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Einstellungen

Nummernkreis (Naming Series)

Seit Version 13 kann der Nummernkreis auf DocTypes fast beliebig angepasst werden.

Einleitung

In ERPNext können wir für eine Vielzahl von Dokumenten einen Nummernkreis einstellen. Für das ordentliche anlegen von Daten essentiell. Das Feld name in jeder Listenansicht wird immer der Nummernkreis sein sofern am DocType der Nummernkreis eingestellt ist.

Den Nummernkreis zeichnet aus, dass er zählt. Wählen wir als Namensgebung ein Feld wie Titel muss der Name genauso einmal sein wie es beim Nummernkreis gefordert wird. Dopplungen gibt es nur DocType übergreifend. So kann z.B. ein Kunde den gleichen Namen wie ein Lieferant tragen obwohl beide so eingstellt sind, dass der Klarname den "Name" ausmacht (Nummernkreis, Kundennummer etc. nicht eingestellt).

Auf der Seite Nummernkreis können wir Nummernkreise erstellen und bearbeiten. Weiter können wir den Stand der Zählung eines Nummernkreis anpassen.

Vorkentnisse

Um diesen DocType besser zu verstehen sollten wir uns mit

haben.

Felder

Serie bearbeiten

Bezeichnung Feldname Erklärung
Bitte Transaktion auswählen
Verknüpfung zu allen Doctypes zu welchen wir einen Nummernkreis einstellen können.
Try a Naming Series
Dieses Feld dient dazu Nummernkreise zu entwerfen.
Preview of generated Series
In diesem Feld werden Beispieleinträge gezeigt wie sie durch das vorherige Feld entworfen wurden.

add_this_series Mit diesem Button können wir den Nummernkreis in die aktiven Nummernkreise übernehmen.
Nummernkreise zu diesem Vorgang
Zeigt alle aktiven Nummernkreise für die ausgewählte Transaktion.
Benutzer muss immer auswählen
Aktivieren wir diese Option muss die Auswahl eines Nummernkreises in einer Transaktion immer durch den Benutzer ausgewählt werden.
Aktualisieren
Aktualisiert die oben gemachten Änderungen und macht diese Wirksam.

Nummernkreis aktualisieren

In diesem Abschnitt können wir den die Zählung eines Nummernkreises prüfen und aktualisieren.

image-1666679757289.png

Bezeichnung Feldname Erklärung
Präfix
Auswahl über das Präfix eines bestehenden Nummernkreises.
Aktueller Wert
Zeigt den zuletzt erstellten Wert des Nummernkreises.
Nummernkreis-Wert aktualisieren
Ändern wird den aktuellen Wert können wir die Änderung mit diesem Button wirksam machen.

Nummernkreis einstellen

Einige Nummernkreise werden über die Moduleinstellungen wie "Vertriebseinstellungen" gesetzt!

Mit den entsprechenden Rechten können wir fast jeden beliebigen DocType anpassen. Dort finden wir unter der "Felder-Tabelle" den Abschnitt Naming.

image-1663502857500.png

1.) Auto Name auf naming_series umstellen und speichern.

image-1625560835222.png

2.) Auf "Add Row" klicken um einen neue Zeile zu erstellen.

3.) Auf der neu erstellten Zeile als Name "Naming Series" eingeben, Type Data.
    Speichern!

4.) Speichern "Update"

image-1625560940839.png

Jetzt kann in --https://exampleERP/app/naming-series/Naming%20Series-- die Namingseries angepasst werden.

Beispiele zur Funktion: (siehe ltz. Screenshot innerhalb Rotes Quadrat)


Wo Nummernkreise zwingend notwendig sind

Ausgangsrechnung

Für das Finanzamt ist eine Rechnungsnummer zwingend notwendig. Hier wird darauf geachtet, dass diese lückenlos geführt werden. Hier ist das einstellen eines Nummernkreises unumgänglich.

Wo Nummernkreise sinnvoll sind

Nummernkreise können überall dort besonders gut eingesetzt werden wo etwas automatisch hochgezählt werden soll.

Weiterführende Themen

Kundennummern verwenden

Einleitung

Wächst eine Firma ist es notwendig, dass Daten eindeutig zugewiesen werden können. Gleiches gilt für die Kommunikation nach Außen sowie die Zuordnung von Vorgängen innerhalb der Firma. Ein Hilfsmittel ist hierbei die Kundennummer. Diese gibt uns die Möglichkeit einen Kunden eindeutig zu identifizieren. Weiter kann diese auch vom Kunden genutzt werden um sich zügig zu identifizieren.

Grundeinstellung

Zunächst können wir in den Vertriebseinstellungen vorgeben ob wir Kunden nach Name oder eben nach Nummernkreis erstellen wollen:

image-1606845925811.png

Kundenname

Stellen wir ein, dass die Kunden nach dem Namen erstellt werden hilft dies oft bei der Leserlichkeit und bei der Navigation und Verständlichkeit des Systems. Wollen wir aber eine saubere Datenbasis empfiehlt sich ganz klar die Verwendung eines Nummernkreises.

Nummernkreis 

Der Nummernkreis eignet sich vor allem dann, wenn wir eine große Anzahl an Kunden im System anlegen werden.

