# Kommunikation (Communication)

## Einleitung

E-Mail ist das führende Kommunikationsmittel in allen Geschäftslichen Bereichen. Auch ERPNext nutzt an vielen Stellen E-Mail. Das geht von E-Mailbenachrichtigungen wie eine Erinnerung an einen Termin oder den Versand eines wöchentlichen Berichts bestimmter Information an eine oder mehrere Personen des Unternehmens.

Ein- und Ausgehende E-Mails werden in ERPNext im DocType Kommunikation abgelegt. Dieser DocTypes ist Teil des frappe Frameworks und wird in ERPNext lediglich mitverwendet.

<p class="callout warning">Zwar kann ERPNext auch eingehende E-Mails verarbeiten und könnte auch als E-Mailpostfach genutzt werden, doch raten wir hiervon klar ab.  
Beispiel: Was passiert mit meiner E-Mail wenn ich mein ERPNext Passwort zurückgesetzt habe?</p>

## Felder

<table border="1" id="bkmrk-bezeichnung-feldname" style="border-collapse: collapse; width: 100%; height: 89.3907px;"><colgroup><col style="width: 33.3333%;"></col><col style="width: 33.3333%;"></col><col style="width: 33.3333%;"></col></colgroup><tbody><tr style="height: 29.7969px;"><td style="height: 29.7969px;">**Bezeichnung**</td><td style="height: 29.7969px;">**Feldname**</td><td style="height: 29.7969px;">**Erklärung**</td></tr><tr style="height: 29.7969px;"><td style="height: 29.7969px;">  
</td><td style="height: 29.7969px;">subject</td><td style="height: 29.7969px;">  
</td></tr><tr style="height: 29.7969px;"><td style="height: 29.7969px;">  
</td><td style="height: 29.7969px;">communication\_medium</td><td style="height: 29.7969px;">  
</td></tr><tr><td>  
</td><td>sender</td><td>  
</td></tr><tr><td>  
</td><td>recipients</td><td>  
</td></tr><tr><td>  
</td><td>cc</td><td>  
</td></tr><tr><td>  
</td><td>bcc</td><td>  
</td></tr></tbody></table>

<table border="1" id="bkmrk-bezeichnung-feldname-1" style="border-collapse: collapse; width: 100%; height: 89.3907px;"><colgroup><col style="width: 33.3333%;"></col><col style="width: 33.3333%;"></col><col style="width: 33.3333%;"></col></colgroup><tbody><tr style="height: 29.7969px;"><td style="height: 29.7969px;">**Bezeichnung**</td><td style="height: 29.7969px;">**Feldname**</td><td style="height: 29.7969px;">**Erklärung**</td></tr><tr style="height: 29.7969px;"><td style="height: 29.7969px;">  
</td><td style="height: 29.7969px;">content</td><td style="height: 29.7969px;">  
</td></tr></tbody></table>

<table border="1" id="bkmrk-bezeichnung-feldname-2" style="border-collapse: collapse; width: 100%; height: 89.3907px;"><colgroup><col style="width: 33.3333%;"></col><col style="width: 33.3333%;"></col><col style="width: 33.3333%;"></col></colgroup><tbody><tr style="height: 29.7969px;"><td style="height: 29.7969px;">**Bezeichnung**</td><td style="height: 29.7969px;">**Feldname**</td><td style="height: 29.7969px;">**Erklärung**</td></tr><tr style="height: 29.7969px;"><td style="height: 29.7969px;">  
</td><td style="height: 29.7969px;">communication\_type</td><td style="height: 29.7969px;">  
</td></tr><tr style="height: 29.7969px;"><td style="height: 29.7969px;">  
</td><td style="height: 29.7969px;">status</td><td style="height: 29.7969px;">  
</td></tr><tr><td>  
</td><td>sent\_or\_received</td><td>  
</td></tr></tbody></table>

