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E-Mail

Einführung in E-Mail

Das verstellen von E-Maileinstellungen kann dazu führen, dass das System keine E-Mails versendet. Dies kann zu wirtschaftlichen Schäden führen und ist damit mit hoher Vorsicht zu bearbeiten.

Einleitung

E-Mail ist das zentrale Kommunikationsmedium von unserem ERPNext-System an dritte. Zwar können die Medien um SMS, Telegram, Slack o.Ä. erweitert werden doch ist E-Mail führend.

Es wird eingesetzt für

Damit E-Mail sauber funktioniert müssen im System zunächste einige Einstellungen gemacht werden.

E-Maildomain

In ERPNext können wir eine oder mehrere E-Maildomains einbinden für welche wir dann Konten einrichten können. Dies muss erledigt sein um E-Mailkonten verwenden zu können. Die entsprechenden Daten erhalten wir von unserem IT-Systemadministrator oder aber unserem E-Mailprovider.

E-Mail-Konten

Nach der Installation finden wir zwei E-Mail Konten in ERPNext. Diese dienen lediglich als Beispiele und dürfen gelöscht werden.

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Damit ERPNext E-Mails versenden kann ist es notwendig, dass wir mindest ein E-Mail-Konto im System einstellen und es als Standardkonto setzen.

Standardkonten

Damit wir ERPNext optimal nutzen können und mit unseren Kunden, Interessenten und Mitarbeitern geschmeidig kommunizieren können ist die richtige Konfiguration von einigen E-Mail-Konten essentiel.

no-reply@

Diese Adresse verwenden wir um alle System-E-Mails zu versenden. Dazu gehören der Versand von Belegen, die Benachrichtigung über Zuweisungen, der Versand von Error-Logs etc. Eben alles wo der Bezug zu einem bestimmten Absender nicht wichtig ist.

Weitere Namen können z.B. sein

Auch muss diese Adresse nicht zwingend "no-reply" sein. Sollten auf dieser Adresse auch Antowrten eingehen ist es wichtig, dass das Postfach auch von einer Person überwacht wird. Dies kann, muss aber nicht in ERPNext geschehen.

 

Versand von E-Mails

Wir können in ERPNext aus fast allen DocTypes heraus E-Mails versenden. Das geht entweder über das Menü...

image-1638991426868.png

...des im Menü gezeigten Tastenkürzels (Strg + E bzw. Cmb + E) oder aber im Verlauf über den Button Neue E-Mail

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In vielen Fällen ist dabei nur ein Empfänger-Feld (Zu/An) zu sehen

image-1638991673236.png

Mehr Infos und Details finden wir im E-Mail-Konto

Empfang von E-Mails

Wollen wir unsere E-Mails komplett in ERPNext verarbeiten, sprich keine Ergänzungssoftware wie Thunderbird oder Outlook vverwenden können wir E-Mail Konten in ERPNext so einbinden, dass die E-Mails auch in ERPNext eingehen.

Diese Funktion sollten wir unbedingt in der Gänze verstehen bevor wir sie aktiveren damit Anfragen unserer Kunden nicht unbeantwortet bleiben.

 

E-Mail-Vorlage (Email Template)

Einleitung

Dieser DocType wird zum sammeln von E-Mailvorlagen verwendet. Die E-Mailvorlagen kommen an unterschiedlichen Stellen des Systems zu Einsatz.

e-mail-vorlage-auswählen.gif

Felder

Bezeichnung

Typ

Feldname

Beschreibung


Betreff

Daten subject Hier wird der Betreff der E-Mail eingetragen. Gleichzeitig wird dies auch als Titel für den DocType verwendet.
Beispiel:


Status Auswählen status "Offen, Angebot, umgewandelt, Verloren, beantwortet, geschlossen" sind abhängig von den darauf Angeboten und Kundenaufträgen


Automatische E-Mail Antwort

Einleitung

Von großen Versandhäusern kennen wir standardisierte Absendeadressen für Belege wie

Auch ERPNext beherrscht solche Mitteilungen aus dem System heraus.