Nummerkreise in ERPNext nie ohne Präfix verwenden

Mehr zum Nummernkreis finden wir hier

Mitteilung (Notification)

Einleitung

In diversen Szenarien wünschen wir uns Benachrichtigungen die automatisiert vom System versendet werden. Dies kann gewünscht sein, wenn wir auf Fälligkeiten hingewiesen werden möchten, eingereichte Dokumente verarbeitet wurden oder Projektvorgänge geschlossen wurden. ERPNext bietet uns hierzu diverse Möglichkeiten.

Benachrichtigungen können per E-Mail, SMS oder... vom System ausgelöst werden.

Felder

Bezeichnung Feldname Erklärung
Aktiviert enabled Häkchen um die Benachrichtigung ein- oder auszuschalten
Kanal channel

Auswahl über welchen Kanal die Benachrichtigung versendet werden soll.

Im Standard gibt es:

  • E-Mail
  • Slack
  • Systembenachrichtigung
  • SMS

Filter

Bezeichnung Feldname Erklärung
Betreff subject
Dokumententyp document_type

Verknüpfung zum DocType für welchen die Mitteilung angewendet werden soll.

Für einen Dokumententyp können mehrere Mitteilungen eingestellt werden. 

Alarm senden bei event

Im Standard gibt es:

  • Neu
  • speichern
  • Buchen
  • Abbrechen
  • Tage nach
  • Tage vor
  • Wertänderung
  • Methode
  • Benutzerdefiniert
Absenden sender


Systembenachrichtigung senden send_system_notification

Aktivieren wir die Checkbox, können wir zusätzlich zur Auswahl in channel eine Systembenachrichtigung senden.

Absender E-Mail sender_email

Die Verknüpfung ist nur aktiv, wenn wir E-Mail gewählt haben.

Hier können wir dann ein E-Mail Konto verknüpfen welches versenden darf.

Bezeichnung Feldname Erklärung
Zustand condition

 

Beispiele:

doc.status=="Open"
doc.due_date==nowdate()
doc.total > 40000

Setzen Sie die Eigenschaft nach Alert

Bezeichnung Feldname Erklärung
Setzen Sie die Eigenschaft nach Alert set_property_after_alert In dieser Auswahl tauchen alle Felder auf welche im document_type zur Verfügung stehen.
Wert, der gesetzt werden soll property_value Hier setzen wir dann den Wert, welcher in set_property_after_alert gesetzt werden soll.

Empfänger

Bezeichnung Feldname Erklärung
An alle beauftragten senden send_to_all_asignees

Empfänger

Bezeichnung Feldname Erklärung
Empfänger nach Dokumentfeld

Empfänger nach Rolle

Zustand

Botschaft

Bezeichnung Feldname Erklärung
Botschaft message

Druckeinstellungen

Bezeichnung Feldname Erklärung
Ausdruck anhängen attach_print Häkchen um der Benachrichtigung ein Druckformat des gewählten Dokumententyps anhängen.
Druckformat print_format

Verknüpfung zu einem Druckformat in welchem die Benachrichtigung versendet werden wird.

Details siehe Erklärungen.

Erklärungen

https://doku.phamos.eu/link/663#bkmrk-standarddruckformat--1

Druckformat

Eine Benachrichtigung erstellen

image-1621201100516.pngIm Modul Einstellungen auf der Karte E-Mail Benachrichtungen befindet sich der DocType Mitteilung.

E-Mailbenachrichtungen

Berechtigungen

Die E-Mailbenachtichtung wird auch ohne die Berechtigungn "Email" auf dem DocType ausgelöst. Sprich, die Mitteilung wird unabhängig der Anwenderberechtigung versendet.

image-1637225957804.png


Beispiele

Anfrage

image-1637229387171.png

image-1637229405628.png

Vorgang

image-1637229432079.png

image-1637229444808.png



Meldungen für Urlaubsplanung


Hiermit können wir Mitteilungen versenden um z.B 10 Tage vor einem anstehenden Urlaub eines MA benachrichtigt zu werden.

Hier kann die Mail anhand eines Feldes, einer Rolle oder einer Bedingung versant werden.

image-1671543281624.png



Quellen & Verweise

https://frappe.io/kb/notifications/include-document-link-in-notification-email

https://docs.erpnext.com/docs/v13/user/manual/en/setting-up/workflow-actions


E-Mail-Bericht (Email Digest)

https://docs.erpnext.com/docs/v13/user/manual/en/setting-up/email/email-digest

Einleitung

Dies ist eine im Standard aktivierte E-Mail-Mitteillung welche wir so konfigurieren können, damit wir modulbezogen eine Übersicht der Zahlen erhalten. Die Vorlage kann frei definiert werden. Im Standard ist eine leere Vorlage eingestellt. Diese wird täglich versendet.

image-1644416150078.png

Einstellungen zum täglichen E-Mail-Bericht

Aktiviert
Häkchen Auswirkung
Ja Bericht wird an alle im Feld Empfänger genannten Adressen versendet. Die Häufigkeit wird über das Feld "Wie Häufig?" bestimmt.
Nein Der Bericht wird nicht versendet.

Rechnungswesen

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Arbeitsvorbereitung

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Andere

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