Einstellungen

• Nummernkreis (Naming Series)
• Kundennummern verwenden
• Mitteilung (Notification)
• E-Mail-Bericht (Email Digest)

Nummernkreis (Naming Series)

Seit Version 13 kann der Nummernkreis auf DocTypes fast beliebig angepasst werden.

Einleitung

In ERPNext können wir für eine Vielzahl von Dokumenten einen Nummernkreis einstellen. Für das ordentliche anlegen von Daten essentiell. Das Feld name in jeder Listenansicht wird immer der Nummernkreis sein sofern am DocType der Nummernkreis eingestellt ist.

Den Nummernkreis zeichnet aus, dass er zählt. Wählen wir als Namensgebung ein Feld wie Titel muss der Name genauso einmal sein wie es beim Nummernkreis gefordert wird. Dopplungen gibt es nur DocType übergreifend. So kann z.B. ein Kunde den gleichen Namen wie ein Lieferant tragen obwohl beide so eingstellt sind, dass der Klarname den "Name" ausmacht (Nummernkreis, Kundennummer etc. nicht eingestellt).

Auf der Seite Nummernkreis können wir Nummernkreise erstellen und bearbeiten. Weiter können wir den Stand der Zählung eines Nummernkreis anpassen.

Vorkentnisse

Um diesen DocType besser zu verstehen sollten wir uns mit

• der Rolle Systemmanager auskennen und
• DocType erstellt bzw. bearbeitet

haben.

Felder

Serie bearbeiten

Nummernkreis aktualisieren

In diesem Abschnitt können wir den die Zählung eines Nummernkreises prüfen und aktualisieren.

Nummernkreis einstellen

Einige Nummernkreise werden über die Moduleinstellungen wie "Vertriebseinstellungen" gesetzt!

Mit den entsprechenden Rechten können wir fast jeden beliebigen DocType anpassen. Dort finden wir unter der "Felder-Tabelle" den Abschnitt Naming.

1.) Auto Name auf naming_series umstellen und speichern.

2.) Auf "Add Row" klicken um einen neue Zeile zu erstellen.

3.) Auf der neu erstellten Zeile als Name "Naming Series" eingeben, Type Data.
    Speichern!

4.) Speichern "Update"

Jetzt kann in --https://exampleERP/app/naming-series/Naming%20Series-- die Namingseries angepasst werden.

Beispiele zur Funktion: (siehe ltz. Screenshot innerhalb Rotes Quadrat)

Wo Nummernkreise zwingend notwendig sind

Ausgangsrechnung

Für das Finanzamt ist eine Rechnungsnummer zwingend notwendig. Hier wird darauf geachtet, dass diese lückenlos geführt werden. Hier ist das einstellen eines Nummernkreises unumgänglich.

Wo Nummernkreise sinnvoll sind

Nummernkreise können überall dort besonders gut eingesetzt werden wo etwas automatisch hochgezählt werden soll.

Weiterführende Themen

• Dokumentenbenennungsregel

Kundennummern verwenden

Einleitung

Wächst eine Firma ist es notwendig, dass Daten eindeutig zugewiesen werden können. Gleiches gilt für die Kommunikation nach Außen sowie die Zuordnung von Vorgängen innerhalb der Firma. Ein Hilfsmittel ist hierbei die Kundennummer. Diese gibt uns die Möglichkeit einen Kunden eindeutig zu identifizieren. Weiter kann diese auch vom Kunden genutzt werden um sich zügig zu identifizieren.

Grundeinstellung

Zunächst können wir in den Vertriebseinstellungen vorgeben ob wir Kunden nach Name oder eben nach Nummernkreis erstellen wollen:

Kundenname

Stellen wir ein, dass die Kunden nach dem Namen erstellt werden hilft dies oft bei der Leserlichkeit und bei der Navigation und Verständlichkeit des Systems. Wollen wir aber eine saubere Datenbasis empfiehlt sich ganz klar die Verwendung eines Nummernkreises.

Nummernkreis 

Der Nummernkreis eignet sich vor allem dann, wenn wir eine große Anzahl an Kunden im System anlegen werden.

Nummerkreise in ERPNext nie ohne Präfix verwenden

Mehr zum Nummernkreis finden wir hier

Mitteilung (Notification)

Einleitung

In diversen Szenarien wünschen wir uns Benachrichtigungen die automatisiert vom System versendet werden. Dies kann gewünscht sein, wenn wir auf Fälligkeiten hingewiesen werden möchten, eingereichte Dokumente verarbeitet wurden oder Projektvorgänge geschlossen wurden. ERPNext bietet uns hierzu diverse Möglichkeiten.

Benachrichtigungen können per E-Mail, SMS oder... vom System ausgelöst werden.

Felder

Filter

doc.status=="Open"
doc.due_date==nowdate()
doc.total > 40000 

Setzen Sie die Eigenschaft nach Alert

Empfänger

Empfänger

Botschaft

Druckeinstellungen

Erklärungen

https://doku.phamos.eu/link/663#bkmrk-standarddruckformat--1

Druckformat

Achtung, das verlinkte Druckformat aktualisiert sich nicht automatisch, wenn der Standard geändert wurde oder das Druckformat deaktiviert wird. Dies kann dazu führen, dass E-Mails nicht versendet werden.

Eine Benachrichtigung erstellen

Im Modul Einstellungen auf der Karte E-Mail Benachrichtungen befindet sich der DocType Mitteilung.

E-Mailbenachrichtungen

Berechtigungen

Die E-Mailbenachtichtung wird auch ohne die Berechtigungn "Email" auf dem DocType ausgelöst. Sprich, die Mitteilung wird unabhängig der Anwenderberechtigung versendet.

Beispiele

Anfrage

Vorgang

Meldungen für Urlaubsplanung

Hiermit können wir Mitteilungen versenden um z.B 10 Tage vor einem anstehenden Urlaub eines MA benachrichtigt zu werden.

Hier kann die Mail anhand eines Feldes, einer Rolle oder einer Bedingung versant werden.

Quellen & Verweise

https://frappe.io/kb/notifications/include-document-link-in-notification-email

https://docs.erpnext.com/docs/v13/user/manual/en/setting-up/workflow-actions

E-Mail-Bericht (Email Digest)

https://docs.erpnext.com/docs/v13/user/manual/en/setting-up/email/email-digest

Einleitung

Dies ist eine im Standard aktivierte E-Mail-Mitteillung welche wir so konfigurieren können, damit wir modulbezogen eine Übersicht der Zahlen erhalten. Die Vorlage kann frei definiert werden. Im Standard ist eine leere Vorlage eingestellt. Diese wird täglich versendet.

Einstellungen zum täglichen E-Mail-Bericht

Aktiviert

Rechnungswesen

Arbeitsvorbereitung

Andere