- Einführung in E-Mail
- E-Mail-Vorlage (Email Template)
- Automatische E-Mail Antwort
- E-Mailsignatur hinzufügen
- Von E-Mailbenachrichtigungen abmelden
- E-Mail abbestellen (Email unsubscribe)
- E-Mailpostfach/Kommunikation
- E-Mail Domain (Email Domain)
- E-Mailserver Konfigurationen
- E-Mail Konto (Email Account)
- E-Mail-Vorlage (E-Mail Template)
- Auto Email-Bericht (Auto Email Report)
Einführung in E-Mail
Das verstellen von E-Maileinstellungen kann dazu führen, dass das System keine E-Mails versendet. Dies kann zu wirtschaftlichen Schäden führen und ist damit mit hoher Vorsicht zu bearbeiten.
Einleitung
E-Mail ist das zentrale Kommunikationsmedium von unserem ERPNext-System an dritte. Zwar können die Medien um SMS, Telegram, Slack o.Ä. erweitert werden doch ist E-Mail führend.
Es wird eingesetzt für
- Massenmailings wie Newsletter
- Passwort zurücksetzen
- Automatische E-Mailberichte
- Erwähnungen
- Versand von Rechnungen (auch automatisch)
Damit E-Mail sauber funktioniert müssen im System zunächste einige Einstellungen gemacht werden.
E-Maildomain
In ERPNext können wir eine oder mehrere E-Maildomains einbinden für welche wir dann Konten einrichten können. Dies muss erledigt sein um E-Mailkonten verwenden zu können. Die entsprechenden Daten erhalten wir von unserem IT-Systemadministrator oder aber unserem E-Mailprovider.
E-Mail-Konten
Nach der Installation finden wir zwei E-Mail Konten in ERPNext. Diese dienen lediglich als Beispiele und dürfen gelöscht werden.
Damit ERPNext E-Mails versenden kann ist es notwendig, dass wir mindest ein E-Mail-Konto im System einstellen und es als Standardkonto setzen.
Standardkonten
Damit wir ERPNext optimal nutzen können und mit unseren Kunden, Interessenten und Mitarbeitern geschmeidig kommunizieren können ist die richtige Konfiguration von einigen E-Mail-Konten essentiel.
no-reply@
Diese Adresse verwenden wir um alle System-E-Mails zu versenden. Dazu gehören der Versand von Belegen, die Benachrichtigung über Zuweisungen, der Versand von Error-Logs etc. Eben alles wo der Bezug zu einem bestimmten Absender nicht wichtig ist.
Weitere Namen können z.B. sein
- info@
- notifications@
- mail@
- erp@
Auch muss diese Adresse nicht zwingend "no-reply" sein. Sollten auf dieser Adresse auch Antowrten eingehen ist es wichtig, dass das Postfach auch von einer Person überwacht wird. Dies kann, muss aber nicht in ERPNext geschehen.
Versand von E-Mails
Wir können in ERPNext aus fast allen DocTypes heraus E-Mails versenden. Das geht entweder über das Menü...
...des im Menü gezeigten Tastenkürzels (Strg + E bzw. Cmb + E) oder aber im Verlauf über den Button Neue E-Mail
In vielen Fällen ist dabei nur ein Empfänger-Feld (Zu/An) zu sehen
Mehr Infos und Details finden wir im E-Mail-Konto
Empfang von E-Mails
Wollen wir unsere E-Mails komplett in ERPNext verarbeiten, sprich keine Ergänzungssoftware wie Thunderbird oder Outlook vverwenden können wir E-Mail Konten in ERPNext so einbinden, dass die E-Mails auch in ERPNext eingehen.
Diese Funktion sollten wir unbedingt in der Gänze verstehen bevor wir sie aktiveren damit Anfragen unserer Kunden nicht unbeantwortet bleiben.
E-Mail-Vorlage (Email Template)
Einleitung
Dieser DocType wird zum sammeln von E-Mailvorlagen verwendet. Die E-Mailvorlagen kommen an unterschiedlichen Stellen des Systems zu Einsatz.
