# Einstellungen

# Dokumentenbenennungseinstellungen (Document Naming Settings)

<p class="callout info">Bis Version 13 hieß dies [Nummernkreis](https://doku.phamos.eu/books/erpnext-benutzerhandbuch/page/nummernkreis-naming-series "Nummernkreis (Naming Series)").  
</p>

## Einleitung

In ERPNext können wir für eine Vielzahl von Dokumenten einen Nummernkreis einstellen. Für das ordentliche anlegen von Daten essentiell. Das Feld **name** in jeder Listenansicht wird immer der Nummernkreis sein sofern am DocType der Nummernkreis eingestellt ist.

Den Nummernkreis zeichnet aus, dass er zählt. Wählen wir als Namensgebung ein Feld wie **Titel** muss der Name genauso einmal sein wie es beim Nummernkreis gefordert wird. Dopplungen gibt es nur DocType übergreifend. So kann z.B. ein Kunde den gleichen Namen wie ein Lieferant tragen obwohl beide so eingstellt sind, dass der Klarname den "Name" ausmacht (Nummernkreis, Kundennummer etc. nicht eingestellt).

Auf der Seite Nummernkreis können wir Nummernkreise erstellen und bearbeiten. Weiter können wir den Stand der Zählung eines Nummernkreis anpassen.

## Vorkentnisse

Um diesen DocType besser zu verstehen sollten wir uns mit

- der Rolle Systemmanager auskennen und
- DocType erstellt bzw. bearbeitet

haben.

## Felder

#### Setup Series for transactions  


<table border="1" id="bkmrk-bezeichnung-feldname" style="border-collapse: collapse; width: 100%;"><tbody><tr><td style="width: 33.2919%;">**Bezeichnung**</td><td style="width: 33.2919%;">**Feldname**</td><td style="width: 33.2928%;">**Erklärung**</td></tr><tr><td style="width: 33.2919%;">Bitte Transaktion auswählen</td><td style="width: 33.2919%;">  
</td><td style="width: 33.2928%;">Verknüpfung zu allen Doctypes zu welchen wir einen Nummernkreis einstellen können.</td></tr><tr><td style="width: 33.2919%;">Try a Naming Series</td><td style="width: 33.2919%;">  
</td><td style="width: 33.2928%;">Dieses Feld dient dazu Nummernkreise zu entwerfen.</td></tr><tr><td style="width: 33.2919%;">Preview of generated Series</td><td style="width: 33.2919%;">  
</td><td style="width: 33.2928%;">In diesem Feld werden Beispieleinträge gezeigt wie sie durch das vorherige Feld entworfen wurden.</td></tr><tr><td style="width: 33.2919%;">  
</td><td style="width: 33.2919%;">add\_this\_series</td><td style="width: 33.2928%;">Mit diesem Button können wir den Nummernkreis in die aktiven Nummernkreise übernehmen.</td></tr><tr><td style="width: 33.2919%;">Nummernkreise zu diesem Vorgang</td><td style="width: 33.2919%;">  
</td><td style="width: 33.2928%;">Zeigt alle aktiven Nummernkreise für die ausgewählte Transaktion.</td></tr><tr><td style="width: 33.2919%;">Benutzer muss immer auswählen</td><td style="width: 33.2919%;">  
</td><td style="width: 33.2928%;">Aktivieren wir diese Option muss die Auswahl eines Nummernkreises in einer Transaktion immer durch den Benutzer ausgewählt werden.</td></tr><tr><td style="width: 33.2919%;">Aktualisieren</td><td style="width: 33.2919%;">  
</td><td style="width: 33.2928%;">Aktualisiert die oben gemachten Änderungen und macht diese Wirksam.</td></tr></tbody></table>

#### Update Series Counter  


In diesem Abschnitt können wir den die Zählung eines Nummernkreises prüfen und aktualisieren.

[![image-1666679757289.png](https://doku.phamos.eu/uploads/images/gallery/2022-10/scaled-1680-/image-1666679757289.png)](https://doku.phamos.eu/uploads/images/gallery/2022-10/image-1666679757289.png)

<table border="1" id="bkmrk-bezeichnung-feldname-0" style="border-collapse: collapse; width: 100%;"><tbody><tr><td style="width: 33.2919%;">**Bezeichnung**</td><td style="width: 33.2919%;">**Feldname**</td><td style="width: 33.2928%;">**Erklärung**</td></tr><tr><td style="width: 33.2919%;">Präfix</td><td style="width: 33.2919%;">  
</td><td style="width: 33.2928%;">Auswahl über das Präfix eines bestehenden Nummernkreises.</td></tr><tr><td style="width: 33.2919%;">Aktueller Wert</td><td style="width: 33.2919%;">  
</td><td style="width: 33.2928%;">Zeigt den zuletzt erstellten Wert des Nummernkreises.</td></tr><tr><td style="width: 33.2919%;">Nummernkreis-Wert aktualisieren</td><td style="width: 33.2919%;">  
</td><td style="width: 33.2928%;">Ändern wird den aktuellen Wert können wir die Änderung mit diesem Button wirksam machen.</td></tr></tbody></table>

