Allgemeiner Umgang
Hier sind diverse Themen zum allgemeinen Umgang mit dem System dokumentiert.
- Suchen
- Kommunikation aus DocTypes heraus
- E-Mailversand
- Dokument löschen
- An- und Abmelden am System
- Dark mode
- Kontakte automatisch erstellen
- Zu einem bestimmten Feld springen
- E-Mails an Dokumente senden
- Preise anpassen
- Browser Lesezeichen verwenden
- Dokumente (DocTypes) zusammenführen.
- Erwähnen (Mention)
- Desktop App
- Ansprechpartner
- Rechnen in Artikeltabellen
- Workspace anpassen
- Ansicht Liste
- Einleitung in Ansichten
- Ansicht Bericht (Report View)
- Ansicht Kanban (Kanban View)
- Ansicht Gantt (Gantt View)
- Filter
- Schnellzugriffe (Shortcuts)
- Baum (Tree View)
- Kunde vs. Lieferant
- Mitarbeiter vs. Benutzer
Suchen
Einleitung
Fluch und Segen zugleich eines zentralen Systems in welchem alles zu finden ist kann die Suche sein. Wird diese nicht richtig angewendet kann diese frustrierend sein, da man vor lauter Suchergebnissen nichts mehr findet. Der Zweck der Suche wäre damit ausgehebelt.
Globale Sucheinstellungen
Hier können wir einstellen nach welchen Dokumentypen gesucht werden kann. Haben wir die E-Mail-Kommunikation gut konfiguriert, kann es Sinn machen den DocType Kommunikation aus der Suche zu entfernen, damit bei der Suche nach "Wolfram" nicht jede E-Mail gefunden wird die dieses Wort in der Signatur enthält.
Kommunikation aus DocTypes heraus
Jedes DocType ist im gleichen Framework angelegt. Wörtlich, sind die Rahmenbedingungen die gleichen. Wir können in jedem DocType folgende Funktionen verwenden:
- unterschiedliche Ansichten aller DocTypes
- Zuweisungen einzelner DocTypes
- Kommentarfunktion innerhalb der DocTypes
- E-Mail an externe aus jedem DocType
1. Unterschiedliche Ansichten aller DocTypes
2. Zuweisung einzelner DocTypes
In den meisten DocTypes sehen wir im linken Menüband den Abschnitt Zuweisungen. Hier können wir bestehende Zuweisungen sehen sowie neue erstellen.
Dort können wir eine oder mehrere Person bestimmen an welche dieser DocType zugewiesen wird, einen Kommentar mitgeben sowie eine Frist und eine Priorität setzen.
Die Zuweisung ist dann an jedem DocType zu sehen
Bei der Person an die zugewiesen wurde wird eine Aufgabe erstellt. Der Titel der Aufgabe ist immer der Anfang des Kommentars welchen wir bei der Zuweisung abgegeben haben.
In der Aufgabe finden wir alle Informationen wieder welche wir mit der Zuweisungen mitgegeben haben (hier in grün). Darüber hinaus noch Information zum Ursprung der Aufgabe (hier in blau).
Das Zuweisen von Aufgaben führt zu "Unteraufgaben" die nicht mehr in direktem Zusammenhang mit dem Ursprung stehen und somit vom Ursprung aus auch nicht mehr zu sehen sind. Bitte keine Aufgaben weiter Zuweisen sondern immer zunächst zurück zum Ursprung (hier der TASK-2021-00007) und von dort eine Zuweisung machen.
3. Kommentarfunktion innerhalb von DocTypes
Der Kommentar kann von allen Benutzern auf der Platform genutzt werden. Einige Dinge die aber beachtet werden müssen:
- Über das Kundenportal kann ein Benutzer mit der Rolle Kunde einen Kommentar hinterlassen. Dabei wird, wenn richtig eingestellt, ein Mitarbeiter über einen neuen Kommentar via E-Mail benachrichtigt.
