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Automation

Zuweisungsregel (Assignment Rule)

Einleitung

 

Mit den Zuweisungsregeln in ERPNext können wir einstellen, dass ein DocType, anhand von definierten Merkmalen, einer Benutzerin des Systems zugewiesen wird. Diese ist eine der Automations-Funktionen des Systems ERPNext.

Ein hervorhebenes Merkmal in ERPNext ist das automatische Zuweisen von Dokumenten. Anhand von Regeln welche über

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In der Zuweisungsregel können wir sehen auf wen sie zuletzt angewendet wurde

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Im DocType Aufgabe finden wir ebenfalls Information darüber, dass die Aufgabe über eine Zuweisungsregel erstellt wurde

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Zuweisungsregeln können aktuell (2021) immer nur dann verwendet werden, wenn keine Zuweisung aktiv ist. Sprich, ist eine DocType Instanz einem Anwender zugewiesen kann die gleiche DocType Instanz keiner weiteren Person via Zuweisungsregel zugewiesen werden.

Um dieses Problem zu umgehen können zusätzlich zu Zuweisungsregeln noch Mitteilungen per E-Mail eingesetzt werden. Mehr dazu hier: https://doku.phamos.eu/books/erpnext-benutzerhandbuch/page/mitteilung-notification

Allgemein

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DokumententypFälligkeitsdarum basiert aufPrioritätDeaktiviertBeschreibung

Zuweisungsregeln

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Bedingung zuweisenZuweisung der Bedingung aufhebenZustand schließen

Zuordnungstage

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1. Zuordnungstage

Benutzern zuweisen

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1. Regel
Regel Erklärung
Round Robin Die Regel bedient die genannten Nutzer in 2. Benutzer reihum
Lastverteilung Die Zuweisung erfolgt abhängig der Anzahl der offenen Aufgaben einer Benutzerin. Sie wird derjenigen Benutzerin zugewiesen welche die wenigsten offen Aufgaben hat.
Basierend auf Feld

Bei dieser Variante können wir ein Feld in  dem Doctype, auf welches diese Regel angewendet wird bestimmen.

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Es werden nur Felder angezeigt mit der Option "User". https://frappeframework.com/docs/v13/user/en/basics/doctypes/docfield

2. Benutzer

Hier bestimmen wir welche Benutzerinnen des Systems durch diese Regel bedient werden.

2.2. Feld

Hier wird eine Benutzerin bestimmt wenn die Regel 'Basierend auf Feld' angwendet wird. Ist eine andere Regel gewählt ist das Feld ausgeblendet.

3. Letzter Benutzer

Zeigt uns die Benutzerin die zuletzt durch diese Regel bedient wurde.

"Must Haves"

Damit Zuweisungsregeln gut funktionieren erweitern wir ein paar Pflichtfelder

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Lead

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Chance

Anfrage

Projekt

Beispiele

Projekte an Verantwortlichen deligieren

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Damit die Zuweisungsregel sinnvoll greift geben wir immer ein Datum bei "Fälligkeit basiert auf" an. In diesem Fall wann das Projekt beginnt. Das entsprechende Feld sollte im Projekt dann als Pflichtfeld eingestellt werden, damit wir sicher sagen können, dass dort auch ein Wert eingetragen ist.

Vorgang

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Quellen & Verweise

Dokumentbenennungsregel (Document Naming Rule)

Einleitung

Mit diesem DocType können wir sehr individuelle Nummernkreise anhand von Merkmalen des Belegs machen. So können wir z.B. den Rechnungskreis abhängig des ausgewählten Unternehmens einstellen.

Vorkenntnisse

Um dieses DocType einzusetzen sollten wir unbedingt das Thema

beherrschen.