Wichtig ist, dass diese Adressen nicht beantwortet werden können. Das heißt, schreibt der Kunde oder interessent soll er darüber benachrichtigt werden dass die E-Mail nicht verarbeitet und somit auch nicht von einem Menschen gelesen wird.

Vorlage für automatische Antwort

Hinweis: Bitte antworten Sie nicht auf diese E-Mail. Sie wurde von einer Adresse versendet, die keine eingehenden Nachrichten akzeptieren kann.

Hallo,

vielen Dank für Ihre E-Mail. Sie haben an eine Adresse für Bestätigungszwecke geschrieben, die keine eingehenden Nachrichten akzeptieren kann.


Mit besten Grüßen


Hinweis: Bitte antworten Sie nicht auf diese E-Mail. Sie wurde von einer Adresse versendet, die keine eingehenden Nachrichten akzeptieren kann.

Quellen & Verweise

E-Mailsignatur hinzufügen

Über Benutzereinstellungen

Wir gehen in die Benutzereinstellungen...

image-1589992043675.png

...scrollen dann hinunter bis zum Abschnitt E-MAIL-EINSTELLUNGEN...

image-1599897893897.png

und tragen dort die Signatur ein.

Diese wird dann im Mitteilungsfeld der E-Mail sichtbar und kann noch vor dem Versand verändert werden.

image-1604340172693.png

Die hier eingetragene Signatur wird für alle Konten verwendet auf welche wir die Versandberechtigung haben!

Folgende Szenarien können verwendet werden:

  1. Alle verwenden Ihre Eigene Signatur (ob in rot). In den Postfächern selbst wird keine Signatur hinterlegt.
  2. Keiner verwendet eine eigene Signatur und alle Signaturen werden über die Postfächer gepflegt.
  3. Nutzer welche keine E-Mailkonten eingebunden haben (oben grün) verwenden die eigene Signatur, alle mit eingebundenem Postfach nutzen die Signatur der Postfächer
  4. Man kombiniert die beiden. In den roten Bereich trage ich nur persönliche Daten ein (Name, Durchwahl, eigene E-Mail, Position...) in den Postfächern selbst den allgemeinen Teil: Firma, Logo u.Ä.

Am E-Mailpostfach

Im DocType E-Mail Konto kann eine E-Mailpostfach spezische E-Mailsignatur eingebaut werden.

Globaler Standard

Systemverwaltung

In der Systemverwaltung im Abschnitt Email können wir einstellen welche Signatur alle E-Mails welche vom System gesendet werden tragen sollen.


image-1632301774292.pngAbschnitt Email in Systemverwaltung

Im folgenden Bild sehen wir die original Signatur nach der initialen Installation (gelb) und die geänderte Signatur (grün).

image-1632301924931.pngDarstellung der Signatur in Apple Mail





Von E-Mailbenachrichtigungen abmelden

Einleitung

 

In jedem E-Mail-Konto können wir einstellen ob der Empfänger der E-Mail sich abmelden kann.

image-1632303482068.png

Wir empfehlen die Option deaktiviert zu lassen da Empfänger ggf. keine E-Mails erhalten wenn ausversehen auf den Abmeldelink in der E-Mail (siehe unten) geklickt wird.

Ist die Option aktiviert sehen wir in der vom System versendeten Mail folgendes Merkmal:

image-1632303921683.png

Der Empfänger erhält in der E-Mail einen Link über welchen er sich abmelden kann.

image-1632303620708.png

image-1632303683388.png

Nutzer der Empfänger den Link erhält er aus dem zuvor genannten DocType (TASK-2021-00001) keine E-Mails mehr.

image-1632304264022.png

Aus anderen Vorgängen werden die E-Mails weiterhin versendet.

image-1632304515121.png

Abmeldungen rückgängig machen

 

E-Mail abbestellen (Email unsubscribe)

Einleitung

Haben sich Anwender des Systems über den LINK in der E-Mail von einer "Konversation" abgemeldet werden Sie in die folgende Liste eingetragen.

image-1632411081961.png

Ein einzelner Eintrag zeigt auf einen bestimmten DocType welcher abgemeldet wurde

image-1632411196181.png

Wir haben die Möglichkeit das abbestellen zu erweitern in dem wir einen Haken bei "Global austragen" setzen

image-1632411171336.png

Wollen wir die Abbestellung aufheben löschen wir den Eintrag einfach komplett.