Felder
Bezeichnung |
Typ |
Feldname |
Beschreibung |
---|---|---|---|
Betreff |
Daten | subject | Hier wird der Betreff der E-Mail eingetragen. Gleichzeitig wird dies auch als Titel für den DocType verwendet. |
Beispiel: | |||
Status | Auswählen | status | "Offen, Angebot, umgewandelt, Verloren, beantwortet, geschlossen" sind abhängig von den darauf Angeboten und Kundenaufträgen |
Automatische E-Mail Antwort
Einleitung
Von großen Versandhäusern kennen wir standardisierte Absendeadressen für Belege wie
- Auftragsbestästigungen
- Versandbenachrichtigungen
- Rechnungen
- uvm
Auch ERPNext beherrscht solche Mitteilungen aus dem System heraus.
Wichtig ist, dass diese Adressen nicht beantwortet werden können. Das heißt, schreibt der Kunde oder interessent soll er darüber benachrichtigt werden dass die E-Mail nicht verarbeitet und somit auch nicht von einem Menschen gelesen wird.
Vorlage für automatische Antwort
Hinweis: Bitte antworten Sie nicht auf diese E-Mail. Sie wurde von einer Adresse versendet, die keine eingehenden Nachrichten akzeptieren kann.
Hallo,
vielen Dank für Ihre E-Mail. Sie haben an eine Adresse für Bestätigungszwecke geschrieben, die keine eingehenden Nachrichten akzeptieren kann.
Mit besten Grüßen
Hinweis: Bitte antworten Sie nicht auf diese E-Mail. Sie wurde von einer Adresse versendet, die keine eingehenden Nachrichten akzeptieren kann.
Quellen & Verweise
E-Mailsignatur hinzufügen
Über Benutzereinstellungen
Wir gehen in die Benutzereinstellungen...
...scrollen dann hinunter bis zum Abschnitt E-MAIL-EINSTELLUNGEN...
und tragen dort die Signatur ein.
Diese wird dann im Mitteilungsfeld der E-Mail sichtbar und kann noch vor dem Versand verändert werden.
Die hier eingetragene Signatur wird für alle Konten verwendet auf welche wir die Versandberechtigung haben!
Folgende Szenarien können verwendet werden:
- Alle verwenden Ihre Eigene Signatur (ob in rot). In den Postfächern selbst wird keine Signatur hinterlegt.
- Keiner verwendet eine eigene Signatur und alle Signaturen werden über die Postfächer gepflegt.
- Nutzer welche keine E-Mailkonten eingebunden haben (oben grün) verwenden die eigene Signatur, alle mit eingebundenem Postfach nutzen die Signatur der Postfächer
- Man kombiniert die beiden. In den roten Bereich trage ich nur persönliche Daten ein (Name, Durchwahl, eigene E-Mail, Position...) in den Postfächern selbst den allgemeinen Teil: Firma, Logo u.Ä.
Am E-Mailpostfach
Im DocType E-Mail Konto kann eine E-Mailpostfach spezische E-Mailsignatur eingebaut werden.
Globaler Standard
Systemverwaltung
In der Systemverwaltung im Abschnitt Email können wir einstellen welche Signatur alle E-Mails welche vom System gesendet werden tragen sollen.
Abschnitt Email in Systemverwaltung
Im folgenden Bild sehen wir die original Signatur nach der initialen Installation (gelb) und die geänderte Signatur (grün).
Darstellung der Signatur in Apple Mail
Von E-Mailbenachrichtigungen abmelden
Einleitung
Abmelde-Link deaktvieren/aktivieren
In jedem E-Mail-Konto können wir einstellen ob der Empfänger der E-Mail sich abmelden kann.
Wir empfehlen die Option deaktiviert zu lassen da Empfänger ggf. keine E-Mails erhalten wenn ausversehen auf den Abmeldelink in der E-Mail (siehe unten) geklickt wird.
Ist die Option aktiviert sehen wir in der vom System versendeten Mail folgendes Merkmal:
Der Empfänger erhält in der E-Mail einen Link über welchen er sich abmelden kann.
Hinter dem Link verbirgt sich eine Seite
Nutzer der Empfänger den Link erhält er aus dem zuvor genannten DocType (TASK-2021-00001) keine E-Mails mehr.
Aus anderen Vorgängen werden die E-Mails weiterhin versendet.