#### Amended Documents

Hier können wir einstellen nach welchem System Belege bennant werden sollen, wenn wir sie abbrechen und abändern. Dadurch entsteht eine neue Version. [<span style="text-decoration: underline;">Details in den Erklärungen</span>](https://doku.phamos.eu/link/2230#bkmrk-amended-documents-1 "Details in den Erklärungen")

<table border="1" id="bkmrk-bezeichnung-feldname-1" style="border-collapse: collapse; width: 100%;"><tbody><tr><td style="width: 33.2919%;">**Bezeichnung**</td><td style="width: 33.2919%;">**Feldname**</td><td style="width: 33.2928%;">**Erklärung**</td></tr><tr><td style="width: 33.2919%;">Default Amendment Naming  
</td><td style="width: 33.2919%;">  
</td><td style="width: 33.2928%;">Auswahl nach welchem Verfahren im Standard gegangen werden soll. Zur Auswahl stehen

- Amend Counter
- Default Naming

</td></tr><tr><td style="width: 33.2919%;">Amendment Naming Override  
</td><td style="width: 33.2919%;">  
</td><td style="width: 33.2928%;">Tabelle in welchem wir für einzelne Dokumente das verfahren spezifisch setzen können.

</td></tr></tbody></table>

**Amendment Naming Override**

<table border="1" id="bkmrk-bezeichnung-feldname-2" style="border-collapse: collapse; width: 100%;"><tbody><tr><td style="width: 33.2919%;">**Bezeichnung**</td><td style="width: 33.2919%;">**Feldname**</td><td style="width: 33.2928%;">**Erklärung**</td></tr><tr><td style="width: 33.2919%;">Doctype  
</td><td style="width: 33.2919%;">doctype  
</td><td style="width: 33.2928%;"> </td></tr><tr><td style="width: 33.2919%;">Aktion  
</td><td style="width: 33.2919%;">action  
</td><td style="width: 33.2928%;">Auswahl nach welchem Verfahren der doctype bahendelt werden soll. Zur Auswahl stehen.

- Amend Counter
- Default Naming

Nicht gelistetet Doctypes werden nach dem Standard behandelt.

</td></tr></tbody></table>

## Erklärungen

#### Amended Documents

Hier die unterschiedlichen Bennungstypen mit Beispielen.

##### **Amend Counter**

wählen wir diese Option dann bekommt die vorherige Nummer einen Suffix-Zähler. Hier im Beispiel SAL-QTN-2023-**00005-1**. Die Stammnummer bleibt immer gleich. In diesem Fall SAL-QTN-2023-**00005**

[![image.png](https://doku.phamos.eu/uploads/images/gallery/2024-04/scaled-1680-/9Etimage.png)](https://doku.phamos.eu/uploads/images/gallery/2024-04/9Etimage.png)

Im Beleg selbst finden wir die Rückverknüpfung

[![image.png](https://doku.phamos.eu/uploads/images/gallery/2024-04/scaled-1680-/boIimage.png)](https://doku.phamos.eu/uploads/images/gallery/2024-04/boIimage.png)

##### **Default Naming**

Im Standard bekommt jeder Belege eine neue Nummer ohne Suffix. Wir sehen das der Stamm sich ändert von SAL-QTN-2024-**00005** zu SAL-QTN-2024-**00006**

[![image.png](https://doku.phamos.eu/uploads/images/gallery/2024-04/scaled-1680-/bRrimage.png)](https://doku.phamos.eu/uploads/images/gallery/2024-04/bRrimage.png)

Im Beleg selbst finden wir die Rückverknüpfung

[![image.png](https://doku.phamos.eu/uploads/images/gallery/2024-04/scaled-1680-/taiimage.png)](https://doku.phamos.eu/uploads/images/gallery/2024-04/taiimage.png)

## Nummernkreis einstellen

<p class="callout info">Einige Nummernkreise werden über die Moduleinstellungen wie "Vertriebseinstellungen" gesetzt!</p>

Mit den entsprechenden Rechten können wir fast jeden beliebigen DocType anpassen. Dort finden wir unter der "Felder-Tabelle" den Abschnitt Naming.

[![image-1663502857500.png](https://doku.phamos.eu/uploads/images/gallery/2022-09/scaled-1680-/image-1663502857500.png)](https://doku.phamos.eu/uploads/images/gallery/2022-09/image-1663502857500.png)

1.) Auto Name auf naming\_series umstellen und speichern.

[![image-1625560835222.png](https://handbuch.tueit.de/uploads/images/gallery/2021-07/scaled-1680-/image-1625560835222.png)](https://handbuch.tueit.de/uploads/images/gallery/2021-07/image-1625560835222.png)

2.) Auf "Add Row" klicken um einen neue Zeile zu erstellen.

3.) Auf der neu erstellten Zeile als Name "Naming Series" eingeben, Type Data.  
 Speichern!