image-1632411237092.png

E-Mailpostfach/Kommunikation

Einleitung

Ziel ist ERPNext langfristig als zentrales System einzusetzen. Damit dies optimal gelingt wollen wir auch die E-Mail-Kommunikation unseres Unternehmens über das System führen. So werden E-Mails immer Prozess bezogen abgelegt. Das heißt wir finden die Kommunikation um ein Angebot herum bei eben diesem und dazu noch bei der Person mit welcher wir in E-Mail-Austausch stehen.

Eingehendes Konto anlegen

Wir können unter Einstellungen -> E-Mail Konto ein neues Konto anlegen. In diesem Beispiel nehmen wir ein sehr allgemeines Konto (1) Hier können wir einstellen, dass eine eingehende E-Mail verarbeitet werden und  automatisch einen DocType vom Typ Kommunikation erstellt (2). Alle ungelesenen E-Mails werden aus dem Postfach ins System gezogen (3).

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Das System setzt die E-Mail auf dem E-Mailserver in den Status gelesen. Andere Stati wie "beantwortet" oder "weitergeleitet" werden nicht an den E-Mailserver weitergegeben. Auch nicht in umgekehrter Richtung.

Kommunikation bearbeiten

Prozess anstoßen

Über den Button Erstellen können wir die eingegangene E-Mail als Beginn eines Prozesses einsetzen. Wir können aus ihr einen Kontakt, einen neuen Lead oder eine Chance (für einen bestehenden Lead oder Kunden) erstellen.

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Auch kann aus der E-Mail eine neue Anfrage erstellt werden.

An Dokument ablegen

Jede E-Mail kann händisch einem DocType zugeordnet werden. Wurde die E-Mail vom Empfänger über die "Antworten an" Funktion versendet wird die Kommunikation automatisch an das Ursprungs-Dokument verknüpft.

Herkömmliche Bearbeitung

Aus der Listenansicht heraus können wir einzelne E-Mails öffnen. Über die gewohnten Filter können wir noch eine Vorauswahl treffen.

image-1608669453175.png

 

In der geöffneten Kommunikation können wir diese über die Steuerungselemente oben rechts weiter verarbeiten. Hier finden wir hinter dem Button Aktionen normale E-Mail Funktionen wie 

image-1608669255341.png

Weitere Verknüpfungen

Am Ende der Kommunikation finden wir noch weitere Informationen und Verknüpfungen zu anderen Dokumenten. In diesem Fall sind es zwei Kontakte. Empfänger und Absender der E-Mail

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Diese Verknüpfungen (Timeline-Links) werden automatisch durch das System angelegt.

E-Mail Domain (Email Domain)

Einleitung

Die E-Maildomain ist die Basis für die Einrichtung von E-Mailpostfächern auf unserem System.

Installieren wir ERPNext wird automatisch die E-Maildomain example.com angelegt:

image-1614602379215.png

Diese kann stehen gelassen werden.

Die E-Maildomain gib an wie E-Mails von einem E-Mail-Server auf unser System kommen. Dies ist Anbieter und Anforderungsabhängig.

E-Mail Domain erstellen

Einstellungen -> E-Mail Benachrichtigungen -> E-Mail-Domain

Konfigurationsbeispiele

 

Weitere Schritte

Ist die E-Mail Domain eingerichtet können wir E-Mail Konten einrichten

 

E-Mailserver Konfigurationen

Einleitung

Auf dieser Seite sammeln wir die Konfigurationsbeispiele von öffentlichen E-Mailservern die wir erfolgreich in ERPNext einbinden konnten. Bitte bedenkt, dass jeder E-Mailserver seine Tücken hat und nicht alle Server die gleichen Möglichkeiten mit sich bringen.

Wir empfehlen mailcow.