- verwendet man @Benutzername wird demjenigen eine E-Mail mit einer Erwähnung gesendet (funktioniert im Kundenportal nicht)
Quellen & Referenzen
E-Mailversand
Einleitung
Aus ERPNext heraus kann auf diversen Arten E-Mails versendet werden.
Als Benutzer von unterschiedlichen Konten E-Mails versenden
Damit dies gelingt muss in allen gewünschten E-Mail Konten im System folgende Einstellung gesetzt sein.
Weiter muss in den Benutzereinstellung die entsprechende Berechtigung gesetzt sein:
Achte darauf, dass ein Haken bei "Ausgehend aktivieren" gesetzt ist
Ist das alles richtig eingestellt, kann beim senden der E-Mail das entsprechende Absendekonto gewählt werden:
Soll ein persönliches E-Mailpostfach zum Versand verwendet werden, ist es notwendig, dass das Standardversandkonto berechtigt ist über den Account zu senden. In diesem Fall muss post@ von wolfram.schmidt@ senden dürfen. Diese Einstellung passiert auf dem Mailserver.
https://discuss.erpnext.com/t/how-to-manage-multiple-outgoing-email-account/22139/6
Dokument löschen
Einleitung
Es kommt immer wieder vor, dass DocTypes falsch angelegt werden und es notwendig wird zu korrigieren. Hierzu gibt es unterschiedliche Möglichkeiten des Löschens.
Das löschen von Dokumenten ist immer abhängig von entsprechenden Berechtigungen
Möglichkeiten des Löschens
- Aus dem Dokument heraus löschen
- Aus der Listenansicht heraus löschen
- Zusammenführen
- In der Berichtsansicht
1. Aus dem Dokument heraus löschen
Ein Dokument kann, abhängig vom aktuellen Status über Menü -> Löschen gelöscht werden:
Wie im Bild zu sehen, kann auch die Tastenkombination Shift+Strg+D verwendet werden.
Ist das Dokument ein "buchbar" muss es vor dem löschen abgebrochen werden:
2. Aus der Listenansicht heraus
Will man mehrere Dokumente eines Types löschen kann dies in der Listenansicht über die Mehrfachauswahl getan werden. Hierzu wählen wir zunächst die zu löschenden Dokumenten. Und löschen dann über Aktionen -> Löschen
Abhängig von Betriebssystem und Browser ist auch eine Mehrfachauswahl in der Liste mit Shift+Mausklick möglich
Ist das Dokument bereits gebucht, müssen die Dokumente ebenfalls zunächst abgebrochen werden. Und können erst im Anschluss gelöscht werden:
3. Zusammenführen
Eine weitere Möglichkeit ein Dokument zu entfernen ist das Zusammenführen. Dies ist jedoch nicht mit jedem Dokument möglich. Ob es möglich ist hängt an der Möglichkeit, ob das Dokument umbenannt werden kann oder nicht. Hierbei geht es nicht um das ändern des Titels sondern um das umbenennen des eigentlichen Datenbankeintrags.
Hierbei können Daten verloren gehen, da die beiden Dokumente ineinander verschmolzen werden. Meist gilt, dass dort wo Daten vorhanden sind bleiben Daten.
Hier am Beispiel eine Chance. Wollen wir die Chance CRM-OPP-2020-00050 mit CRM-OPP-2020-00038 zusammenführen müssen wir das entsprechend eintragen und das Häkchen setzen bevor wir das Zusammenführen mit einem Druck auf "Umbenennen" durchführen.
4. In der Berichtsansicht
Weiter kann wie in 1. und 2. beschrieben auch aus der Berichtsansicht heraus gelöscht werden. Hier gelten ebenfalls die oben beschriebenen Umstände.
Dokumente wiederherstellen
Wurden Dokumente gelöscht können diese wiederhergestellt werden. Dazu öffnen wir die Listenansicht der gelöschten Dokumente:
Aus der Listenansicht können wir einzelne Dokumente auswählen und wiederherstellen.