Abmeldungen rückgängig machen
E-Mail abbestellen (Email unsubscribe)
Einleitung
Haben sich Anwender des Systems über den LINK in der E-Mail von einer "Konversation" abgemeldet werden Sie in die folgende Liste eingetragen.
Ein einzelner Eintrag zeigt auf einen bestimmten DocType welcher abgemeldet wurde
Wir haben die Möglichkeit das abbestellen zu erweitern in dem wir einen Haken bei "Global austragen" setzen
Wollen wir die Abbestellung aufheben löschen wir den Eintrag einfach komplett.
E-Mailpostfach/Kommunikation
Einleitung
Ziel ist ERPNext langfristig als zentrales System einzusetzen. Damit dies optimal gelingt wollen wir auch die E-Mail-Kommunikation unseres Unternehmens über das System führen. So werden E-Mails immer Prozess bezogen abgelegt. Das heißt wir finden die Kommunikation um ein Angebot herum bei eben diesem und dazu noch bei der Person mit welcher wir in E-Mail-Austausch stehen.
Eingehendes Konto anlegen
Wir können unter Einstellungen -> E-Mail Konto ein neues Konto anlegen. In diesem Beispiel nehmen wir ein sehr allgemeines Konto (1) Hier können wir einstellen, dass eine eingehende E-Mail verarbeitet werden und automatisch einen DocType vom Typ Kommunikation erstellt (2). Alle ungelesenen E-Mails werden aus dem Postfach ins System gezogen (3).
Das System setzt die E-Mail auf dem E-Mailserver in den Status gelesen. Andere Stati wie "beantwortet" oder "weitergeleitet" werden nicht an den E-Mailserver weitergegeben. Auch nicht in umgekehrter Richtung.
Kommunikation bearbeiten
Prozess anstoßen
Auch kann aus der E-Mail eine neue Anfrage erstellt werden.
An Dokument ablegen
Jede E-Mail kann händisch einem DocType zugeordnet werden. Wurde die E-Mail vom Empfänger über die "Antworten an" Funktion versendet wird die Kommunikation automatisch an das Ursprungs-Dokument verknüpft.
Herkömmliche Bearbeitung
Aus der Listenansicht heraus können wir einzelne E-Mails öffnen. Über die gewohnten Filter können wir noch eine Vorauswahl treffen.
In der geöffneten Kommunikation können wir diese über die Steuerungselemente oben rechts weiter verarbeiten. Hier finden wir hinter dem Button Aktionen normale E-Mail Funktionen wie
- (Allen) Antwort
- Weiterleiten
- Als ungelesen markieren
- Move
- Als Spam markieren
- In den Papierkorb verschieben
Weitere Verknüpfungen
Am Ende der Kommunikation finden wir noch weitere Informationen und Verknüpfungen zu anderen Dokumenten. In diesem Fall sind es zwei Kontakte. Empfänger und Absender der E-Mail
Diese Verknüpfungen (Timeline-Links) werden automatisch durch das System angelegt.
E-Mail Domain (Email Domain)
Einleitung
Die E-Maildomain ist die Basis für die Einrichtung von E-Mailpostfächern auf unserem System.
Installieren wir ERPNext wird automatisch die E-Maildomain example.com angelegt:
Diese kann stehen gelassen werden.
Die E-Maildomain gib an wie E-Mails von einem E-Mail-Server auf unser System kommen. Dies ist Anbieter und Anforderungsabhängig.
E-Mail Domain erstellen
Einstellungen -> E-Mail Benachrichtigungen -> E-Mail-Domain
Konfigurationsbeispiele
Weitere Schritte
Ist die E-Mail Domain eingerichtet können wir E-Mail Konten einrichten
E-Mailserver Konfigurationen
Einleitung
Auf dieser Seite sammeln wir die Konfigurationsbeispiele von öffentlichen E-Mailservern die wir erfolgreich in ERPNext einbinden konnten. Bitte bedenkt, dass jeder E-Mailserver seine Tücken hat und nicht alle Server die gleichen Möglichkeiten mit sich bringen.
Wir empfehlen mailcow.
Mailcow
IMAP
SMTP
Microsoft Office 365 / Exchange Online
POP+SMTP
https://www.youtube.com/watch?v=bMYA-146dmM Neue Vorgehensweise!