Mailcow

https://mailcow.email/

IMAP

image-1641584343304.png

SMTP

image-1641584354381.png

Microsoft Office 365 / Exchange Online

POP+SMTP

https://www.youtube.com/watch?v=bMYA-146dmM    Neue Vorgehensweise!

image-1614602656468.png

E-Mail Konto (Email Account)

Einleitung

Dieser DocType erlaubt es uns E-Mailkonten eines externen E-Mailservers in ERPNext einzubinden. Die Einbindung von E-Mail kann auf ganz unterschiedlichen Arten gemacht werden und hängt stark von der von uns zu entwickelnden E-Mail Strategie ab. Hier gibt es eine Vierzahl an Möglichkeiten welche nicht für alle gleich sind.

Brachen abhängig kann es sein, dass wir E-Mail sehr vielseitig einsetzen wollen, oder eben auch nur sehr eindimensional.

Auf dieser Seite gehen wir nicht auf diese unterschiedlichen Szenarien ein sondern vielmehr darauf was die einzelnen Felder des DocTypes bewirken.

E-Mailpostfach verknüpfen

Die angelegten Postfächer können für einzelne User freigegebn werden, damit diese beim versenden einer E-Mail bestimmen können von welcher Adresse sie versenden.

image.png

 

 

Testen

Wir können aus fast allen Doctypes heraus E-Mails versenden. Von welchem Konto das versendet wird, muss bestimmt werden. Ob die E-Mail tatsächlich unser System verlassen hat könenn wir in der E-Mail-Queue prüfen.

Felder

Konto

Bezeichnung Feldname Erklärung
E-Mailadresse email_id Hier wird die Adresse des gewünschten Kontos eingestellt. Diese Adresse zählt dann auch als Absendeadresse (SMTP-Adresse) dieses Kontos.
 E-Mail-Konten-Name  email_account_name

Dies ist der Klarname des E-Mailkontos. Das ist auch der Name, der in einem E-Mailclient zu sehen ist.

image.png

Domäne
domain Hier verknüpfen wir eine Zuvor eingestellte E-Mail Domäne in welcher die Serverdaten stehen. Die Domäne kann aus der email_id automatisch erkannt werden.
Service
service

Im Standard gibt es

  • Gmail
  • Sendgrid
  • SparkPost
  • Yahoo Mail
  • Outlook.com
  • Yandex.Mail





Hier setzen wir einen Haken wenn uns das Passwort des Kontos nicht bekannt ist. Es kann dann zu einem späteren Zeitpunkt eingetragen werden. Das macht z.B. dann Sinn, wenn wir einen neuen Nutzer anmelden der seine E-Mails in ERPNext vollständig verwenden möchte. Versuchen wir ein E-Mailkonto ohne Passwort zu speicher, ohne die Haken zu setzen, bekommen wir einen authentifizierungsfehler. Achtung, dies kann dazu führen, dass wir von unserem E-Mailserver geblockt oder gar gebannt werden.

Authentifizierung

Bezeichnung
Feldname
Erklärung
Methode
auth_method
  • Basic
  • OAuth

authorize_api_access
Passwort
password Das Passwort zu dem in 1. oder 3. angegebenen Konto.
Warte auf Passwort
awaiting_password
ASCII-Kodierung für das Kennwort verwenden ascii_encode_password

connected_app
Nur sichbar wenn auth_method OAuth.

connected_user

Use different Email ID login_id_is_different Ist auf unserem E-Mailserver eingestellt, dass wir auch von einer anderen Adresse senden können, können wir dies hier bestimmen.
Alternative Email ID login_id Dieses Feld wird nur eingeblendet wenn 2. aktiviert wurde. Hier wird dann das Konto zum authentifizieren angegeben.

Incoming (POP/IMAP) Settings

Bezeichnung Feldname Erklärung
Eingehend aktivieren enable_incoming

Ermöglicht, dass E-Mails von diesem Konto in ERPNext eingehen können.

Anhängen an

ERPNext kann eingehende E-Mails selbstständig in DocTypes verwandeln. Hier kann eine Auswahl getroffen werden. Mehr dazu in den Erklärungen

Standard-Eingang default_incoming



use_imap



use_ssl



use_starttls



email_server



incoming_port



attachment_limit



email_sync_option



initial_sync_count


E-Mail-Sync Option


Anzahl bei der ersten Synchronisation


Erstellen Sie Kontakte aus eingehenden E-Mails

Setzen wir diesen hier einen Haken werden DocTypes Kontakt in unserem System erstellt. Hier muss jedoch etwas berücksichtigt werden.