<table border="1" id="bkmrk-bezeichnung-feldname-3" style="border-collapse: collapse; width: 100%; height: 89.3907px;"><colgroup><col style="width: 33.3333%;"></col><col style="width: 33.3333%;"></col><col style="width: 33.3333%;"></col></colgroup><tbody><tr style="height: 29.7969px;"><td style="height: 29.7969px;">**Bezeichnung**</td><td style="height: 29.7969px;">**Feldname**</td><td style="height: 29.7969px;">**Erklärung**</td></tr><tr style="height: 29.7969px;"><td style="height: 29.7969px;">  
</td><td style="height: 29.7969px;">communication\_date</td><td style="height: 29.7969px;">  
</td></tr><tr><td>  
</td><td>read\_receipt</td><td>  
</td></tr><tr><td>  
</td><td>send\_after</td><td>  
</td></tr><tr><td>  
</td><td>sender\_full\_name</td><td>  
</td></tr><tr><td>  
</td><td>read\_by\_recipient</td><td>  
</td></tr></tbody></table>

<table border="1" id="bkmrk-bezeichnung-feldname-4" style="border-collapse: collapse; width: 100%; height: 268.172px;"><colgroup><col style="width: 33.3333%;"></col><col style="width: 33.3333%;"></col><col style="width: 33.3333%;"></col></colgroup><tbody><tr style="height: 29.7969px;"><td style="height: 29.7969px;">**Bezeichnung**</td><td style="height: 29.7969px;">**Feldname**</td><td style="height: 29.7969px;">**Erklärung**</td></tr><tr style="height: 29.7969px;"><td style="height: 29.7969px;">  
</td><td style="height: 29.7969px;">reference\_doctype</td><td style="height: 29.7969px;">  
</td></tr><tr style="height: 29.7969px;"><td style="height: 29.7969px;">  
</td><td style="height: 29.7969px;">reference\_name</td><td style="height: 29.7969px;">  
</td></tr><tr style="height: 29.7969px;"><td style="height: 29.7969px;">  
</td><td style="height: 29.7969px;">reference\_owner</td><td style="height: 29.7969px;">  
</td></tr><tr style="height: 29.7969px;"><td style="height: 29.7969px;">  
</td><td style="height: 29.7969px;">email\_account</td><td style="height: 29.7969px;">  
</td></tr><tr style="height: 29.7969px;"><td style="height: 29.7969px;">  
</td><td style="height: 29.7969px;">user</td><td style="height: 29.7969px;">  
</td></tr><tr style="height: 29.7969px;"><td style="height: 29.7969px;">  
</td><td style="height: 29.7969px;">unread\_notification\_sent</td><td style="height: 29.7969px;">  
</td></tr><tr style="height: 29.7969px;"><td style="height: 29.7969px;">  
</td><td style="height: 29.7969px;">seen</td><td style="height: 29.7969px;">  
</td></tr><tr style="height: 29.7969px;"><td style="height: 29.7969px;">  
</td><td style="height: 29.7969px;">  
</td><td style="height: 29.7969px;">  
</td></tr></tbody></table>

<table border="1" id="bkmrk-bezeichnung-feldname-5" style="border-collapse: collapse; width: 100%; height: 268.172px;"><colgroup><col style="width: 33.3333%;"></col><col style="width: 33.3333%;"></col><col style="width: 33.3333%;"></col></colgroup><tbody><tr style="height: 29.7969px;"><td style="height: 29.7969px;">**Bezeichnung**</td><td style="height: 29.7969px;">**Feldname**</td><td style="height: 29.7969px;">**Erklärung**</td></tr><tr style="height: 29.7969px;"><td style="height: 29.7969px;">  
</td><td style="height: 29.7969px;">message\_id</td><td style="height: 29.7969px;">  
</td></tr><tr><td>  
</td><td>email\_status</td><td>  
</td></tr></tbody></table>

## Anhänge

Empfängt das System eine E-Mail mit Anhängen werden diese im linken Menü-Band angezeigt:

[![image-1642692250736.png](https://doku.phamos.eu/uploads/images/gallery/2022-01/scaled-1680-/image-1642692250736.png)](https://doku.phamos.eu/uploads/images/gallery/2022-01/image-1642692250736.png)

Alle Anhänge die via E-Mail in unser System gelangen werden automatisch als "Ist Privat" markiert. Diese sind dann unter dem Pfad

```
/private/files/dateiname.dateiendung
```

zu finden. Alle Anhänge werden im Ordner **Attachment** abgelegt.

