zu den Preislisten mit dem Merkmal „Vertrieb“ | |
| Gleiche Preise während des gesamten Verkaufszyklus beibehalten | Aktivieren wir die Checkbox erhalten wir zwei weitere Felder | |
| Benutzer darf Preisliste in Transaktionen bearbeiten |
Auf Transaktionen werden Marge und Rabatt anhand des Preises und des in der Preisliste hinterlegten Artikelpreis berechnet. Weitere Details |
|
| Überprüfen Sie den Verkaufspreis für den Artikel anhand der Kauf-oder Bewertungsrate | ||
| Calculate Product Bundle Price based on Child Items‘ Rate |
Transaction Settings
Erklärungen
Item Price Settings
Gleiche Preise während des gesamten Verkaufszyklus beibehalten
Aktivieren wir die Checkbox erhalten wir zwei Zusatzfelder.
| Bezeichnung | Feldname | Erklärung |
| Action if Same Rate is Not Maintained Throughout Sales Cycle | Auswahl aus Anhalten oder Stoppen | |
| Role Allowed to Override Stop Action | Link Feld zu einer Rolle welcher er erlaubt sein wird, das Stoppen zu übergehen. |
Benutzer darf Preisliste in Transaktionen bearbeiten
Aktivieren wir dies ist es Nutzern möglich den Betrag der Preisliste in Transaktionen zu verändern.
Dies ändert auch die Einstellung für den Einkauf.
Auftragsbestätigung (Sales Order)
Allgemein
Der Auftrag ist das zentrale Doctype im Modul Vertrieb. Es ist das Bindeglied zwischen Angebot und Ausgangsrechnung und ermöglicht es uns stets über den Erfüllungstatus unserer Aufträge im Bilde zu bleiben.
Abhängig des Anwendungsfalls werden aus Aufträgen eines oder mehrer aus folgender Liste
- Auswahlliste (Picklist)
- Lieferschein (Delivery Note)
- Arbeitsauftrag (Work Order)
- Ausgangsrechnung (Sales Invoice)
- Wartungsplan (Maintenance Schedule)
- Wartungsbesuch (Maintenance Visit)
- Materialanfrage (Material Request)
- Anfrage für Rohstoffe)
- Bestellung (Purchase Order)
- Projekt (Project)
- Abonnement
- Zahlungsaufforderung (Payment Request)
- Zahlung (Payment Entry)
Felder
| Bezeichnung |
Feldname |
Erklärung |
|
Unternehmen |
Hier wird das Unternehmen eingetragen in dessen Buchhaltung die auf den Auftrag folgende Rechnungen verbucht werden soll. Das Unternehmen wird aus dem vorhergehenden Beleg übernommen oder aber über Sitzungsstandards bestimmt. | |
Abrechnungsdimensionen
| Bezeichnung |
Feldname |
Erklärung |
Adresse und Kontakt
| Bezeichnung |
Feldname |
Erklärung |
|
Bezeichnung der Anschrift des Unternehmens |
Hier wählen wir die eigene Firmenadresse aus. Diese steht in Abhängigkeit zum ausgewählten Unternehmen. Ein entsprechender Filter wird gesetzt.
|
|
Währund und Preisliste
| Bezeichnung |
Feldname |
Erklärung |
| Bezeichnung |
Feldname |
Erklärung |
| Bezeichnung |
Feldname |
Erklärung |
| Bezeichnung |
Feldname |
Erklärung |
Steuern und Gebühren
| Bezeichnung |
Feldname |
Erklärung |
| Bezeichnung |
Feldname |
Erklärung |
| Bezeichnung |
Feldname |
Erklärung |
Zusätzlicher Rabatt und Gutscheincode
| Bezeichnung |
Feldname |
Erklärung |
| Bezeichnung |
Feldname |
Erklärung |
Zahlungsbedingungen
| Bezeichnung |
Feldname |
Erklärung |
Allgemeine Geschäftsbedingungen
| Bezeichnung |
Feldname |
Erklärung |
Mehr Informationen
| Bezeichnung |
Feldname |
Erklärung |
Druckeinstellungen
| Bezeichnung |
Feldname |
Erklärung |
Abrechnungs- und LIeferstatus
| Bezeichnung |
Feldname |
Erklärung |
| Status |
Der Status ist ein read-only Feld welches folgende Werte tragen kann:
Mehr zu den Stati finden wir in den Erklärungen im Abschitt Status |
|
Provision
| Bezeichnung |
Feldname |
Erklärung |
Verkaufsteam
| Bezeichnung |
Feldname |
Erklärung |
Automatische Wiederholungsabschnitt
| Bezeichnung |
Feldname |
Erklärung |
Erklärungen
Abrechnungs- und LIeferstatus
Status
| Status |
Erklärung |
|
Entwurf |
Das Dokument wurde erstellt. Keine der Werte jedoch festgeschrieben. |
|
In Wartestellung |
Der Auftrag wurde über den Button Anhalten in Wartestellung versetzt
|
|
Auszuliefern und abzurechnen |
Der Auftrag wurde gebucht und muss nur erfüllt werden. Die Leistung muss per LIeferschein erbracht werden #1 und die Leistung per Ausgangsrechnung abgerechnet werden #2.
|
|
Abzurechnen |
Der Auftrag wurde zu 100% über Lieferscheine erfüllt und muss nun abgerechnet werden. Siehe Auszuliefern und abzurechnen |
|
Auszuliefern |
Der Auftrag wurde zu 100% über Ausgangsrechnungen fakturiert. Die Leistung ist noch nicht zu 100% erbracht. Siehe Auszuliefern und abzurechnen |
|
Abgeschlossen |
Der Auftrag wurde zu 100% per Lieferschein(e) geleistet und zu 100% per Ausgangsrechnung(en) fakturiert. Aus abgeschlossenen Aufträgen können wir noch Bestellungen und Abonnements erstellen
|
|
Abgebrochen |
Der Auftrag wurde abgebrochen. |
|
Geschlossen |
Der Auftrag wurde geschlossen. Dies kann jederzeit händisch gemacht werden, falls z.B. eine Rechnung nicht gestellt wirde oder Leistung nicht erbracht werden wird. Einen geschlossenen Auftrag können wir nur Wiedereröffnen
|