IMAP Details

Bezeichnung
Feldname
Erklärung

imap_folder  

Document Linking

Bezeichnung Feldname Erklärung
Aktivieren Sie die automatische Verknüpfung in Dokumenten

 

Benachrichtigen, wenn unbeantwortet

Ermöglicht, dass E-Mails von diesem Konto in ERPNext eingehen können.

Benachrichtigen, wenn unbeantwortet für (in Minuten)


Benachrichtigung senden an

Hier können wir E-Mailadressen hinterlegen welche über unbeantwortete E-Mails in dem in FIXME gesetzten Wert bekommen.

Outgoing (SMTP) Settings

Bezeichnung Feldname Erklärung
Ausgehend aktivieren

Aktiviert das versenden von E-Mails über dieses Konto

Standard-Ausgang

Setzt das Konto als Standard-Ausgang (Diese Häkchen gibt es zur selben Zeit immer nur einmal im System. Setzen wir es, wird das Häkchen in einem anderen Konto entfernt)

E-Mail-Adresse des E-Mail-Kontos als Absendender verwenden


Verwenden Sie immer den Kontonamen als Absendernamen


Abmelde-Link in E-Mail-Nachrichten senden


E-Mail-Status verfolgen


Deaktivieren Sie die SMTP-Serverauthentifizierung

 

Signatur

Auto Reply

Fußzeile


    E-Mails können aus fast alles Dokumenten heraus versendet werden. Dabei geht ein Dialog auf in welchem wir die den Absender, den Empfänger, Betreff etc. auswählen und formulieren können.

    Haben wir weitere Postfächer für einen Anwender freigeben, kann hier gewählt werden

    image-1638991811833.png

    Hier ist zu beachten! Weiter unten im E-Mail-Dialog finden wir das Feld "Kopie an mich senden". Dies bezieht sich auf das Feld "Von". In diesem Beispiel würde also eine E-Mail in CC an no-reply@tueit.de gehen.image-1638991915430.png

    Fußzeile

    Hier können wir eine E-Mail-Konto spezifische E-Mail-Signatur eingetragen.

    Hier können wir eine E-Mail-Konto spezifisches Logo einstellen.

    Erklärungen

    Anhängen an

    Das im ersten Bild mit 2 markierte Feld hat eine Sonderfunktion. Hier können wir aus den Standards

    auswählen.

    Setzen wir eines der genannten Dokumente ist die Antowrt-An Adresse (reply-to flag) das entsprechende E-Mail-Konto. Beispiel:
    Wir stellen ein, dass lead@phamos.de eingehend aktiviert ist und aus jeder eingehenden E-Mail ein Lead erstellt wird. ERPNext wird dann einen Lead erstellen. Senden wir dann aus dieser Anfrage eine E-Mail wird immer diese Adresse verwendet. Dies kann dazu führen, dass die E-Mail nicht dort hin zurück geht wo wir das beabsichtigen. Um dies zu umgehen ist es notwendig eines oder mehrere Postfächer für die Anwender freizugeben.

    Selbst wenn eine Versandadresse wie support@phamos.de verwendet wird und diese ggf. schon für die erstellung eines anderen DocTypes wie der Anfrage genutzt wird, wird die E-Mail-Antwort trotzdem am entsprechenden Lead angehängt. Die zuordnung läuft dabei über E-Mail-ID die generiert wird und nicht über Betreff oder ähnliches. Wird jedoch die Mail z.B. weitergeleitet und support@phamos.de gewählt wird sie nicht am Lead angehängt landen sondern als neue Anfrage in unserem System eingehen.

    Kommt es zum Fehler:
    b'[PRIVACYREQUIRED] Plaintext authentication disallowed on non-secure (SSL/TLS) connections.'

    Müssen wir unsere E-Mail Domain SSL Einstellungen bei IMAP/POP anpassen.

    Empfohlene Standards

    Damit ERPNext Mails versenden kann ist es notwendig, dass wir mindestens ein E-Mail-Konto einstellen.