Dazu öffnen wir eines der Dokumente und klicken auf der rechten oberen Seite auf Wiederherstellen:
Tun wir dies erhalten wir eine Meldung, wenn das Dokument wiederhergestellt wurde:
Im Anschluss sehen wir, dass sich der Eintrag in den gelöschten Dokumenten geändert hat. Er wurde mit der Information versehen, dass er "restauriert" wurde und können nun über einen Button in der oberen linken Seite direkt zum Dokument gehen:
Die Wiederherstellung wird im entsprechenden Dokument vermerkt:
Gelöschte Dokumente Löschen
Löschen wir aus der Liste gelöschte Dokumente Dokumente sind diese vollständig aus dem System entfernt und können nur über das aufwendige einspielen von Backups wiederhergestellt werden!
Prozesssicherheit
Sind gebuchte Dokumente in einem Prozess verankert können diese weder einfach gelöscht noch einfach abgebrochen werden. Ist es z.B. bei einem Angebot zum Kundenauftrag gekommen und zu diesem eine Ausgangsrechnung gebucht. Muss "der ganze Weg" zurück gegangen werden. Wir müssen also die Ausgangsrechnung abbrechen und löschen, den Kundenauftrag ebenfalls abbrechen und löschen und können erst dann das Angebot abbrechen und löschen.
Solche Vorgänge müssen unbedingt mit dem entsprechenden Abteilungen abgesprochen werden, da dies im genannten Fall für die Buchhaltung wichtig ist!
An- und Abmelden am System
ggf. ist das System hinter einer Firewall gesichert und kann nur aus einem lokalen Netzwerk (LAN) oder extern nur über eine sichere Verbindung (VPN) erreicht werden.
Einführung
Zunächst ist unser ERPNext-System eine Webseite welche über das Netzwerk oder Internet erreichbar ist. Diese hat eine URL welche im Browser auf unserem Computer geöffnet werden kann. Diese URL kann eine IP-Adresse oder aber ein Hostname sein.
Beispiele
IP-Adresse: 192.168.100.200
Hostname: erpnext.kundendomain.tld
Desk/Workspace
Der Desk/Workspace muss nicht für jeden erreichbar sein. Abhändig der Berechtigungen dürften wir uns anmelden oder eben nicht.
Anmelden
Hier benötigen wir nun Zugangsdaten.
Anmelde SeiteKennen wir unser Passwort nicht mehr können wir dies per E-Mail zurücksetzen.
Ist alles richtig sehen wir den Desk/Workspace
Desk/Workspace nach erfolgreicher Anmeldung
Abmelden
Wollen wir uns wieder abmelden können wir dies über den Avatar oben rechts im Eck.
Passwort zurücksetzen
Haben wir einmal unser Passwort vergessen können wir es über unsere E-Mailadresse zurücksetzen lassen. Dazu gehen wir auf die Login Seite und klicken dort auf Passwort vergessen?
Hier können wir dann unsere E-Mailadresse eingeben um es zurück zu setzen.
Die E-Mail muss die eines gültigen Benutzers des Systems sein.
Im Anschluss erhalten wir eine E-Mail mit einem Link zum System auf welchem wir dann unser Passwort neu setzen können.
Dark mode
Einleitung
An zunehmender Beliebtheit gewinnen Dark Modes in all möglicher Software. Dies invertiert weitestgehend Farben und erlaubt ein für das Auge angenehmes lesen wenn die Umgebung etwas dunkler ist.
ERPNext selbst verfügt nicht über Themes welche man einstellen kann.
Dark Theme
Seit der Version 13 gibt es einen eingebauten Dark Mode für die ERPNext Oberfläche. Diese ist nur nach der Anmeldung im System verfügbar.
Die Option befindet sich in den Benutzereinstellungen im Abschnitt Mehr Informationen
Dark Reader als Browser Plugin
Für alle gängigen Browser gibt es das Plugin Dark Reader. Dieses lässt sich individuell ein und ausschalten und bringt die gewünschte Lösung.
Dark Reader ausgeschaltet:
DarkReader eingeschaltet:
Download
Kontakte automatisch erstellen
Einleitung
CRM
E-Mail Konto
Im E-Mail Konto gibt es die Option, dass eingehende E-Mails automatisch in Kontakte umgewandelt werden. Hier gibt es jedoch etwas zu berücksichtigen!