E-Mail Konto (Email Account)
Einleitung
Dieser DocType erlaubt es uns E-Mailkonten eines externen E-Mailservers in ERPNext einzubinden. Die Einbindung von E-Mail kann auf ganz unterschiedlichen Arten gemacht werden und hängt stark von der von uns zu entwickelnden E-Mail Strategie ab. Hier gibt es eine Vierzahl an Möglichkeiten welche nicht für alle gleich sind.
Brachen abhängig kann es sein, dass wir E-Mail sehr vielseitig einsetzen wollen, oder eben auch nur sehr eindimensional.
Auf dieser Seite gehen wir nicht auf diese unterschiedlichen Szenarien ein sondern vielmehr darauf was die einzelnen Felder des DocTypes bewirken.
E-Mailpostfach verknüpfen
Die angelegten Postfächer können für einzelne User freigegebn werden, damit diese beim versenden einer E-Mail bestimmen können von welcher Adresse sie versenden.
Testen
Wir können aus fast allen Doctypes heraus E-Mails versenden. Von welchem Konto das versendet wird, muss bestimmt werden. Ob die E-Mail tatsächlich unser System verlassen hat könenn wir in der E-Mail-Queue prüfen.
Felder
Konto
Bezeichnung | Feldname | Erklärung |
E-Mailadresse | email_id | Hier wird die Adresse des gewünschten Kontos eingestellt. Diese Adresse zählt dann auch als Absendeadresse (SMTP-Adresse) dieses Kontos. |
E-Mail-Konten-Name | email_account_name |
Dies ist der Klarname des E-Mailkontos. Das ist auch der Name, der in einem E-Mailclient zu sehen ist. |
Domäne |
domain | Hier verknüpfen wir eine Zuvor eingestellte E-Mail Domäne in welcher die Serverdaten stehen. Die Domäne kann aus der email_id automatisch erkannt werden. |
Service |
service |
Im Standard gibt es
|
|
||
Hier setzen wir einen Haken wenn uns das Passwort des Kontos nicht bekannt ist. Es kann dann zu einem späteren Zeitpunkt eingetragen werden. Das macht z.B. dann Sinn, wenn wir einen neuen Nutzer anmelden der seine E-Mails in ERPNext vollständig verwenden möchte. Versuchen wir ein E-Mailkonto ohne Passwort zu speicher, ohne die Haken zu setzen, bekommen wir einen authentifizierungsfehler. Achtung, dies kann dazu führen, dass wir von unserem E-Mailserver geblockt oder gar gebannt werden. |
Authentifizierung
Bezeichnung |
Feldname |
Erklärung |
Methode |
auth_method |
|
authorize_api_access | ||
Passwort |
password | Das Passwort zu dem in 1. oder 3. angegebenen Konto. |
Warte auf Passwort |
awaiting_password | |
ASCII-Kodierung für das Kennwort verwenden | ascii_encode_password | |
connected_app |
Nur sichbar wenn auth_method OAuth. |
|
connected_user |
||
Use different Email ID | login_id_is_different | Ist auf unserem E-Mailserver eingestellt, dass wir auch von einer anderen Adresse senden können, können wir dies hier bestimmen. |
Alternative Email ID | login_id | Dieses Feld wird nur eingeblendet wenn 2. aktiviert wurde. Hier wird dann das Konto zum authentifizieren angegeben. |
Incoming (POP/IMAP) Settings
Bezeichnung | Feldname | Erklärung |
Eingehend aktivieren | enable_incoming |
Ermöglicht, dass E-Mails von diesem Konto in ERPNext eingehen können. |
Anhängen an |
ERPNext kann eingehende E-Mails selbstständig in DocTypes verwandeln. Hier kann eine Auswahl getroffen werden. Mehr dazu in den Erklärungen |
|
Standard-Eingang | default_incoming |
|
use_imap |
|
|
use_ssl |
|
|
use_starttls |
|
|
email_server |
|
|
incoming_port |
|
|
attachment_limit |
|
|
email_sync_option |
|
|
initial_sync_count |
|
|
E-Mail-Sync Option |
|
|
Anzahl bei der ersten Synchronisation |