    Allgemein

    Für das System sollten wir eine allgemeine Adresse konfigurieren die für den Standardversand von Systembenachrichtungen zum Einsatz kommt. Das kann eine Adresse sein wie

    Support

    Für das automatische erstellen von Anfragen können wir ein eingehendes Postfach erstellen für Anfragen wie

    Vertrieb

    Im Vertrieb gibt es unterschiedliche Funktionen. So können wir Postfächer erstellen um automatisch Leads oder Chancen zu generieren, sollten diese aber ggf. nicht als Versand-Adressen zum Einsatz kommen lassen.

    Eingehend

    Hier können wir z.B. anlegen

    um eben diese eingehend erstellen zu können. Hierzu jedoch folgendes lesen!

    Ausgehend

    Wollen wir aus dem System zentral E-Mails über eine Versandadresse senden können folgende Beispiele zum Einsatz kommen. Dabei können wir uns selbst bei jeder E-Mail in CC setzen, damit unsere Interessenten und Kunden nicht nur "anonym" angeschrieben werden und wir auch die E-Mail in unserem E-Mail-Postfach in z.B. Thunderbird, Outlook oder Apple Mail zur Ablage haben.

    Beispiele für Adressen:

    Die ausgehenden Postfächer müssen wir für Kollege freigeben damit sie verwendet werden können.



    E-Mail-Vorlage (E-Mail Template)

    Einleitung

    E-Mail-Vorlagen beschleunigen die Kommunikation in der Auftragsabwicklung und können dazu beitragen Abläufe zu automatisieren. Wiederkehrende Texte können per Auswahl verwendet werden. Über Variablen können wir dabei auf Informationen der entsprechenden Dokumente zurückgreifen, so z.B. das angestrebte Lieferdatum des Auftrags im E-Mail-Text verwendet werden.

    E-Mail-Vorlage erstellen

    image-1602699431206.gif

    E-Mail-Vorlage verwenden

    Hier am Beispiel der zuvor erstellten Vorlage einer Auftragsbestätigung

    image-1602699644631.gif

     

    Vor dem Versand kann der Text noch abgeändert werden und zusätzliche Anhänge angehängt werden.

    Systemstandards

    ERPNext liefert eine Handvoll vorgefertigter E-Mail-Vorlagen. Diese Vorlagen können zur Orientierung verwendet werden wenn eigene Vorlagen erstellt werden.

    Die Systemstands sind alle in englischer Sprache und sollten ggf. übersetzt werden bevor diese produktiv zum Einsatz kommen.

    Leave Application Notification

    https://phamos.eu/app/email-template/Leave%20Approval%20Notification

     

     

    Auto Email-Bericht (Auto Email Report)

    Einleitung

    Mit diesem Doctype können wir im System einstellen, dass E-Mailempfänger in einem bestimmten Zyklus Berichte zugesendet bekommen. Die Berichte sind vorher eingestellt und werden im E-Mail-Bericht lediglich mit Berechtigungen versehen.

    Allgemein

    Bericht
    Basierend auf Berechtigungen des Nutzers
    Aktiviert
    Berichtstyp

    Daten filtern

    Nur dann senden, wenn Daten vorhanden sind
    Nur Send Records aktualisiert in den letzten X Stunden
    Keine der Zeilen (Max 500)

    E-Mail-Einstellungen

    E-Mail an
    Häufigkeit
    Format

    Botschaft

    Botschaft

     

    Limits

    Pro Benutzer ist im Standard ein Limit von 3 Berichten eingestellt. Haben wir den entsprechenden Zugriff, können wir dieses Limit aufheben.

    nano ./sites/site1.local/site_config.json and find line
    "max_reports_per_user": "10" and remove “” from 10 so line looks like
    "max_reports_per_user": 10
    
    Note if line if followed by “,” leave that in place. You can also edit the site_config.json and insert the above line manually.
    I also followed the above command with
    sudo supervisorctl restart all and sudo systemctl restart nginx
    
    Alternatively, to do this for all sites, you can insert the same line in ~/frappe-bench/sites/common_site_config.json

    https://discuss.erpnext.com/t/why-only-3-emailed-report-per-user/58683/9