Projekte (Projects)
- Einführung in Projekte
- Projekt (Project)
- Vorgang (Task)
- Vorgänge in einem Projekt erstellen
- Projekt erstellen
- Projektfortschritt
- Projektplanung
- Projekttyp (Project Type)
- Projektevorlage (Project Template)
- Zeiterfassung (Timesheet)
- Aktivitätsart (Activity Type)
Einführung in Projekte
Einleitung
Das Modul Projekte befasst sich mit Projekte, Vorgängen, Zeiterfassungen und den dazugehörigen Aktivitätsarten und -kosten.
Ein Projekt ist ein zielgerichtetes, einmaliges Vorhaben, das aus einem Satz von abgestimmten, gesteuerten Tätigkeiten besteht und durchgeführt werden kann, um unter Berücksichtigung von Vorgaben wie etwa Zeit, Ressourcen (zum Beispiel Finanzierung bzw. Kosten, Produktions- und Arbeitsbedingungen, Personal und Betriebsmittel) und Qualität ein Ziel zu erreichen.[1]
ERPNext übernimmt dabei einige im Wikipedia genannten Merkmale in seinem Workflow. Um Projekte in ERPNext sinnvoll zu nutzen gilt es dies zu verfolgen.
- Zielgerichtet: Projekte werden aus gebuchten (Kunden-) Aufträgen heraus erstellt (Dies kann auch ein interner Auftrag sein).
- einmaliges Vorhaben: Ein Projekt ist für einen Auftrag zu verwenden. Projekte sollten nicht zu "Dauerprojekten" werden.
- abgestimmte und gesteuerte Tätigkeiten: Projekte werden mit Hilfe von Vorgängen geplant und durchgeführt. Über die Zuweisung dieser Vorgänge steuern wir wer was wann macht.
- Zeit: Anfang und Ende eines Projekts und den jeweiligen Vorgängen können wir in ERPNext bestimmen. Auch erhalten wir über die Zeitstempel der Zeiterfassung die tatsächlichen Daten
Eine Ressourcen zuweisung wie Personen, Fahrzeuge, Material, Werkzeug, Räume o.Ä. ist Stand jetzt (August 2021) nicht in ERPNext enthalten.
Übersicht
In der ersten Abbildung sehen wir die DocTypes welche wesentlich in jedem Projekt verwendet werden. Andere Doctypes, z.B. Transaktionen wie Lieferscheine oder Lagerbuchungen sind hier nicht abgebildet. Eine Ausnahme bilder der Auftrag der die Genese des Projekts darstellt.
Wie in der Einleitung zu lesen ist endstammt ein Projekt einem Zielgerichtetem Auftrag. Die Beschreibung des Projekts geht aus dem Auftrag hervor. Um die Erledigung des Auftrags zu erreichen sind eindeutige Schritte notwendig. Diese Schritte sich in ERPNext als Vorgänge bezeichnet.
Modul
Das Projekte befindet sich auf dem Desk. Dort sind standardmäßig in der Schnellauswahl die DocTypes Projekt, Vorgang, Gantt-Diagramm, Zeiterfassung und Aktivitätsart verlinkt.
DocTypes
Die DocTypes sind in drei Karten unterteilt:
Eine genauere Beschreibung der DocTypes befindet sich im Modulhandbuch Projekte
Rollen & Berechtigungen
Um im Modul Projekte zu arbeiten gibt es zwei vorgegebene Rollen. Den Projektleiter und den Nutzer Projekt.
Projektleiter
Nutzer Projekt
Projekt (Project)
Einleitung
Im Projekt verknüpfen wir eine Vielzahl an Transaktionen unserer täglichen Arbeit. Welche hängt natürlich stark von unserer Branche in welcher wir tätig sind ab.
Am oberen Menü-Band finden wir einige relevante Buttons:
- Projekte mit Aufgaben duplizieren:
- Staus setzen: Hier können wir den Status des Projekts händisch ändern.
- Gantt-Diagramm: Zeigt uns die Vorgänge des Projekts in einer Gantt-Ansicht
- Kanban-Tafel: Zeigt uns die Vorgänge des Projekts in einer Kanban-Ansicht
Projekt
- Vorgang
- Zeiterfassung
- Auslagenabrechnung
- Anfrage
- Projektaktualisierung
Material
- Materialanfrage
- Stückliste
- Lagerbuchung
Vertrieb
- Auftrag
- Lieferschein
- Ausgangsrechnung
Einkauf
- Bestellung
- Kaufbeleg
- Eingangsrechnung
Übersicht
Allgemein
Hier geben wir Information zum Projekt wie Name, Projektyp, Start- und Enddatum
Status
Abhängig vom Feld % abgeschlossene Methode kann der Status automatisch ermittelt werden. Die Höhe der % ergibt sich aus den Stati der Vorgänge des Projekts.
| Deutsch | Englisch | Beschreibung |
| Offen | Open | |
| Abgeschlossen | Completed | |
| Abgesagt | Cancelled |
Beispiel
z.B. ist bei der Methode Aufgabenerledigung ein Projekt zu 100% abgeschlossen wenn alle Vorgänge des Projekts abgeschlossen oder abgesagt sind.