|
|
Erstellen Sie Kontakte aus eingehenden E-Mails |
Setzen wir diesen hier einen Haken werden DocTypes Kontakt in unserem System erstellt. Hier muss jedoch etwas berücksichtigt werden. |
IMAP Details
Bezeichnung |
Feldname |
Erklärung |
imap_folder |
Document Linking
Bezeichnung | Feldname | Erklärung |
Aktivieren Sie die automatische Verknüpfung in Dokumenten |
|
|
Benachrichtigen, wenn unbeantwortet |
Ermöglicht, dass E-Mails von diesem Konto in ERPNext eingehen können. |
|
Benachrichtigen, wenn unbeantwortet für (in Minuten) |
|
|
Benachrichtigung senden an |
Hier können wir E-Mailadressen hinterlegen welche über unbeantwortete E-Mails in dem in FIXME gesetzten Wert bekommen. |
Outgoing (SMTP) Settings
Bezeichnung | Feldname | Erklärung |
Ausgehend aktivieren |
Aktiviert das versenden von E-Mails über dieses Konto |
|
Standard-Ausgang |
Setzt das Konto als Standard-Ausgang (Diese Häkchen gibt es zur selben Zeit immer nur einmal im System. Setzen wir es, wird das Häkchen in einem anderen Konto entfernt) |
|
E-Mail-Adresse des E-Mail-Kontos als Absendender verwenden |
|
|
Verwenden Sie immer den Kontonamen als Absendernamen |
|
|
Abmelde-Link in E-Mail-Nachrichten senden |
|
|
E-Mail-Status verfolgen |
|
|
Deaktivieren Sie die SMTP-Serverauthentifizierung |
|
Signatur
Auto Reply
Fußzeile
E-Mails können aus fast alles Dokumenten heraus versendet werden. Dabei geht ein Dialog auf in welchem wir die den Absender, den Empfänger, Betreff etc. auswählen und formulieren können.
Haben wir weitere Postfächer für einen Anwender freigeben, kann hier gewählt werden
Hier ist zu beachten! Weiter unten im E-Mail-Dialog finden wir das Feld "Kopie an mich senden". Dies bezieht sich auf das Feld "Von". In diesem Beispiel würde also eine E-Mail in CC an no-reply@tueit.de gehen.
Fußzeile
Hier können wir eine E-Mail-Konto spezifische E-Mail-Signatur eingetragen.
Brand Logo
Hier können wir eine E-Mail-Konto spezifisches Logo einstellen.
Erklärungen
Anhängen an
Das im ersten Bild mit 2 markierte Feld hat eine Sonderfunktion. Hier können wir aus den Standards
- Lead
- Chance
- Kommunikation
- Anfrage
- Ereignis
- Aufgabe
- Bewerber
auswählen.
Setzen wir eines der genannten Dokumente ist die Antowrt-An Adresse (reply-to flag) das entsprechende E-Mail-Konto. Beispiel:
Wir stellen ein, dass lead@phamos.de eingehend aktiviert ist und aus jeder eingehenden E-Mail ein Lead erstellt wird. ERPNext wird dann einen Lead erstellen. Senden wir dann aus dieser Anfrage eine E-Mail wird immer diese Adresse verwendet. Dies kann dazu führen, dass die E-Mail nicht dort hin zurück geht wo wir das beabsichtigen. Um dies zu umgehen ist es notwendig eines oder mehrere Postfächer für die Anwender freizugeben.
Selbst wenn eine Versandadresse wie support@phamos.de verwendet wird und diese ggf. schon für die erstellung eines anderen DocTypes wie der Anfrage genutzt wird, wird die E-Mail-Antwort trotzdem am entsprechenden Lead angehängt. Die zuordnung läuft dabei über E-Mail-ID die generiert wird und nicht über Betreff oder ähnliches. Wird jedoch die Mail z.B. weitergeleitet und support@phamos.de gewählt wird sie nicht am Lead angehängt landen sondern als neue Anfrage in unserem System eingehen.
Kommt es zum Fehler:
b'[PRIVACYREQUIRED] Plaintext authentication disallowed on non-secure (SSL/TLS) connections.'
Müssen wir unsere E-Mail Domain SSL Einstellungen bei IMAP/POP anpassen.