Hier sehen wir, dass zwei Kontakte mit der selben E-Mail-Adresse angelegt wurden
Führen wir die Kontakte zusammen werden die E-Mails nachträglich nicht in den Lead übernommen.
Zu einem bestimmten Feld springen
Leider werden die Felder im Moment noch nicht übersetzt, es kann also nur nach den englischen Bezeichnungen gesucht werden.
E-Mails an Dokumente senden
Einleitung
ERPNext bietet die Möglichkeit fast jedem Dokument eine E-Mail anzuhängen. Dies geschieht indem das Dokument als Empfänger der E-Mail verwendet wird. ERPNext generiert dabei für jedes Dokument eine eigene E-Mailadresse die etwa wie folgt aussieht:
anhang+Opportunity+CRM-OPP-2020-00101@tueit.de
Diese Adresse kann dann aus deinem eigenen E-Mail-Programm oder innerhalb von ERPNext verwendet werden um relevante Kommunikation an die entsprechenden Dokumente anzuhängen. Hier eine Chance im Modul CRM.
Wir müssen dem System etwas Zeit lassen bis die Mail am gewünschten Ort verlinkt ist. Dies kann abhängig von der Last auf dem System einige Minuten dauern.
Vorraussetzungen
Damit diese Funktion verwendet werden kann ist ein E-Mailserver mit der entsprechenden Funktion notwendig. Hier eine kurze Übersicht zu den Servern.
E-Mailserver
Damit alle Funktionen richtig nutzbar sind ist ein E-Mailserver notwendig der eben diese beherrscht. Eine Lösung die diese Funktionen mitbringt ist mailcow.
Diese Lösung wird durch die tüit GmbH angeboten: info@tueit.de
Nutzung
Es kann aus einem beliebigen E-Mail-Programm heraus eine Mail an die Adresse des Dokuments verwendet werden. Der Versand kann entweder direkt oder CC gemacht werden. Die BCC Funktion ist nur innerhalb des Systems nutzerbar.
BCC Versand ist aus externen Programmen wie Thunderbird, Apple Mail, Outlook oder Ihrer Webanwendung oder auch Smartphone nicht möglich
Die Adresse lautet bei einer Chance z.B.
anhang+Opportunity+CRM-OPP-2020-00101@tueit.de
Bei einigen Dokumenten funktioniert der Versand leider nicht. Dies trifft auf alle Dokumente zu welche keine Serie haben und der Name frei wählbar ist. Das System füllt dann Leerzeichen mit einem %20 welches vom E-Mail-Server nicht verarbeitet werden kann.
Beispiel Projekt:
Preise anpassen
Einleitung
Beim erstellen von Dokumenten kann es zu Flüchtigkeitsfehlern bei der Erstellung kommen. So kann ein Komma verrutscht sein oder ein Zahlendreher passieren. In ERPNext können wir auf einigen Dokumenten solche Ausrutscher auch noch nach der Buchung des Dokuments korrigieren.
Preise anpassen
Vertrieb
Angebot
Im Status Entwurf können die Preise im Angebot über die Artikeltabelle angepasst werden.
Im Status Gebucht können die Preise im Angebot nicht angepasst werden.
Kundenauftrag
Im Status Entwurf können die Preise im Kundenauftrag über die Artikeltabelle angepasst werden.
Im Status Gebucht und Überfällig können die Preise und andere Merkmale noch angepasst werden:
Einkauf
Lieferantenangebot
Im Lieferantenangebot kann nur im Status Entwurf Preise angepasst werden.
Lieferantenauftrag
Im Status Entwurf können die Preise im Lieferantenauftrag über die Artikeltabelle angepasst werden.
Im Status Gebucht und Überfällig können die Preise und andere Merkmale noch angepasst werden. Dies geschieht analog zum Kundenauftrag. Siehe oben.