Abteilung
Setzen wir hier eine Abteilung können wir unsere Projekte besser filtern und bei Bedarf mit Berechtigungen versehen, damit Abteilungen z.B. nur die eigenen Projekte sehen können.
Kundendaten
Hier verknüpfen wir zu einem Kunden und zu einem Auftrag. Erstellen wir das Projekt aus einem Auftrag heraus werden diese Daten automatisch gesetzt.
Anwender
Hier finden wir eine Tabelle in welcher wir Anwendern unseres Systems Zugang zum Projekt geben können. Diese können es dann z.B. im Portal einsehen um die Transparenz zu unseren Kunden oder Lieferanten zu verbessern.
Hinweise
Hier können wir in einem Volltext-Editor eine Projektbeschreibung festhalten.
Start- und Enddatum
Die hier angezeigten Daten werden automatisch generiert. Dies geschieht über die Zeiterfassungen welche wir zum Projekt buchen.
Kalkulation und Abrechnung
In diesem Abschnitt finden wir Information zu den betriebswirtschaflichen Kennzahlen unseres Projekts.
- Dieser Betrag wird vom Auftrag übernommen
- Wird über die Aktivitäten welche hinter den Zeiterfassungen zu finden sind.
- Auslagenabrechnugen
- Eingangsrechnungen
- Unternehmen
- Auftragswert aus Auftrag (Aufträge)?
- Gebuchte Zeiterfassungen
- Tatsächlich in Rechnung gestellte Leistungen über Ausgangsrechnungen
- Summe aus Lagerbuchungen
- Hier können wir eine Kostenstelle als Standardkostenstelle bestimmen
Marge
Die Handelspanne wird über alle Einnahmen und Ausgaben des Projekts bestimmt.
Überwachung der Fortschritte
Untergeordnete DocTypes
Vorgang (Task)
Einleitung
Wollen wir in ERPNext die Projekte auch zur Steuerung von Aufgaben verwenden nutzen wir den DocType Vorgang (Task). Vorgänge können in eine chronologische Abfolge gebracht werden und in Abhängigkeit zueinander gebracht werden. Weiter können Vorgänge für den Projektfortschritt verwendet werden. Hierzu gibt es unterschiedliche Möglichkeiten (Dazu weiter unten mehr).
Status
Folgende Stati können Vorgänge haben.
| Status | Status (english) |
Automatismen |
| Offen | Open | Bei erstellen eines neuen Vorgangs |
| In Bearbeitung | Working | Wenn die erste Zeiterfassung auf den Vorgang gebucht wird |
| Wartet auf Überprüfung | Pending Review | |
| Überfällig | Overdue | Wird geschaltet wenn Voraussichtliches Enddatum erreicht ist |
| Vorlage | Template | Markiert einen Vorgang als Vorlage für die Verwendung in zukünftigen Projekten |
| Abgeschlossen | Completed |
|
| Abgesagt | Canceled |
|
Die Stati können für die Verwendung von Zuweisungsregeln eingesetzt werden.
Allgemein
Ist Gruppe
Setzen wir dieses Merkmal können wir diesen Vorgang in anderen Vorgängen im Feld Übergeordneter Vorgang verwenden. Beim verwenden von Projektvorlagen kann dies ebenfalls aktiviert werden.
Ist Vorlage
Setzen wir dieses Merkmal kann der Vorgang in Projektvorlagen verwendet werden.
Zeitleiste
Vorgänge in einem Projekt erstellen
Einleitung
Vorgänge bilden die Teilbereiche eines Projekts ab. Sie werden zur Planung und Konzeption verwendet, an ihnen kann geprüft werden ob der Plan eingehalten werden kann und zur Rechnungsstellung verwendet werden.
Voraussetzungen
- Durchlesen von Einführung in das Modul Projekte
- Die Rolle Nutzer Projekt
- Ein bestehendes Projekt
Einen Vorgang aus einem Projekt heraus erstellen
Einen weiteren Vorgang abhängig zum ersten erstellen.
