Einkauf (Purchase)

• Einführung in Einkauf
• Lieferantenangebot
• Bestellung (Purchase Order)
• Qualitätssicherung beim Einkauf
• Angebotsanfrage
• Einkaufs-Einstellungen
• Stammdaten Einkauf
• Lieferant anlegen
• Lieferant (Supplier)

Einführung in Einkauf

Einleitung

Mit dem Modul Einkauf in ERPNext können wir unseren eingehenden Waren- und Dienstleistungsfluß unserer Organisation abbilden. Zunächst werden Lieferantenstammdaten gepflegt sowie Artikel welche durch diese Lieferanten angeboten und geliefert werden können. Diese Stammdaten erlauben es uns dann Artikel bei Lieferanten anzufragen um die Verfügbarkeit und Preise dieser Artikel in Erfahrung zu bringen. ERPNext erlaubt zum einen einen sehr kurzen Einkaufsprozess oder einen etwas längeren. Der kurze Einkaufsprozess kann direkt von der Bestellung zur Eingangsrechnung führen. Der längere Weg geht über z.B. von den Meldebestand eines Lagers aus. Dieser Lagerbestand wird z.B. über unser Fertigungsvolumen oder aber über Bestellungen aus einem Online-Shop beeinflusst. Die Bestandsveränderungen werden durch Lagerbuchungen beeinflusst die wiederum die Verantworlichen im Einkauf darüber benachrichtigen, dass nachbestellt werden muss.

Pflegen wir in unserem ERPNext alle Schritte des Einkaufs sind wir jederzeit auskunftsfähig zu unseren Lagerbeständen und können gute Prognosen zu Fertigungsterminen und Lieferzeitpunkten geben.

Bestellungen können, wenn das Lager geführt werden soll, mit Kaufbelegen quitiert werden. Die Eingangsrechnung mit einer Zahlung beglichen werden. So können wir zu jeder Bestellung prüfen ob diese teilweise oder vollständig in unserem Lager angekommen ist und ob diese teilweise oder vollständig bezahlt wurde.

Übersicht des Moduls

Wesentliche DocTypes

• Materialanfrage (Einkauf)
• Lieferantenauftrag (Purchase Order)
• Eingangsrechnung (Purchase Invoice)

Stammdaten Einkauf

• Lieferant
• Lieferantengruppe
• Lieferantentyp
• Kontakt
• Adresse
• Artikel
• Lager

Transaktionen im Einkauf

• Materialanfrage
• Angebotsanfrage
• Lieferantenangebot
• Bestellung
• Eingangsbeleg
• Eingangsrechnung

Lieferantenangebot

Einleitung

Im Lieferantenangebot werden die Preise für vom Lieferanten angebotene Artikel eingetragen. Diese werden automatisch auch als Einkaufspreise bei den entsprechenden Artikel hinterlegt und bauen so eine Preishistorie auf.

Es können an dieser Stelle auch Artikel hinzugefügt werden, welche bisher nicht angefragt wurden. Ergänzt der Lieferant z.B. unserer Angebotsanfrage mit seinem Porto kann das hier noch eingetragen werden.

Erstellen...

Lieferantenauftrag

Führt uns zur Bestellung der Artikel bei dem verknüpften Lieferanten.

Angebot

Gibt uns die Möglichkeit aus dem Angebot welches wir nun von unserem Lieferanten erhalten haben direkt einem Kunden ein Angebot zu schreiben. Daten werden entsprechend übertragen.

Abonnement

 

Anhänge

Das Lieferantenangebot hängt oft schon als PDF an der E-Mail unserer Lieferanten und ist vermutlich im der Angebotsanfrage zu finden. Dies kann so nun im System im Ordner "Attachments" gefunden und hier angehängt werden.

 

Rückverknüpfungen

In der Artikelpositionstabelle finden wir die Rückverknüpfungen zur Materialanfrage und zur Angebotsanfrage.

Bestellung (Purchase Order)

Einleitung

In ERPNext Version 15 ist die Bestellung (Purchase Order) ein zentraler Doctype im Einkaufsprozess. Sie ermöglicht die strukturierte Anforderung von Waren und Dienstleistungen bei Lieferanten.

Aus einer Bestellung können direkt weitere Doctypes generiert werden, darunter:

• Eingangbeleg (Purchase Receipt): Dokumentation des Wareneingangs

• Eingangsrechnung (Purchase Invoice): Rechnung des Lieferanten, mit buchalterischem Einfluss

• Bezahlung (Payment Entry): Erfassung von Zahlungen an Lieferanten

• Zahlungsaufforderung (Payment Request): Zahlungsaufforderung ohne buchalterischem Einfluss

• Lagerbuchung (Stock Entry): Verbuchung von Lagerbewegungen

Beim lernen von ERPNext ist es sehr hilfreich in einem Modul zu bleiben um die Komplexität zu reduzieren und die lerneffektivität dadurch zu verbessern.

Übersicht

Erstellung einer Bestellung

Artikelpositionen anpassen

 

Lieferanteninformation in Bestellung eintragen

Werkzeuge

Aktualisierungsrate gemäß des letzen Kauf

Verknüpfung zur Materialanforderung

Lieferstatus abfragen

In der Übersicht der BEstellungen

In der Bestellung über die Ampeln

Über die Artikelposition in der BEstellungen

Streckengeschäft (Drop Shipping)

Der Abschnitt Streckengeschäft erscheint nur, wenn die Bestellung aus einem Kundenauftrag erstellt wurde bei welchem ein Artikel mit dem Merkmal "Streckengeschäft" versehen wurde.

Qualitätssicherung beim Einkauf

Die Qualitätssicherung wird über eine Handvoll DocTypes abgebildet.

