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Projekte (Projects)

Einführung in Projekte

Einleitung

Das Modul Projekte befasst sich mit Projekte, Vorgängen, Zeiterfassungen und den dazugehörigen Aktivitätsarten und -kosten.

Ein Projekt ist ein zielgerichtetes, einmaliges Vorhaben, das aus einem Satz von abgestimmten, gesteuerten Tätigkeiten besteht und durchgeführt werden kann, um unter Berücksichtigung von Vorgaben wie etwa Zeit, Ressourcen (zum Beispiel Finanzierung bzw. Kosten, Produktions- und Arbeitsbedingungen, Personal und Betriebsmittel) und Qualität ein Ziel zu erreichen.[1]

Quelle: https://de.wikipedia.org/wiki/Projekt

ERPNext übernimmt dabei einige im Wikipedia genannten Merkmale in seinem Workflow. Um Projekte in ERPNext sinnvoll zu nutzen gilt es dies zu verfolgen.

Eine Ressourcen zuweisung wie Personen, Fahrzeuge, Material, Werkzeug, Räume o.Ä. ist Stand jetzt (August 2021) nicht in ERPNext enthalten.

Übersicht

In der ersten Abbildung sehen wir die DocTypes welche wesentlich in jedem Projekt verwendet werden. Andere Doctypes, z.B. Transaktionen wie Lieferscheine oder Lagerbuchungen sind hier nicht abgebildet. Eine Ausnahme bilder der Auftrag der die Genese des Projekts darstellt.

Wie in der Einleitung zu lesen ist endstammt ein Projekt einem Zielgerichtetem Auftrag. Die Beschreibung des Projekts geht aus dem Auftrag hervor. Um die Erledigung des Auftrags zu erreichen sind eindeutige Schritte notwendig. Diese Schritte sich in ERPNext als Vorgänge bezeichnet.

 

 

 

 

 

Modul

Das Projekte befindet sich auf dem Desk. Dort sind standardmäßig in der Schnellauswahl die DocTypes Projekt, Vorgang, Gantt-Diagramm, Zeiterfassung und Aktivitätsart verlinkt.

DocTypes

Die DocTypes sind in drei Karten unterteilt:

Eine genauere Beschreibung der DocTypes befindet sich im Modulhandbuch Projekte

Rollen & Berechtigungen

Um im Modul Projekte zu arbeiten gibt es zwei vorgegebene Rollen. Den Projektleiter und den Nutzer Projekt.

Projektleiter

Nutzer Projekt

Projekt (Project)

Einleitung

Im Projekt verknüpfen wir eine Vielzahl an Transaktionen unserer täglichen Arbeit. Welche hängt natürlich stark von unserer Branche in welcher wir tätig sind ab.

Am oberen Menü-Band finden wir einige relevante Buttons:

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Projekt

Material

Vertrieb

Einkauf

Übersicht

Allgemein

Hier geben wir Information zum Projekt wie Name, Projektyp, Start- und Enddatum

Status

Abhängig vom Feld % abgeschlossene Methode kann der Status automatisch ermittelt werden. Die Höhe der % ergibt sich aus den Stati der Vorgänge des Projekts.

Deutsch Englisch Beschreibung
Offen Open  
Abgeschlossen Completed  
Abgesagt Cancelled  

Beispiel

z.B. ist bei der Methode Aufgabenerledigung ein Projekt zu 100% abgeschlossen wenn alle Vorgänge des Projekts abgeschlossen oder abgesagt sind.

Abteilung

Setzen wir hier eine Abteilung können wir unsere Projekte besser filtern und bei Bedarf mit Berechtigungen versehen, damit Abteilungen z.B. nur die eigenen Projekte sehen können.

Kundendaten

Hier verknüpfen wir zu einem Kunden und zu einem Auftrag. Erstellen wir das Projekt aus einem Auftrag heraus werden diese Daten automatisch gesetzt.

