Automation
- Zuweisungsregel (Assignment Rule)
- Dokumentbenennungsregel (Document Naming Rule)
- Automatische Wiederholung (Auto Repeat)
Zuweisungsregel (Assignment Rule)
Einleitung
Mit den Zuweisungsregeln in ERPNext können wir einstellen, dass ein DocType, anhand von definierten Merkmalen, einer Benutzerin des Systems zugewiesen wird. Diese ist eine der Automations-Funktionen des Systems ERPNext.
Ein hervorhebenes Merkmal in ERPNext ist das automatische Zuweisen von Dokumenten. Anhand von Regeln welche über
In der Zuweisungsregel können wir sehen auf wen sie zuletzt angewendet wurde
Im DocType Aufgabe finden wir ebenfalls Information darüber, dass die Aufgabe über eine Zuweisungsregel erstellt wurde
Zuweisungsregeln können aktuell (2021) immer nur dann verwendet werden, wenn keine Zuweisung aktiv ist. Sprich, ist eine DocType Instanz einem Anwender zugewiesen kann die gleiche DocType Instanz keiner weiteren Person via Zuweisungsregel zugewiesen werden.
Um dieses Problem zu umgehen können zusätzlich zu Zuweisungsregeln noch Mitteilungen per E-Mail eingesetzt werden. Mehr dazu hier: https://doku.phamos.eu/books/erpnext-benutzerhandbuch/page/mitteilung-notification
Allgemein
DokumententypFälligkeitsdarum basiert aufPrioritätDeaktiviertBeschreibung
Zuweisungsregeln
Bedingung zuweisenZuweisung der Bedingung aufhebenZustand schließen
Zuordnungstage
1. Zuordnungstage
Benutzern zuweisen
1. Regel
| Regel | Erklärung |
| Round Robin | Die Regel bedient die genannten Nutzer in 2. Benutzer reihum |
| Lastverteilung | Die Zuweisung erfolgt abhängig der Anzahl der offenen Aufgaben einer Benutzerin. Sie wird derjenigen Benutzerin zugewiesen welche die wenigsten offen Aufgaben hat. |
| Basierend auf Feld |
Bei dieser Variante können wir ein Feld in dem Doctype, auf welches diese Regel angewendet wird bestimmen.
Es werden nur Felder angezeigt mit der Option "User". https://frappeframework.com/docs/v13/user/en/basics/doctypes/docfield |
2. Benutzer
Hier bestimmen wir welche Benutzerinnen des Systems durch diese Regel bedient werden.
2.2. Feld
Hier wird eine Benutzerin bestimmt wenn die Regel 'Basierend auf Feld' angwendet wird. Ist eine andere Regel gewählt ist das Feld ausgeblendet.
3. Letzter Benutzer
Zeigt uns die Benutzerin die zuletzt durch diese Regel bedient wurde.
"Must Haves"
Damit Zuweisungsregeln gut funktionieren erweitern wir ein paar Pflichtfelder
Lead
Chance
Anfrage
Projekt
Beispiele
Projekte an Verantwortlichen deligieren
Damit die Zuweisungsregel sinnvoll greift geben wir immer ein Datum bei "Fälligkeit basiert auf" an. In diesem Fall wann das Projekt beginnt. Das entsprechende Feld sollte im Projekt dann als Pflichtfeld eingestellt werden, damit wir sicher sagen können, dass dort auch ein Wert eingetragen ist.
Vorgang
Weiterführende Links
Quellen & Verweise
Dokumentbenennungsregel (Document Naming Rule)
Einleitung
Mit diesem DocType können wir sehr individuelle Nummernkreise anhand von Merkmalen des Belegs machen. So können wir z.B. den Rechnungskreis abhängig des ausgewählten Unternehmens einstellen.
Vorkenntnisse
Um dieses DocType einzusetzen sollten wir unbedingt das Thema
beherrschen.
Felder
| Bezeichnung |
Feldname |
Erklärung |
Naming
| Bezeichnung |
Feldname |
Erklärung |
| Zähler |
counter |
This shows the last digit of the most recent Voucher created. When deleting a saved document this does not go back by one (like it does when using regular "Naming Series") |
Erklärungen
Update Counter
sollten wir bereits Belege erstellt haben die den Nummerkreis entsprechend hochgesetzt haben müssen wir den Zähler an der Stelle ansetzen wo wir zuletzt waren. Hier am Beispiel der Ausgangsrechnung sehen wir wie wir das zügig ermitteln können. WIr sortieren nach name absteigend und filtern dann den entsprechenden Nummernkreis.
