# Automation # Zuweisungsregel (Assignment Rule) ## Einleitung Mit den Zuweisungsregeln in ERPNext können wir einstellen, dass ein DocType, anhand von definierten Merkmalen, einer Benutzerin des Systems zugewiesen wird. Diese ist eine der Automations-Funktionen des Systems ERPNext. Ein hervorhebenes Merkmal in ERPNext ist das automatische Zuweisen von Dokumenten. Anhand von Regeln welche über [![image-1626358031268.png](https://doku.phamos.eu/uploads/images/gallery/2021-07/scaled-1680-/image-1626358031268.png)](https://doku.phamos.eu/uploads/images/gallery/2021-07/image-1626358031268.png) In der Zuweisungsregel können wir sehen auf wen sie zuletzt angewendet wurde [![image-1637228947510.png](https://doku.phamos.eu/uploads/images/gallery/2021-11/scaled-1680-/image-1637228947510.png)](https://doku.phamos.eu/uploads/images/gallery/2021-11/image-1637228947510.png) Im DocType Aufgabe finden wir ebenfalls Information darüber, dass die Aufgabe über eine Zuweisungsregel erstellt wurde [![image-1637228900843.png](https://doku.phamos.eu/uploads/images/gallery/2021-11/scaled-1680-/image-1637228900843.png)](https://doku.phamos.eu/uploads/images/gallery/2021-11/image-1637228900843.png)

Zuweisungsregeln können aktuell (2021) immer nur dann verwendet werden, wenn keine Zuweisung aktiv ist. Sprich, ist eine DocType Instanz einem Anwender zugewiesen kann die gleiche DocType Instanz keiner weiteren Person via Zuweisungsregel zugewiesen werden. Um dieses Problem zu umgehen können zusätzlich zu Zuweisungsregeln noch Mitteilungen per E-Mail eingesetzt werden. Mehr dazu hier: [https://doku.phamos.eu/books/erpnext-benutzerhandbuch/page/mitteilung-notification](https://doku.phamos.eu/books/erpnext-benutzerhandbuch/page/mitteilung-notification)

## Allgemein [![image-1644623803045.png](https://doku.phamos.eu/uploads/images/gallery/2022-02/scaled-1680-/image-1644623803045.png)](https://doku.phamos.eu/uploads/images/gallery/2022-02/image-1644623803045.png) ##### DokumententypFälligkeitsdarum basiert aufPrioritätDeaktiviertBeschreibung ## Zuweisungsregeln [![image-1644623873519.png](https://doku.phamos.eu/uploads/images/gallery/2022-02/scaled-1680-/image-1644623873519.png)](https://doku.phamos.eu/uploads/images/gallery/2022-02/image-1644623873519.png) ##### Bedingung zuweisenZuweisung der Bedingung aufhebenZustand schließen ## Zuordnungstage [![image-1644623952314.png](https://doku.phamos.eu/uploads/images/gallery/2022-02/scaled-1680-/image-1644623952314.png)](https://doku.phamos.eu/uploads/images/gallery/2022-02/image-1644623952314.png) ##### 1. Zuordnungstage ## Benutzern zuweisen [![image-1644624036857.png](https://doku.phamos.eu/uploads/images/gallery/2022-02/scaled-1680-/image-1644624036857.png)](https://doku.phamos.eu/uploads/images/gallery/2022-02/image-1644624036857.png) ##### 1. Regel
**Regel****Erklärung**
Round RobinDie Regel bedient die genannten Nutzer in [2. Benutzer](https://doku.phamos.eu/link/714#bkmrk-2.-benutzer) reihum
LastverteilungDie Zuweisung erfolgt abhängig der Anzahl der offenen Aufgaben einer Benutzerin. Sie wird derjenigen Benutzerin zugewiesen welche die wenigsten offen Aufgaben hat.
Basierend auf FeldBei dieser Variante können wir ein Feld in dem Doctype, auf welches diese Regel angewendet wird bestimmen. [![image-1644625210402.png](https://doku.phamos.eu/uploads/images/gallery/2022-02/scaled-1680-/image-1644625210402.png)](https://doku.phamos.eu/uploads/images/gallery/2022-02/image-1644625210402.png)

Es werden nur Felder angezeigt mit der Option "User". [https://frappeframework.com/docs/v13/user/en/basics/doctypes/docfield](https://frappeframework.com/docs/v13/user/en/basics/doctypes/docfield)