Qualitätssicherung beim Einkauf aktivieren

Im DocType Artikel gibt es das Feld inspection_required_before_purchase welches aktiviert werden muss um eine Qualitätssicherung beim Eingang von Artikeln zu erzwingen.

Angebotsanfrage

Einleitung

ERPNext erlaubt es aus einer Angebotsanfrage heraus mehrere Lieferanten anzuschreiben. Sind die Stammdaten in den Artikeln richtig gepflegt, können Angebotsanfragen fast automatisch versendet werden.

Ausstehende Materialanfragen können gebündelt auf eine Angebotsanfrage gezogen werden.

Übersicht

 

Einkaufs-Einstellungen

Die Felder im Einzelnen:

• Bezecihnung des Liefernanten nach: Hier stellen wir ein ob Lieferanten nach einem Nummernkreis angelegt werden oder aber als Klarnamen
• Standardlieferantengruppe
• Standard-Einkaufspreisliste
• Maßnahmen, wenn derselbe Preis nicht beibehalten wird
• Rolle, die die Stopp-Aktion übergehen darf

Transaktionseintellungen

Die Felder im Einzelnen:

• Ist für die Erstellung von Eingangsrechnungen und Quittungen eine Bestellung erforderlich?
• Ist für die Erstellung der Eingangsrechnungen ein Eingangsbeleg erforderlich?
• Rahmenauftrag Zulage (%)
• Aktualisierungshäufigkeit des Projekts
• Behalten Sie den gleichen Preis während des gesamten Kaufzyklus bei
• Zulassen, dass ein Element in einer Transaktion mehrmals hinzugefügt wird
• Rechnung für abgelehnte Menge in der Eingangsrechnung
• Letzten Kaufpreis deaktivieren
• Wechselkurs des Transaktionsdatums verwenden

Untervergabe-Einstellungen

Die Felder im Einzelnen:

• Rückmeldung der Rohmaterialien des Untervertrages basierend auf

• Unterauftrag automatisch erstelle
• Überweisungstoleranz (%)
• Eingangsbeleg automatisch erstellen

Stammdaten Einkauf

Einleitung

Stammdaten

1. Lieferant
2. Artikel

1. Lieferant

1.1. Lieferant anlegen

2. Artikel

Lieferant anlegen

Einleitung

In dieser Anleitung lernen wie wir einen neuen Lieferanten in ERPNext anlegen.

Standardberechtigungen

Diesen DocType dürfen wir mit den folgenden Standardrollen anlegen

• Nutzer Einkauf
• Einkaufsstammdatenmanager

Neuen Lieferant anlegen

Im Module Einkauf finden wir in den Karten im Bereich Berichte & Stammdaten am unteren Ende der Seite die Karte Lieferant. Dort können wir Lieferanten anlegen.

Navigation zum Doctype Lieferant im Modul Einkauf.

In der Listenansicht angekommen klicken wir im oberen Rechten Bereich auf Add Lieferant

In der Schnelleingabe werden wir aufgefordert folgende Felder zu füllen:

Im Impressum der meisten Webseiten finden wir meist die richtige Schreibweise der Lieferantennamen. Den dort hinterlegten Namen einfach heraus kopieren; so minimieren wir Fehler bei der Eingabe.
Beispiel: https://www.tueit.de/impressum/

 

Lieferant (Supplier)

Einleitung

Das ERP Next-System bietet Unternehmen eine leistungsstarke Plattform, um ihre Lieferantenverwaltung zu optimieren. Durch die Integration aller relevanten Prozesse und Informationen ermöglicht ERP Next eine umfassende Steuerung und Überwachung der Lieferantenaktivitäten. Von der Auswahl und Verifizierung von Lieferanten bis hin zur Bestellabwicklung, Lieferverfolgung und Rechnungsstellung bietet ERP Next eine effektive Lösung, um die Effizienz und Transparenz der Lieferantenprozesse zu verbessern. In dieser Einleitung werden wir die verschiedenen Funktionen von ERP Next im Bereich der Lieferantenverwaltung genauer betrachten.

Felder

Name und Typ

Bezeichnung	Feldname	Erklärung
Lieferantenname	supplier_name	Lieferantenname ist der Name des Lieferanten. Das Feld muss im Doctype ausgewählt werden.
Land	country	Hierbei handelt es sich um das Land, in welchem der Lieferant ansässig ist.
Standard-Bankkonto des Unternehmens	default_bank_account	Das Bankkonto des Lieferanten ist hier verknüpft.
Steuernummer	tax_id	Hier ist die Steuernummer des Lieferanten verknüpft.
Steuerkategorie	tax_category	eine Verknüpfung kann ausgewählt werden. Es handelt sich dabei um die Steuerklassen.
Steuereinbehalt Kategorie	tax_withholding_category
Ist Transporter	is_transporter
Ist interner Lieferant	is_internal_supplier
LIeferantengruppe	supplier_group	Verknüpfung zu einer Lieferantengruppe
Lieferantentyp	supplier_type

Deutsch	Englisch	Erklärung
Erstellen von Kaufrechnungen ohne Bestellung zulassen	Allow Purchase Invoice Creation Without Purchase Order
Zuallsen der Erstellung von Kaufrechnungen ohne Kaufbeleg
Deaktiviert
Warnung Ausschreibungen
Warnen Sie POs
Vermeidung von Ausschreibungen
Vermeiden Sie POs
Währung und Preisliste
Kreditlimit

Primäre Adresse und Kontaktdetails

Bezeichnung	Feldname	Erklärung
Vollständiger Name	customer_name
Typ	type

Standard-Verbindlichkeitenkonten

Rechnungswesen

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