4.) Speichern "Update"

[![image-1625560940839.png](https://handbuch.tueit.de/uploads/images/gallery/2021-07/scaled-1680-/image-1625560940839.png)](https://handbuch.tueit.de/uploads/images/gallery/2021-07/image-1625560940839.png)

Jetzt kann in --https://exampleERP/app/naming-series/Naming%20Series-- die Namingseries angepasst werden.

Beispiele zur Funktion: (siehe ltz. Screenshot innerhalb Rotes Quadrat)

## Wo Nummernkreise zwingend notwendig sind

### Ausgangsrechnung

Für das Finanzamt ist eine Rechnungsnummer zwingend notwendig. Hier wird darauf geachtet, dass diese lückenlos geführt werden. Hier ist das einstellen eines Nummernkreises unumgänglich.

## Wo Nummernkreise sinnvoll sind

Nummernkreise können überall dort besonders gut eingesetzt werden wo etwas automatisch hochgezählt werden soll.

## Weiterführende Themen

- [<span style="text-decoration: underline;">Dokumentenbenennungsregel</span>](https://handbuch.tueit.de/books/erpnext-benutzerhandbuch-v14/page/dokumentbenennungsregel)

# Kundennummern verwenden

## Einleitung

Wächst eine Firma ist es notwendig, dass Daten eindeutig zugewiesen werden können. Gleiches gilt für die Kommunikation nach Außen sowie die Zuordnung von Vorgängen innerhalb der Firma. Ein Hilfsmittel ist hierbei die Kundennummer. Diese gibt uns die Möglichkeit einen Kunden eindeutig zu identifizieren. Weiter kann diese auch vom Kunden genutzt werden um sich zügig zu identifizieren.

## Grundeinstellung

Zunächst können wir in den Vertriebseinstellungen vorgeben ob wir Kunden nach Name oder eben nach Nummernkreis erstellen wollen:

[![image-1606845925811.png](https://doku.phamos.eu/uploads/images/gallery/2020-12/scaled-1680-/image-1606845925811.png)](https://doku.phamos.eu/uploads/images/gallery/2020-12/image-1606845925811.png)

## Kundenname

Stellen wir ein, dass die Kunden nach dem Namen erstellt werden hilft dies oft bei der Leserlichkeit und bei der Navigation und Verständlichkeit des Systems. Wollen wir aber eine saubere Datenbasis empfiehlt sich ganz klar die Verwendung eines Nummernkreises.

## Nummernkreis 

Der Nummernkreis eignet sich vor allem dann, wenn wir eine große Anzahl an Kunden im System anlegen werden.

<p class="callout danger">Nummerkreise in ERPNext nie ohne Präfix verwenden</p>

[Mehr zum Nummernkreis finden wir hier](https://doku.phamos.eu/books/erpnext-benutzerhandbuch/page/nummernkreis-naming-series "Nummernkreis (Naming Series)")

# E-Mail-Bericht (Email Digest)

[https://docs.erpnext.com/docs/v13/user/manual/en/setting-up/email/email-digest](https://docs.erpnext.com/docs/v13/user/manual/en/setting-up/email/email-digest)

## Einleitung

Dies ist eine im Standard aktivierte E-Mail-Mitteillung welche wir so konfigurieren können, damit wir modulbezogen eine Übersicht der Zahlen erhalten. Die Vorlage kann frei definiert werden. Im Standard ist eine leere Vorlage eingestellt. Diese wird täglich versendet.

[![image-1644416150078.png](https://doku.phamos.eu/uploads/images/gallery/2022-02/scaled-1680-/image-1644416150078.png)](https://doku.phamos.eu/uploads/images/gallery/2022-02/image-1644416150078.png)

## Einstellungen zum täglichen E-Mail-Bericht

##### Aktiviert

<table border="1" id="bkmrk-h%C3%A4kchen-auswirkung-j" style="border-collapse: collapse; width: 100%;"><tbody><tr><td style="width: 50%;">**Häkchen**</td><td style="width: 50%;">**Auswirkung**</td></tr><tr><td style="width: 50%;">Ja</td><td style="width: 50%;">Bericht wird an alle im Feld Empfänger genannten Adressen versendet. Die Häufigkeit wird über das Feld "Wie Häufig?" bestimmt.</td></tr><tr><td style="width: 50%;">Nein</td><td style="width: 50%;">Der Bericht wird nicht versendet.</td></tr></tbody></table>

## Rechnungswesen

[![image-1644416489763.png](https://doku.phamos.eu/uploads/images/gallery/2022-02/scaled-1680-/image-1644416489763.png)](https://doku.phamos.eu/uploads/images/gallery/2022-02/image-1644416489763.png)

## Arbeitsvorbereitung

[![image-1644416502127.png](https://doku.phamos.eu/uploads/images/gallery/2022-02/scaled-1680-/image-1644416502127.png)](https://doku.phamos.eu/uploads/images/gallery/2022-02/image-1644416502127.png)

## Andere

[![image-1644416513117.png](https://doku.phamos.eu/uploads/images/gallery/2022-02/scaled-1680-/image-1644416513117.png)](https://doku.phamos.eu/uploads/images/gallery/2022-02/image-1644416513117.png)