##### 2. Benutzer Hier bestimmen wir welche Benutzerinnen des Systems durch diese Regel bedient werden. ##### 2.2. Feld Hier wird eine Benutzerin bestimmt wenn die [Regel](https://doku.phamos.eu/link/714#bkmrk-1.-regel) 'Basierend auf Feld' angwendet wird. Ist eine andere Regel gewählt ist das Feld ausgeblendet. ##### 3. Letzter Benutzer Zeigt uns die Benutzerin die zuletzt durch diese Regel bedient wurde. ## "Must Haves" Damit Zuweisungsregeln gut funktionieren erweitern wir ein paar Pflichtfelder [![image-1636124419825.png](https://doku.phamos.eu/uploads/images/gallery/2021-11/scaled-1680-/image-1636124419825.png)](https://doku.phamos.eu/uploads/images/gallery/2021-11/image-1636124419825.png) ### Lead [![image-1637090156377.png](https://doku.phamos.eu/uploads/images/gallery/2021-11/scaled-1680-/image-1637090156377.png)](https://doku.phamos.eu/uploads/images/gallery/2021-11/image-1637090156377.png) ### Chance ### Anfrage ### Projekt #### Beispiele ##### Projekte an Verantwortlichen deligieren [![image-1636123742213.png](https://doku.phamos.eu/uploads/images/gallery/2021-11/scaled-1680-/image-1636123742213.png)](https://doku.phamos.eu/uploads/images/gallery/2021-11/image-1636123742213.png) Damit die Zuweisungsregel sinnvoll greift geben wir immer ein Datum bei "Fälligkeit basiert auf" an. In diesem Fall wann das Projekt beginnt. Das entsprechende Feld sollte im Projekt dann als Pflichtfeld eingestellt werden, damit wir sicher sagen können, dass dort auch ein Wert eingetragen ist. ### Vorgang [![image-1637229198787.png](https://doku.phamos.eu/uploads/images/gallery/2021-11/scaled-1680-/image-1637229198787.png)](https://doku.phamos.eu/uploads/images/gallery/2021-11/image-1637229198787.png) [![image-1637229220843.png](https://doku.phamos.eu/uploads/images/gallery/2021-11/scaled-1680-/image-1637229220843.png)](https://doku.phamos.eu/uploads/images/gallery/2021-11/image-1637229220843.png) ## Weiterführende Links ## Quellen & Verweise - [https://www.youtube.com/watch?v=iMNxVhrRjLA](https://www.youtube.com/watch?v=iMNxVhrRjLA) - # Dokumentbenennungsregel (Document Naming Rule) ## Einleitung Mit diesem DocType können wir sehr individuelle Nummernkreise anhand von Merkmalen des Belegs machen. So können wir z.B. den Rechnungskreis abhängig des ausgewählten Unternehmens einstellen. ### Vorkenntnisse Um dieses DocType einzusetzen sollten wir unbedingt das Thema - [Nummernkreis](https://doku.phamos.eu/books/erpnext-benutzerhandbuch/page/nummernkreis-naming-series) beherrschen. ## Felder
**Bezeichnung** **Feldname** **Erklärung**
### Naming
**Bezeichnung** **Feldname** **Erklärung**
Zähler counter This shows the last digit of the most recent Voucher created. When deleting a saved document this does not go back by one (like it does when using regular "Naming Series")
## Erklärungen Update Counter sollten wir bereits Belege erstellt haben die den Nummerkreis entsprechend hochgesetzt haben müssen wir den Zähler an der Stelle ansetzen wo wir zuletzt waren. Hier am Beispiel der Ausgangsrechnung sehen wir wie wir das zügig ermitteln können. WIr sortieren nach name absteigend und filtern dann den entsprechenden Nummernkreis. [![grafik.png](https://doku.phamos.eu/uploads/images/gallery/2023-07/scaled-1680-/grafik.png)](https://doku.phamos.eu/uploads/images/gallery/2023-07/grafik.png) Dann stellen wir den Counter entsprechend [![update_counter_docuement_naming_rule.gif](https://doku.phamos.eu/uploads/images/gallery/2023-07/update-counter-docuement-naming-rule.gif)](https://doku.phamos.eu/uploads/images/gallery/2023-07/update-counter-docuement-naming-rule.gif) ## Dokumentenbennenungsregel erstellen In der **Dokumentbenennungsregel** kann für verschiedenste Dokumente eine Aufzählregel erstellt und bearbeitet werden. ## Regelbedingungen Abhängig vom zuvor gewählten DocType können wir in den Regelbedingen bestimmen, dass die Bennung durch ein bestimmtes Feld entschieden wird. Hier im Beispiel erstellen wir einen Regel die den Kunden welcher in einer Anfrage ausgewählt ist mit den Namen aufnehmen. [![image-1636128339335.png](https://doku.phamos.eu/uploads/images/gallery/2021-11/scaled-1680-/image-1636128339335.png)](https://doku.phamos.eu/uploads/images/gallery/2021-11/image-1636128339335.png) Die Bennenung ist dann `ISS-Customer-#####` Dies erlaubt uns Kundenspezifische Bennenungen zu realisieren. [![image-1636124396943.png](https://doku.phamos.eu/uploads/images/gallery/2021-11/scaled-1680-/image-1636124396943.png)](https://doku.phamos.eu/uploads/images/gallery/2021-11/image-1636124396943.png) Nach dem speichern, wird jeder neue Vertrag, nach der eingestellten Regel benannt. [![image-1636124556198.png](https://doku.phamos.eu/uploads/images/gallery/2021-11/scaled-1680-/image-1636124556198.png)](https://doku.phamos.eu/uploads/images/gallery/2021-11/image-1636124556198.png) ## Beispiele ### Rechnungskreis abhängig von Fiirma Verwenden wir in ERPNext eine Multi Company Setup, können wir einstellen, dass der Nummernkreis der Ausgangsrechnung abhängig von der ausgewählten Firma ist [![image-1665245883386.png](https://doku.phamos.eu/uploads/images/gallery/2022-10/scaled-1680-/image-1665245883386.png)](https://doku.phamos.eu/uploads/images/gallery/2022-10/image-1665245883386.png) Im gezeigten Beispiel wird die ID des Dokuments > INV-2022-3-00001 erstellt wenn die GmbH (Austria) als Unternehmen in der Ausgangsrechnung ausgewählt ist.