Artikelpreis
Preise welche in Einkauf oder Vertrieb genutzt wurden werden als DocType abgelegt. Diese können ebenfalls noch nachträglich angepasst werden. https://doku.phamos.eu/books/erpnext-benutzerhandbuch/page/artikelpreis
Browser Lesezeichen verwenden
Einleitung
Immer wieder kommt es vor, dass wir bestimmte DocType, abhängig unserer Position im Unternehmen, schnell öffnen möchten, da wir diese ständig verwenden. Arbeiten wir z.B. im Support kommt es häufig vor, dass wir an das Telefon gehen und eine neue Anfrage erstellen möchten. Dies ist in ERPNext zunächst umständlich, da wir immer ein neues Tab öffnen müssen, dann in das entsprechende Modul, dort dann den entsprechenden DocType, dann auf Neu und dort u.U. auch noch etwas klicken oder irgendwelche Filter löschen. Das frustriert.
Durch Verwendung von Browser Lesezeichen (Bookmarks) können wir uns selbst individuelle Verknüpfungen erstellen welche uns direkt dort hinbringen was wir zügig erstellen möchten.
Browser Lesezeichen anlegen
Ein eine ERPNext Dokumentenverknüpfung anzulegen gehen wir in unser ERPNext und öffnen ein gewünschtes DocType so wie wir es beim anklicken vorfinden möchten. In diesem Beispiel verwenden wir eine neue Anfrage (Issue).
Im Modul Support können wir über Neu eine neue Anfrage erstellen...
...es öffnet sich ein Schnelleingabe Fenster (welches unsere Arbeit jedoch nicht schneller macht). Dort drücken wir dann meist auf "In voller Ansicht bearbeiten" damit wir unsere Eingabe vollständig erledigen können.
Nun sind wir auf dem eigentlichen DocType welches wir erstellen wollen. Dieses wollen wir nun als Lesezeichen speichern.
Wichtig ist dabei, dass das DocType noch nicht gespeichert wurde.
Browser Lesezeichen in Symbolleiste anlegen
Wie man Lesezeichen im Browser in die Symbolleiste hinzufügt und diese Leiste auch sichtbar ist sagt euch Google
Dokumente (DocTypes) zusammenführen.
Einleitung
In jedem System entstehen einmal Dubletten. Das ist eine Frage der Zeit. Um diese Dubletten zu bereinigen um wieder Ordnung ins System zu bringen können diese zusammen geführt werden.
Damit Dokumente Zusammengeführt werden können benötigen diese das Merkmal "Umbenennen zulassen". Dies ist eine Einstellungen am DocType welche auf bereits existierenden Dokumenten nicht durchgeführt werden kann.
ERPNext bzw. frappe ist so konzipiert, dass wir ein Dokument umbenennen und diesem den Namen eines bereits existierenden geben. Also eben das welches übrig bleiben soll.
Bei der Zusammenführung von Dokumenten können Daten verloren gehen! Existiert ein Beschreibungsfeld wird das Feld vom Ziel Dokument verwendet.
Es können nur gleiche Dokumente zusammen geführt werden. Die naheliegende Annahme, dass z.B. ein Lead und ein Kunde zusammen geführt werden können ist leider nicht möglich.
Dokument zusammenführen am Beispiel Kunde
In der Dokumentenansicht klicken wir auf den Titel links oben (1) und geben dem Dokument den Namen des Dokuments mit welchem wir es zusammen führen wollen (2) und setzen den Haken "Mit existierenden zusammenführen" und klicken auf Umbenennen.
Bei der Zusammenführung wird also das eine Dokument gelöscht.
Erwähnen (Mention)
Einleitung
Alle Anwender des Systems können mittels Erwähnung benachrichtig werden. Im Gegensatz zur E-Mail ist dieses Mittel oft unkomplizierter und hilft dabei, dass die Kommunikation an einem Ort bleibt. Vorbild für diese Funktion sind sicherlich System wie https://GitHub.com oder https://discuss.erpnext.com in welchen das schon seit geraumer Zeit möglich ist.