Folgeschritte
- Projektübersicht nach Gantt
Interne Links
Externe Links
Aufgaben
- Geben Sie Ihre Aufgabe hier ein, verwenden Sie "@", um sie einem Benutzer zuzuweisen, und "//", um ein Fälligkeitsdatum auszuwählen
Verwandte Artikel
Verwandte Artikel erscheinen hier basierend auf den Stichwörtern, die Sie auswählen. Klicken Sie, um das Makro zu bearbeiten und Stichwörter hinzuzufügen oder zu ändern.
Projekt erstellen
Einleitung
Voraussetzungen
- Die Rolle Projektleiter oder eine entsprechende Sonderberechtigung
- Einführung in das Modul Projekte
Neues Projekt
Schnelleingabe
Wir gehen in das Modul Projekte in das DocType Projekt und drücken auf Neu. Hier werden wir in der Schnelleingabe zur Eingabe von Projektname, Status, ggf. einer Vorlage und einem voraussichtlichem Enddatum aufgefordert.
In voller Ansicht bearbeiten
Um direkt mehr Informationen in einem Projekt zu hinterlegen erstellen wir ein Projekt der "vollen Ansicht" und gehen hierzu auf Neu und wählen dann In voller Ansicht bearbeiten. So können wir gleich im ersten Schritt schon mehr Information zum Projekt hinzufügen.
Folgeschritte
Interne Links
Externe Links
Projektfortschritt
Einleitung
Wir könenn aus Projekten heraus alle genannten Projektteilnehmer mit Informationen zum Fortschritt auf dem laufenden halten.
Die Mail wird in der Nacht nach 00:00 Uhr versendet.
Projektplanung
Einleitung
Vorgänge für die Kapazitätsplanung
In den Vorgängen werden Daten hinterlegt welche für die Kapazitätsplanung genutzt werden. Hiermit können Ressourcen und Termine stets im Auge behalten werden.
Die Dort eingetragenen Daten beeinflussen Kalender- und Gantt Ansichten.
Projekttyp (Project Type)
Einleitung
Dieser DocType spielt im Modul Projekte eine untergeordnete Rolle und dient lediglich zur Information über die unterschiedliche Typen welche wir bei den Projekten definieren möchten. Weiter können wir diesen DocType für eine kategorisierung verwendet und damit für automatische Zuweisungen und Berechtigungen gut genutzt werden.
Der Projekttyp ist im Standardfilter bei Projekt aktiv
Neben dem Titel gibt es ein Beschreibungsfeld in diesem DocTpye:
Beschreibungsfeld in Projekttyp
Navigation
Projektevorlage (Project Template)
Einleitung
ERPNext hilft und dabei unsere Abläufe schritt für schritt zu optimieren. Dabei hilft uns der DocType Projektvorlage. Mit dieser können wir, ähnlich einer Stückliste, ein Paket an Vorgängen zusammenzustellen welche in unserer Ablauf immer wieder zur Anwendung kommen. So können wir die Reprouzierbarkeit unserer Arbeit erhöhen was zur Steigerung der Qualität führt.
Felder
In Der Projektvorlage sehen wir die Verknüpfung zu den Projekten in welchen dies Vorlage verwendet wurde (1). Wir können den Projekttyp bestimmen (2) und in der Tabelle eine Sammlung an Vorgängen bestimmen welche wir in unserer Projektvorlage einsetzen möchten.
Untergeordnete Dokumente
Zeiterfassung (Timesheet)
Einleitung
Meldungen
Aktivitätsart (Activity Type)
Einleitung
Aktivitätsarten sind ein DocType im Modul Projekte. In ihnen können wir Kosten und Verrechnungssätze festlegen. Über eine Zusatzfunktion können wir die Kosten und die Verrechnungssätze auch pro Mitarbeiter einstellen.
Die Aktivitätsarten werden in der Projektzeiterfassung verwendet und helfen beim überwachen von Projektkosten.
Name
Die Benennung des DocTypes ist dynamisch und entspricht im Standard der von uns gewählten Aktivitätsbezeichnung.
Felder
| Bezeichnung |
Feldname |
Erklärung |
| Standardkosten (EUR) |
Kosten welche für diese Aktivität aufgewendet werden. |
|
| Standard-Rechnungspreis (EUR) |
Der Preis welchen wir als Ertrag für diese Aktivität einstellen möchten. |
|
| Deaktiviert |
Setzen wir das Häkchen ist die Aktivitätsart deaktiviert und kann nicht in der Zeiterfassung verwendet werden |