Sollte bei Ersteinrichtung oder aber zum Jahreswechsel passieren, da wir nicht im Nummernkreis springen können

# Automatische Wiederholung (Auto Repeat) ## Einleitung Aktivieren wir die automatische Wiederholung für einen DocType wird ein Feld erstellt welches in Verknüpfung zur Automatischen Wiederholung hält #1. Weiter wird im linken Menüband des Doctypes ebenfalls ein Verweis sichtbar #2 [![image-1666606776757.png](https://doku.phamos.eu/uploads/images/gallery/2022-10/scaled-1680-/image-1666606776757.png)](https://doku.phamos.eu/uploads/images/gallery/2022-10/image-1666606776757.png) ## Felder
**Bezeichnung****Feldname****Erklärung**
Deaktiviert Setzen wir hier das Häkchen wird die Automatische Wiederholung ausgesetzt.
**Bezeichnung****Feldname****Erklärung**
Verlinkung zum Dokumententyp. Dieser bestimmt die Auswahlmöglichkeit für das Referenzdokument
Referenzdokument Verknüpfung zum Dokument auf welches die automatische Wiederholung angewendet werden soll.
Startdatum Beginn der automatischen Wiederholung
Enddatum Ende der automatischen Wiederholung
**Bezeichnung****Feldname****Erklärung**
Häufigkeit In dieser Auswahl können wir bestimmen in welchem Turnus die Wiederholung ausgelöst werden soll. Zur Auswahl stehen - Täglich - Wöchentlich - Monatlich - Quartalsweise - Halbjährlich - Jährlich
Nächste Termine Datum In diesem Read-Only Feld sehen wir zu welchem Termin die nächste Wiederholung greifen wird.
### Mitteilung Aktivieren wir eine Mitteilung, können wir diverse Einstellungen zu eben dieser machen [![image-1666609667160.png](https://doku.phamos.eu/uploads/images/gallery/2022-10/scaled-1680-/image-1666609667160.png)](https://doku.phamos.eu/uploads/images/gallery/2022-10/image-1666609667160.png)
**Bezeichnung****Feldname****Erklärung**
Per E-Mail benachrichtigen Aktivieren wir dies, können wir einstellen, da
EmpfängerrecipientsHier tragen wir E-Mailadressen ein, welche über die Automatische Wiederholung des Referenzdokuments informiert werden
Vorlage Verknüpfung zu einer E-Mailvorlage welche für die Mitteilung verwendet werden soll
Betreff Betreff der E-Mailmitteilung wie sie für den Empfänger in seinem E-Mailclient sichbar sein wird
Botschaft Der Inhalt der E-Mail. Hier können wir mit Jinja arbeiten: ``` Please find attached {{ doc.doctype }} #{{ doc.name }} ```
Vorschau Nachricht Ein Button der uns die Botschaft in einer Vorschau anzeigt in welchem wir prüfen können, ob das Jinja korrekt ist [![image-1666607670606.png](https://doku.phamos.eu/uploads/images/gallery/2022-10/scaled-1680-/image-1666607670606.png)](https://doku.phamos.eu/uploads/images/gallery/2022-10/image-1666607670606.png)
Druckformat Verknüpfung zu einem Druckformat des Referenzdokuments. Das angehängte PDF welches an die Empfängerin wird dieser Auswahl entsprechend formatiert.