Anwender

Hier finden wir eine Tabelle in welcher wir Anwendern unseres Systems Zugang zum Projekt geben können. Diese können es dann z.B. im Portal einsehen um die Transparenz zu unseren Kunden oder Lieferanten zu verbessern.

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Hinweise

Hier können wir in einem Volltext-Editor eine Projektbeschreibung festhalten.

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Start- und Enddatum

Die hier angezeigten Daten werden automatisch generiert. Dies geschieht über die Zeiterfassungen welche wir zum Projekt buchen.

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Kalkulation und Abrechnung

In diesem Abschnitt finden wir Information zu den betriebswirtschaflichen Kennzahlen unseres Projekts.

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  1. Dieser Betrag wird vom Auftrag übernommen
  2. Wird über die Aktivitäten welche hinter den Zeiterfassungen zu finden sind.
  3. Auslagenabrechnugen
  4. Eingangsrechnungen
  5. Unternehmen
  6. Auftragswert aus Auftrag (Aufträge)?
  7. Gebuchte Zeiterfassungen
  8. Tatsächlich in Rechnung gestellte Leistungen über Ausgangsrechnungen
  9. Summe aus Lagerbuchungen
  10. Hier können wir eine Kostenstelle als Standardkostenstelle bestimmen

Marge

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Die Handelspanne wird über alle Einnahmen und Ausgaben des Projekts bestimmt.

Überwachung der Fortschritte

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Untergeordnete DocTypes

Vorgang (Task)

Einleitung

Wollen wir in ERPNext die Projekte auch zur Steuerung von Aufgaben verwenden nutzen wir den DocType Vorgang (Task). Vorgänge können in eine chronologische Abfolge gebracht werden und in Abhängigkeit zueinander gebracht werden. Weiter können Vorgänge für den Projektfortschritt verwendet werden. Hierzu gibt es unterschiedliche Möglichkeiten (Dazu weiter unten mehr).

Status

Folgende Stati können Vorgänge haben.

Status Status (english)
Automatismen
Offen Open Bei erstellen eines neuen Vorgangs
In Bearbeitung Working Wenn die erste Zeiterfassung auf den Vorgang gebucht wird
Wartet auf Überprüfung Pending Review  
Überfällig Overdue Wird geschaltet wenn Voraussichtliches Enddatum erreicht ist
Vorlage Template Markiert einen Vorgang als Vorlage für die Verwendung in zukünftigen Projekten
Abgeschlossen Completed
  • Zuweisungen werden geschlossen
  • Beeinflusst in % abgeschlossen Status des darüber liegenden Projekts
Abgesagt Canceled
  • Zuweisungen werden abgebrochen
  • Beeinflusst in % abgeschlossen Status des darüber liegenden Projekts

Die Stati können für die Verwendung von Zuweisungsregeln eingesetzt werden.

Allgemein

Ist Gruppe

Setzen wir dieses Merkmal können wir diesen Vorgang in anderen Vorgängen im Feld Übergeordneter Vorgang verwenden. Beim verwenden von Projektvorlagen kann dies ebenfalls aktiviert werden.

Ist Vorlage

Setzen wir dieses Merkmal kann der Vorgang in Projektvorlagen verwendet werden.

Zeitleiste

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Vorgänge in einem Projekt erstellen

Einleitung

Vorgänge bilden die Teilbereiche eines Projekts ab. Sie werden zur Planung und Konzeption verwendet, an ihnen kann geprüft werden ob der Plan eingehalten werden kann und zur Rechnungsstellung verwendet werden.

Voraussetzungen

Einen Vorgang aus einem Projekt heraus erstellen

Einen weiteren Vorgang abhängig zum ersten erstellen.

 

 

 

Folgeschritte

 

Aufgaben

 

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Projekt erstellen

Einleitung

 

Voraussetzungen

Neues Projekt

Schnelleingabe

Wir gehen in das Modul Projekte in das DocType Projekt und drücken auf Neu. Hier werden wir in der Schnelleingabe zur Eingabe von Projektname, Status, ggf. einer Vorlage und einem voraussichtlichem Enddatum aufgefordert.