Felder

Bezeichnung
Feldname
Erklärung





 

Naming


Bezeichnung
Feldname
Erklärung



Zähler
counter
This shows the last digit of the most recent Voucher created. When deleting a saved document this does not go back by one (like it does when using regular "Naming Series")

 

Erklärungen

Update Counter

sollten wir bereits Belege erstellt haben die den Nummerkreis entsprechend hochgesetzt haben müssen wir den Zähler an der Stelle ansetzen wo wir zuletzt waren. Hier am Beispiel der Ausgangsrechnung sehen wir wie wir das zügig ermitteln können. WIr sortieren nach name absteigend und filtern dann den entsprechenden Nummernkreis.

grafik.png

Dann stellen wir den Counter entsprechend

update_counter_docuement_naming_rule.gif

Dokumentenbennenungsregel erstellen

In der Dokumentbenennungsregel kann für verschiedenste Dokumente eine Aufzählregel erstellt und bearbeitet werden.

Regelbedingungen

Abhängig vom zuvor gewählten DocType können wir in den Regelbedingen bestimmen, dass die Bennung durch ein bestimmtes Feld entschieden wird. Hier im Beispiel erstellen wir einen Regel die den Kunden welcher in einer Anfrage ausgewählt ist mit den Namen aufnehmen.

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Die Bennenung ist dann

ISS-Customer-#####

Dies erlaubt uns Kundenspezifische Bennenungen zu realisieren.

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Nach dem speichern, wird jeder neue Vertrag, nach der eingestellten Regel benannt.

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Beispiele

Rechnungskreis abhängig von Fiirma

Verwenden wir in ERPNext eine Multi Company Setup, können wir einstellen, dass der Nummernkreis der Ausgangsrechnung abhängig von der ausgewählten Firma ist

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Im gezeigten Beispiel wird die ID des Dokuments

INV-2022-3-00001

erstellt wenn die GmbH (Austria) als Unternehmen in der Ausgangsrechnung ausgewählt ist.

Sollte bei Ersteinrichtung oder aber zum Jahreswechsel passieren, da wir nicht im Nummernkreis springen können

Automatische Wiederholung (Auto Repeat)

Einleitung

Aktivieren wir die automatische Wiederholung für einen DocType wird ein Feld erstellt welches in Verknüpfung zur Automatischen Wiederholung hält #1. Weiter wird im linken Menüband des Doctypes ebenfalls ein Verweis sichtbar #2

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Felder

Bezeichnung Feldname Erklärung
Deaktiviert
Setzen wir hier das Häkchen wird die Automatische Wiederholung ausgesetzt.
Bezeichnung Feldname Erklärung

Verlinkung zum Dokumententyp. Dieser bestimmt die Auswahlmöglichkeit für das Referenzdokument
Referenzdokument
Verknüpfung zum Dokument auf welches die automatische Wiederholung angewendet werden soll.
Startdatum
Beginn der automatischen Wiederholung
Enddatum
Ende der automatischen Wiederholung
Bezeichnung Feldname Erklärung
Häufigkeit

In dieser Auswahl können wir bestimmen in welchem Turnus die Wiederholung ausgelöst werden soll. Zur Auswahl stehen

  • Täglich
  • Wöchentlich
  • Monatlich
  • Quartalsweise
  • Halbjährlich
  • Jährlich
Nächste Termine Datum
In diesem Read-Only Feld sehen wir zu welchem Termin die nächste Wiederholung greifen wird.


Mitteilung

Aktivieren wir eine Mitteilung, können wir diverse Einstellungen zu eben dieser machen

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Bezeichnung Feldname Erklärung
Per E-Mail benachrichtigen
Aktivieren wir dies, können wir einstellen, da
Empfänger recipients Hier tragen wir E-Mailadressen ein, welche über die Automatische Wiederholung des Referenzdokuments informiert werden
Vorlage
Verknüpfung zu einer E-Mailvorlage welche für die Mitteilung verwendet werden soll
Betreff
Betreff der E-Mailmitteilung wie sie für den Empfänger in seinem E-Mailclient sichbar sein wird
Botschaft

Der Inhalt der E-Mail. Hier können wir mit Jinja arbeiten:

Please find attached {{ doc.doctype }} #{{ doc.name }}
Vorschau Nachricht

Ein Button der uns die Botschaft in einer Vorschau anzeigt in welchem wir prüfen können, ob das Jinja korrekt ist

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Druckformat

Verknüpfung zu einem Druckformat des Referenzdokuments. Das angehängte PDF welches an die Empfängerin wird dieser Auswahl entsprechend formatiert.