Anwender mit "@Anwendernamen" erwähnen
Mit Eingabe eines Anwendernamens mit einem vorangestellten @ (in diesem Fall ein Steuerzeichen) kann ein einzelner Anwender per E-Mail aus dem Kommentarfeld heraus benachrichtigt werden.
Diese Person bekommt sodann eine E-Mail mit dem entsprechenden Inhalt des Kommentars und einen klickbaren Link (URL) mit welchem sie direkt nach der entsprechenden Seite in unserem ERPNext gelangt.
Die eintreffende E-Mail hat immer das E-Mailpostfach als Absender welches als Standard-Versand eingetragen ist (Bsp: notifications@example.com . Eine Antwort auf diese E-Mail geht ggf. ins Leere.
Anwendergruppen
Seit der Version 13 ist es möglich Anwendergruppen anzulegen welche über eine einzige Erwähnung benachrichtigt werden können.
Desktop App
Einleitung
Für ERPNext gibt es keine Desktop App zu installieren wie wir es von anderer Software kennen. ERPNext ist somit keine klassische Server-Client Struktur.
Wir können ERPNext in fast jedem Browser verwenden. Die einzige Browser-Lösung bei der wir wissen, dass es nicht funktioniert ist der Internet Explorer.
Es gibt jedoch Möglichkeiten ERPNext als Desktop App wirken zu lassen. Hierzu kann
Ansprechpartner
Auf fast allen Transaktionen wie Angebot, Auftrag, Lieferschein etc. können wir eine Ansprechpartner setzen. Dieser wird von einem Beleg zum Folgebeleg immer automatisch übernommen. Wichtig ist aber, dass wir ihn an erster Stelle richtig setzen.
Im folgenden Schaubild wird der Kontakt im Auftrag verändert und die Adresse nach dem Auftrag. z.B. auf der Rechnung, wenn unser Kunde (respektive auch ein Lieferant) eine andere Rechnungsadresse wünscht, geändert.
Auf jedem dieser Belege finden wir den Abschnitt Adresse und Kontakt in welchem Kontaktperson und Adresse hinterlegt werden.
Rechnen in Artikeltabellen
Workspace anpassen
Einleitung
Der Workspace ist die Benutzeroberfläche welche als Standard nach dem anmelden am Desk angezeigt wird.
In Version 14 wurden Workspaces wesentlich überarbeitet und sind nun viel gefälliger und ohne Code einfacher zu bauen.
Neben den Standard-Workspaces welches als ÖFFENTLICH (hier rot) gekennzeichnet sind gibt es nun die Möglichkeit mit wenigen Klicks eigene Workspaces zu bauen, welche im Abschnitt MY WORKSPACES (hier grün) zu finden sind.
Workspace erstellen
Eigene neue Workspaces können ebenfalls als Öffentlich gesetzt werden, wenn wir als Administrator angemeldet sind
Workspace finden
Unter
https://erp.kundendomain.tld/app/workspace
finden wir die Listenansicht von Workspace.
Workspace bearbeiten
User können selbst ihren Workspace bearbeiten. Wollen wir dies nicht können wir dies im DocType festlegen. Dies geht aktuell aber nicht über die UI.
Diese kann aktuell (Juli 2021) nicht über die UI angepasst werden, da ein Button "Speichern" fehlt.
Über das Import Tool von ERPNext können aber Einträge importiert werden. So können auf großen Installation die "Home-Dashboards" zentralisiert werden. In der zu importierende Datei kann der Haken bei "Deaktivieren Sie die Benutzeranpassung" mit einer 1 aktiviert werden. So können Anwender ihre Home Dashboards nicht mehr selbstständig anpassen. Zwar wird der Button noch angezeigt, ein Klick darauf löst jedoch nichts aus. Dies kann ggf. noch per Client Script ausgeblendet werden.
Module
Setupmodul = Startseite
Ansicht Liste
Einleitung
Die Listenansicht ist die Standardansicht der DocTypes von ERPNext bzw. dem frappe Framework.