In voller Ansicht bearbeiten

Um direkt mehr Informationen in einem Projekt zu hinterlegen erstellen wir ein Projekt der "vollen Ansicht" und gehen hierzu auf Neu und wählen dann  In voller Ansicht bearbeiten. So können wir gleich im ersten Schritt schon mehr Information zum Projekt hinzufügen.

Folgeschritte

 

 

 

Projektfortschritt

Einleitung

Wir könenn aus Projekten heraus alle genannten Projektteilnehmer mit Informationen zum Fortschritt auf dem laufenden halten.

 

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Die Mail wird in der Nacht nach 00:00 Uhr versendet.

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Projektplanung

Einleitung

Vorgänge für die Kapazitätsplanung

In den Vorgängen werden Daten hinterlegt welche für die Kapazitätsplanung genutzt werden. Hiermit können Ressourcen und Termine stets im Auge behalten werden.

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Die Dort eingetragenen Daten beeinflussen Kalender- und Gantt Ansichten.

Projekttyp (Project Type)

Einleitung

Dieser DocType spielt im Modul Projekte eine untergeordnete Rolle und dient lediglich zur Information über die unterschiedliche Typen welche wir bei den Projekten definieren möchten. Weiter können wir diesen DocType für eine kategorisierung verwendet und damit für automatische Zuweisungen und Berechtigungen gut genutzt werden.

Der Projekttyp ist im Standardfilter bei Projekt aktiv

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Neben dem Titel gibt es ein Beschreibungsfeld in diesem DocTpye:

image-1642964359015.pngBeschreibungsfeld in Projekttyp

Navigation

Projektevorlage (Project Template)

Einleitung

ERPNext hilft und dabei unsere Abläufe schritt für schritt zu optimieren. Dabei hilft uns der DocType Projektvorlage. Mit dieser können wir, ähnlich einer Stückliste, ein Paket an Vorgängen zusammenzustellen welche in unserer Ablauf immer wieder zur Anwendung kommen. So können wir die Reprouzierbarkeit unserer Arbeit erhöhen was zur Steigerung der Qualität führt.

Felder

In Der Projektvorlage sehen wir die Verknüpfung zu den Projekten in welchen dies Vorlage verwendet wurde (1). Wir können den Projekttyp bestimmen (2) und in der Tabelle eine Sammlung an Vorgängen bestimmen welche wir in unserer Projektvorlage einsetzen möchten.

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Untergeordnete Dokumente

 

Zeiterfassung (Timesheet)

Einleitung

 

 

Meldungen

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Das Actual -Enddatum der Aufgabe darf nicht nach dem Enddatum des Projekts liegen.
Antwort: Im Projekt auf welches die Zeiterfassung gebucht wird müssen wir im Abschnitt Allgemein das Voraussichtliches Enddatum ein späteres sein als das Enddatum welches wir in unserer Zeiterfassung angegeben haben.

 

Aktivitätsart (Activity Type)

Einleitung

Aktivitätsarten sind ein DocType im Modul Projekte. In ihnen können wir Kosten und Verrechnungssätze festlegen. Über eine Zusatzfunktion können wir die Kosten und die Verrechnungssätze auch pro Mitarbeiter einstellen.

Die Aktivitätsarten werden in der Projektzeiterfassung verwendet und helfen beim überwachen von Projektkosten.

Name

Die Benennung des DocTypes ist dynamisch und entspricht im Standard der von uns gewählten Aktivitätsbezeichnung.

Felder

Bezeichnung
Feldname
Erklärung
Standardkosten (EUR)

Kosten welche für diese Aktivität aufgewendet werden.
Standard-Rechnungspreis (EUR)

Der Preis welchen wir als Ertrag für diese Aktivität einstellen möchten.
Deaktiviert

Setzen wir das Häkchen ist die Aktivitätsart deaktiviert und kann nicht in der Zeiterfassung verwendet werden