Mehr zum Thema Anhänge und Datei finden wir [hier](https://doku.phamos.eu/books/erpnext-benutzerhandbuch/page/anhange-attachments "Anhänge (Attachments)").

## Status

[![image-1622792567432.png](https://doku.phamos.eu/uploads/images/gallery/2021-06/scaled-1680-/image-1622792567432.png)](https://doku.phamos.eu/uploads/images/gallery/2021-06/image-1622792567432.png)

## Ansichten

Dem DocType Kommunikation eigen ist die "Inbox View". Diese Ansicht kann als E-Mail-Client verstanden werden

[![image-1622797074069.png](https://doku.phamos.eu/uploads/images/gallery/2021-06/scaled-1680-/image-1622797074069.png)](https://doku.phamos.eu/uploads/images/gallery/2021-06/image-1622797074069.png)

### Spam

### Müll

[![image-1622797135158.png](https://doku.phamos.eu/uploads/images/gallery/2021-06/scaled-1680-/image-1622797135158.png)](https://doku.phamos.eu/uploads/images/gallery/2021-06/image-1622797135158.png)

Wird eine E-Mail in den Papierkorb verschoeben landet sie an diesem Ort.

## E-Mails bearbeiten

Öffnen wir die Kommunikation haben wir folgende Möglichkeiten der Manipulation

[![image-1622792713346.png](https://doku.phamos.eu/uploads/images/gallery/2021-06/scaled-1680-/image-1622792713346.png)](https://doku.phamos.eu/uploads/images/gallery/2021-06/image-1622792713346.png)

### Schließen

Setzt den Status der E-Mail auf Geschlossen.

### Verknüpfen (Relink)

Über den Button Verknüpfen können wir die E-Mail jedem existierendem DocType zuordnen.

[![image-1622793845855.png](https://doku.phamos.eu/uploads/images/gallery/2021-06/scaled-1680-/image-1622793845855.png)  
Relink Pop-Up](https://doku.phamos.eu/uploads/images/gallery/2021-06/image-1622793845855.png)

Die Kommunikation wird dann im Verlauf des entsprechenden DocTypes verknüpft

[![image-1622793961248.png](https://doku.phamos.eu/uploads/images/gallery/2021-06/scaled-1680-/image-1622793961248.png)E-Mail im Verlauf des Doctypes](https://doku.phamos.eu/uploads/images/gallery/2021-06/image-1622793961248.png)

<p class="callout warning">Leider funktioniert an dieser Stelle die Übersetzung nicht richtig. So finden wir den richtigen DocType nur über die Eingabe in englischer Sprache: [![image-1622793692988.png](https://doku.phamos.eu/uploads/images/gallery/2021-06/scaled-1680-/image-1622793692988.png)Übersetzungsproblem im Relink Pop-Up](https://doku.phamos.eu/uploads/images/gallery/2021-06/image-1622793692988.png)</p>

### Antworten

### Aktionen

[![image-1622792784759.png](https://doku.phamos.eu/uploads/images/gallery/2021-06/scaled-1680-/image-1622792784759.png)](https://doku.phamos.eu/uploads/images/gallery/2021-06/image-1622792784759.png)

#### Allen antworten

Damit beantworten wir die E-Mail und inkludieren alle Adressaten welche im Feld Von und CC eingetragen sind

[![image-1622796316251.png](https://doku.phamos.eu/uploads/images/gallery/2021-06/scaled-1680-/image-1622796316251.png)](https://doku.phamos.eu/uploads/images/gallery/2021-06/image-1622796316251.png)

#### Weiterleiten

Öffnet ein Pop-Up zum weiterleiten der E-Mail Kommunikation

[![image-1622796454132.png](https://doku.phamos.eu/uploads/images/gallery/2021-06/scaled-1680-/image-1622796454132.png)](https://doku.phamos.eu/uploads/images/gallery/2021-06/image-1622796454132.png)

<p class="callout info">dies kann falsch übersetzt sein mit "Nach Vorne"</p>

#### Als ungelesen/gelesen markieren

Abhängig vom Häkchen können wir hier gelesen oder ungelesen setzen.