Seitenleiste
Wir können einstellen ob die Seitenleiste dauerhaft in der Listenansicht angezeigt oder dauerhaft eingeblendet werden soll. Sie kann dann jeweils immer händisch sichtbar oder unsichtbar gemacht werden. Dies passiert pro Benutzer-Session.
Schlagworte
Schlagworte in Listenansicht anzeigen
In den meisten Dokumenten finden wir an der linken Bildschirmseite ein Menüband in welchem wir Schlagworte verwenden können.
Hier können wir direkt nach Schlagworten filtern und auch bestimmen, ob diese in der Listenansicht angezeigt werden.
Es gibt eine maximale Anzahl an Schlagworten welche in der Listenansicht dargestellt werden. Infomration könnte hier somit ggf. nicht vollständig sein.
Einleitung in Ansichten
Einleitung
ERPNext bzw. das frappe
Liste
Bericht
Kalender
KanBan
Gantt
Baum
Ansicht Bericht (Report View)
Einleitung
In der Berichtsansicht können wir uns unsere Daten in tabellarischer Form anzeigen lassen.
Jeder Benutzer, der zur Berichtsansicht berechtigt ist, kann selbstständig seine eigene Ansicht nach den eigenen Bedürfnissen anpassen. Mit erhöhten Rechten können solche Ansichten auch gespeichert und wiederverwendet werden.
Spalten ein-und Ausblenden
Wollen wir Spalten ein-oder ausblenden können wir dies über das Menü tun
Hier finden wir ganz oben #1 eine Suche und zunächst alle Felder die auf der Belegsebene zu finden sind #2.
Im unteren Teil des Fensters finden wir alle weiteren Felder die in Tabellen (auch Positionsebene genannt) zu finden sind.
Schlagworte
Wollen wir in der Berichts-Ansicht nach Schlagworten filtern können wir dies tun indem wir die entsprechende Spalte hinzufügen:
Spaltenauswahl Schlagworte in der Berichtsansicht.
Wir sehen dann die Schlagworte in der neuen Spalte:
Diese können wir dann mit einem Filter belegen...
...um die Auflösung der Ergebnisse zu erhöhen.
Weitere Ansichten
Ansicht Kanban (Kanban View)
Einleitung
Beispiele
Vorgänge in Projekten
Diese Ansicht ist eine Standardansicht des Systems und kann aus jedem Projekt per Button geöffnet werden.
Ansicht Gantt (Gantt View)
Einleitung
Beispiele
Vorgänge in Projekten
Diese Ansicht ist eine Standardansicht des Systems und kann aus jedem Projekt per Button geöffnet werden.
Filter
Einleitung
In fast allen Ansichten können wir Filter setzen. Geschickt gesetzte Filter ermöglichen eine zügige Übersicht und ein schnelles Vorankommen.
Standard-Filter
Dieses Beispiel orientiert sich am DocType Artikel.
Im Oberen Bereich der Ansicht finden wir die Standard-Filter. Diese sind in einer Standardinstallation voreingestellt.
Standard-Filter im DocType Artikel.
Hier können wir z.B. einen Filter in der Artikelgruppe setzen. Wir durchsuchen in dem Feld die Liste aller Artikelgruppen.
Im nächsten Bild sehen wir, dass einige Artikel in unserer Liste der Artikelgruppe "Obst" angehören.
Setzen wir nun in den Filter Artikelgruppe "Obst" werden uns nur noch Artikel der Artikelgruppe "Obst" angezeigt:
Filter speichern
In unterschiedlichen Szenarien wollen wir zu einem einzelnen DocType häufig unterschiedliche Filter setzen und diese auch in Zukunft wiederverwenden. Hierzu können wir Filter speichern.
Wollen wir z.B. die Artikelgruppe Obst immer wieder abfragen haben wir die Möglichkeit diesen Filter zu speichern. Dazu finden wir im linken Teil des Bildes einen Abschnitt "Filter Speichern" (1). Dort können wir einen Namen für den Filter hinterlegen und angeben, ob dieser für alle Anwender des Systems zur Verfügung stehen soll (Ist global). Mit betätigen der Eingabetaste speichern wir den Filter.