Dann stellen wir den Counter entsprechend
Dokumentenbennenungsregel erstellen
In der Dokumentbenennungsregel kann für verschiedenste Dokumente eine Aufzählregel erstellt und bearbeitet werden.
Regelbedingungen
Abhängig vom zuvor gewählten DocType können wir in den Regelbedingen bestimmen, dass die Bennung durch ein bestimmtes Feld entschieden wird. Hier im Beispiel erstellen wir einen Regel die den Kunden welcher in einer Anfrage ausgewählt ist mit den Namen aufnehmen.
Die Bennenung ist dann
ISS-Customer-#####
Dies erlaubt uns Kundenspezifische Bennenungen zu realisieren.
Nach dem speichern, wird jeder neue Vertrag, nach der eingestellten Regel benannt.
Beispiele
Rechnungskreis abhängig von Fiirma
Verwenden wir in ERPNext eine Multi Company Setup, können wir einstellen, dass der Nummernkreis der Ausgangsrechnung abhängig von der ausgewählten Firma ist
Im gezeigten Beispiel wird die ID des Dokuments
INV-2022-3-00001
erstellt wenn die GmbH (Austria) als Unternehmen in der Ausgangsrechnung ausgewählt ist.
Sollte bei Ersteinrichtung oder aber zum Jahreswechsel passieren, da wir nicht im Nummernkreis springen können
Automatische Wiederholung (Auto Repeat)
Einleitung
Aktivieren wir die automatische Wiederholung für einen DocType wird ein Feld erstellt welches in Verknüpfung zur Automatischen Wiederholung hält #1. Weiter wird im linken Menüband des Doctypes ebenfalls ein Verweis sichtbar #2
Felder
| Bezeichnung | Feldname | Erklärung |
| Deaktiviert | Setzen wir hier das Häkchen wird die Automatische Wiederholung ausgesetzt. |
| Bezeichnung | Feldname | Erklärung |
| Verlinkung zum Dokumententyp. Dieser bestimmt die Auswahlmöglichkeit für das Referenzdokument | ||
| Referenzdokument | Verknüpfung zum Dokument auf welches die automatische Wiederholung angewendet werden soll. | |
| Startdatum | Beginn der automatischen Wiederholung | |
| Enddatum | Ende der automatischen Wiederholung |
| Bezeichnung | Feldname | Erklärung |
| Häufigkeit |
In dieser Auswahl können wir bestimmen in welchem Turnus die Wiederholung ausgelöst werden soll. Zur Auswahl stehen
|
|
| Nächste Termine Datum | In diesem Read-Only Feld sehen wir zu welchem Termin die nächste Wiederholung greifen wird. |
| Bezeichnung | Feldname | Erklärung |
| An Tagen wiederholen | In dieser Tabelle können wir Tage der Woche bestimmen an welchen die Wiederholung greifen soll. |
Mitteilung
Aktivieren wir eine Mitteilung, können wir diverse Einstellungen zu eben dieser machen
| Bezeichnung | Feldname | Erklärung |
| Per E-Mail benachrichtigen | Aktivieren wir dies, können wir einstellen, da | |
| Empfänger | recipients | Hier tragen wir E-Mailadressen ein, welche über die Automatische Wiederholung des Referenzdokuments informiert werden |
| Vorlage | Verknüpfung zu einer E-Mailvorlage welche für die Mitteilung verwendet werden soll | |
| Betreff | Betreff der E-Mailmitteilung wie sie für den Empfänger in seinem E-Mailclient sichbar sein wird | |
| Botschaft |
Der Inhalt der E-Mail. Hier können wir mit Jinja arbeiten: |
|
| Vorschau Nachricht |
Ein Button der uns die Botschaft in einer Vorschau anzeigt in welchem wir prüfen können, ob das Jinja korrekt ist
|
|
| Druckformat |
Verknüpfung zu einem Druckformat des Referenzdokuments. Das angehängte PDF welches an die Empfängerin wird dieser Auswahl entsprechend formatiert. |