[![image-1622796575080.png](https://doku.phamos.eu/uploads/images/gallery/2021-06/scaled-1680-/image-1622796575080.png)](https://doku.phamos.eu/uploads/images/gallery/2021-06/image-1622796575080.png)

#### Bewegen

Hiermit können wir die E-Mail in ein anderes, in ERPNext eingebundenes, E-Mail-Konto verschieben.

[![image-1622796668126.png](https://doku.phamos.eu/uploads/images/gallery/2021-06/scaled-1680-/image-1622796668126.png)](https://doku.phamos.eu/uploads/images/gallery/2021-06/image-1622796668126.png)

#### Als Spam markieren

Markiert die E-Mail als Spam

[![image-1622796746668.png](https://doku.phamos.eu/uploads/images/gallery/2021-06/scaled-1680-/image-1622796746668.png)](https://doku.phamos.eu/uploads/images/gallery/2021-06/image-1622796746668.png)

Das System erstellen dazu dann einen Eintrag vom DocType E-Mail-Regel (Email Rule)

[![image-1622796868241.png](https://doku.phamos.eu/uploads/images/gallery/2021-06/scaled-1680-/image-1622796868241.png)](https://doku.phamos.eu/uploads/images/gallery/2021-06/image-1622796868241.png)

<p class="callout warning">Um diese Einstellung rückgängig zu machen, sprich den E-Mailregel zu löschen werden Administratoren-Rechte benötigt.</p>

#### In den Papierkorb verschieben

Verschiebt die E-Mail in den Papierkorb

[![image-1622796965575.png](https://doku.phamos.eu/uploads/images/gallery/2021-06/scaled-1680-/image-1622796965575.png)](https://doku.phamos.eu/uploads/images/gallery/2021-06/image-1622796965575.png)

#### Erstellen/Create/Make

Eine Kommunikation vom Typ E-Mail kann der Antoß zu einem Prozess sein. Wir können die E-Mail in folgende DocTypes umwandeln

- Kontakt
- Lead
- Chance
- Anfrage

[![image-1622792967069.png](https://doku.phamos.eu/uploads/images/gallery/2021-06/scaled-1680-/image-1622792967069.png)](https://doku.phamos.eu/uploads/images/gallery/2021-06/image-1622792967069.png)

#### Kontakt

Erstellen aus dem Absender der E-Mail den DocType Kontakt.

#### Lead

Aus der E-Mail wird ein Lead erstellt. Dabei wird der Absendename der E-Mail als Name der Person im Lead eingesetzt und die Absender E-Mailadresse als E-Mailadresse. Beim erstellen des Leads wird ein gleichnamiger Kontakt erstellt.

#### Chance

Hier können wir aus der E-Mail eine Chance erstellen.

Ist der Absender der E-Mail als Kontakt hinterlegt und z.B. mit einem Lead oder Kunden verknüpft werden diese Daten automatisch in der Anfrage eingetragen.

#### Anfrage

Weist der Inhalt der E-Mail auf ein Problem technischer Natur hin können wir darauf eine Anfrage erstellen.  
Ist der Absender der E-Mail als Kontakt hinterlegt und z.B. mit einem Lead oder Kunden verknüpft werden diese Daten automatisch in der Anfrage eingetragen.

## E-Mail beantworten

Über den Button Antworten können wir auf eine E-Mail Antworten

[![image-1622792666591.png](https://doku.phamos.eu/uploads/images/gallery/2021-06/scaled-1680-/image-1622792666591.png)](https://doku.phamos.eu/uploads/images/gallery/2021-06/image-1622792666591.png)

[![image-1622792632879.png](https://doku.phamos.eu/uploads/images/gallery/2021-06/scaled-1680-/image-1622792632879.png)](https://doku.phamos.eu/uploads/images/gallery/2021-06/image-1622792632879.png)

Beantworten wir eine E-Mail über den Button Antworten ändert sich der Status auf beantwortet.

## Signatur Fußzeile

[Die E-Mailfußzeile kann an diversten Orten eingestellt werden.](https://doku.phamos.eu/books/erpnext-benutzerhandbuch/page/e-mailsignatur-hinzufugen)