Eingabe eines Filter namens zum speichern.
Gespeicherte Filter finden wir nun ebenfalls im linken Menüband
Schnellzugriffe (Shortcuts)
Auf dem Dashboard der Startseite lassen sich praktische Schnellzugriffe einrichten, mit denen man schneller in bestimmte Ansichten kommt. Dies eignet sich besonders gut, wenn man z.B. direkt in die Berichtsansicht möchte.
Hier am Beispiel der Verkaufsrechnungen erläutert:
1. Rechts oben auf der Startseite auf "Anpassen" klicken.
2. Dann beim gewünschten Schnellzugriff den kleinen Stift anwählen (für "editieren").
3. Bei "Doctype View" kann man nun einstellen, dass man direkt in die Berichtsansicht geleitet werden möchte.
4. Speichern
Baum (Tree View)
Einleitung
Einige DocTypes können in ERPNext in einer Baumansicht angesehen werden. Damit dies funktioniert muss im DocType das Merkmal "Ist Baum" gesetzt sein.
Erstellen wir die erste Instanz eines DocTypes mit dem Merkmal "Ist Baum" ist dieser der "root" von dem Baum und kann nicht gelöscht werden.
Beispiele
Artikelgruppen
Kunde vs. Lieferant
https://doku.phamos.eu/books/erpnext-benutzerhandbuch/page/kunde-vs-lieferant-060
Mitarbeiter vs. Benutzer
Unser ERPNext System bietet die Möglichkeit eine Vielzahl an Personen an unserer Organsation teilzuhaben. Diese können ganz unterschiedlicher Natur sein. Abhängig von unserem Anwendungsszenario können wir Personen wie Mitarbeiter, Kunden, Lieferanten, Lehrer, Eltern, Schüler, Buchhalter, externe Projektmitarbeiter uvw. an unserem System teilhaben lassen. Teilhaben kann sich ganz unterschiedlich darstellen. So können diese Personen einfach nur im System als Kontakte angelegt sein die über E-Mails benachrichtigt werden, wir können Sie als Benutzer anlegen damit sie selbständig Daten einsehen können oder in anderen Fällen auch selbst Daten eintragen und Pflegen können. Auch hier gibt es verschiedene Zugangspunkte auf welche wir hier nicht näher eingehen.
Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter sind eine zentrale Personengruppe die sich mit unserem ERPNext-System beschäftigen könnnen. Nutzen wir z.B. das Modul Personalverwaltung (HR) legen wir stehts alle Mitarbeiter unserer Organisation an. Hier können wir dann alle Daten pflegen die für die Verwaltung des Personals notwendig sind. Dies bedeutet jedoch nicht, dass eine Mitarbeiterin selbst sich am System anmelden kann um diese einzusehen. Soll sie das, erstellen wir einen entsprechenden Benutzer.
Ein Benutzer in ERPNext ist zunächst ein Konto mit welchem wir Berechtigungen für unser System setzen können. Dies hängt oft, nicht aber immer, mit einer Mitarbeiterin zusammen. Erstellen wir z.B. für eine Lieferanten ein Portal in welchem er seine Preise einspielen kann ist die Verknüpfung des Benutzers "Lieferant" mit einem Mitarbieter nicht notwendig.
Ein weiteres Szenario in welchem es deutlich wird ist, dass es viele Organisationen gibt wo Benutzerinnen und Mitarbeiterinnen stark divergieren.
Fertigung: In einem Fertigungsbetrieb gibt es oft eine kleine Anzahl an Personal die für für Vertrieb, Verwaltung etc. eingesetzt werden und eine große Anzahl an Personen die in der Fertigung arbeiten. Hier sind dann viele Mitarbeiter im System, nicht aber viele Benutzer.
Verein: Denken wir an einen Verein gibt es eine große Anzahl an Mitglieder die ggf. alle Ihre Mitgliederinformationen im System einsehen können. Diese alle haben dann ein Benutzerkonto. Der Verein selbst hat ggf. aber nur wenige Mitarbeiter.