Empfohlene Standards
Damit ERPNext Mails versenden kann ist es notwendig, dass wir mindestens ein E-Mail-Konto einstellen.
Allgemein
Für das System sollten wir eine allgemeine Adresse konfigurieren die für den Standardversand von Systembenachrichtungen zum Einsatz kommt. Das kann eine Adresse sein wie
- info@
- notifications@
- mail@
- erp@
Support
Für das automatische erstellen von Anfragen können wir ein eingehendes Postfach erstellen für Anfragen wie
- help@
- support@
Vertrieb
Im Vertrieb gibt es unterschiedliche Funktionen. So können wir Postfächer erstellen um automatisch Leads oder Chancen zu generieren, sollten diese aber ggf. nicht als Versand-Adressen zum Einsatz kommen lassen.
Eingehend
Hier können wir z.B. anlegen
- lead@
- chance@
um eben diese eingehend erstellen zu können. Hierzu jedoch folgendes lesen!
Ausgehend
Wollen wir aus dem System zentral E-Mails über eine Versandadresse senden können folgende Beispiele zum Einsatz kommen. Dabei können wir uns selbst bei jeder E-Mail in CC setzen, damit unsere Interessenten und Kunden nicht nur "anonym" angeschrieben werden und wir auch die E-Mail in unserem E-Mail-Postfach in z.B. Thunderbird, Outlook oder Apple Mail zur Ablage haben.
Beispiele für Adressen:
- sales@
- vertrieb@
Die ausgehenden Postfächer müssen wir für Kollege freigeben damit sie verwendet werden können.
E-Mail-Vorlage (E-Mail Template)
Einleitung
E-Mail-Vorlagen beschleunigen die Kommunikation in der Auftragsabwicklung und können dazu beitragen Abläufe zu automatisieren. Wiederkehrende Texte können per Auswahl verwendet werden. Über Variablen können wir dabei auf Informationen der entsprechenden Dokumente zurückgreifen, so z.B. das angestrebte Lieferdatum des Auftrags im E-Mail-Text verwendet werden.
E-Mail-Vorlage erstellen
E-Mail-Vorlage verwenden
Hier am Beispiel der zuvor erstellten Vorlage einer Auftragsbestätigung
Vor dem Versand kann der Text noch abgeändert werden und zusätzliche Anhänge angehängt werden.
Systemstandards
ERPNext liefert eine Handvoll vorgefertigter E-Mail-Vorlagen. Diese Vorlagen können zur Orientierung verwendet werden wenn eigene Vorlagen erstellt werden.
Die Systemstands sind alle in englischer Sprache und sollten ggf. übersetzt werden bevor diese produktiv zum Einsatz kommen.
Leave Application Notification
https://phamos.eu/app/email-template/Leave%20Approval%20Notification
Auto Email-Bericht (Auto Email Report)
Einleitung
Mit diesem Doctype können wir im System einstellen, dass E-Mailempfänger in einem bestimmten Zyklus Berichte zugesendet bekommen. Die Berichte sind vorher eingestellt und werden im E-Mail-Bericht lediglich mit Berechtigungen versehen.
Allgemein
Bericht
Basierend auf Berechtigungen des Nutzers
Aktiviert
Berichtstyp
Daten filtern
Nur dann senden, wenn Daten vorhanden sind
Nur Send Records aktualisiert in den letzten X Stunden
Keine der Zeilen (Max 500)
E-Mail-Einstellungen
E-Mail an
Häufigkeit
Format
Botschaft
Botschaft
Limits
Pro Benutzer ist im Standard ein Limit von 3 Berichten eingestellt. Haben wir den entsprechenden Zugriff, können wir dieses Limit aufheben.
nano ./sites/site1.local/site_config.json and find line
"max_reports_per_user": "10" and remove “” from 10 so line looks like
"max_reports_per_user": 10
Note if line if followed by “,” leave that in place. You can also edit the site_config.json and insert the above line manually.
I also followed the above command with
sudo supervisorctl restart all and sudo systemctl restart nginx
Alternatively, to do this for all sites, you can insert the same line in ~/frappe-bench/sites/common_site_config.json
https://discuss.erpnext.com/t/why-only-3-emailed-report-per-user/58683/9