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Personalwesen (HR)

Urlaub und Abwesenheit

Einleitung

In diesem Modul wird das Thema Urlaub und Abwesenheit behandelt. Urlaub und Abwesenheit wird in ERPNext als "Leave" bezeichnet (wird sinnentfremdet im System immer wieder als Blätter übersetzt). Hier wird gezeigt wie Einstellungen zum Urlaub vorgenommen werden und wie Mitarbeiter Urlaubsanträge stellen können.

Übersicht

Urlaub Global einstellen

Bevor Mitarbeiter in unserem Unternehmen ihren Urlaub beantragen können sind einige Einstellungen notwendig.

Urlaubszeitraum

Damit die Buchung von Urlaub gelingt müssen, wir im System zunächst Urlaubszeiträume festlegen. Diese sind meist einfach die Jahre vom 1.1. bis zum 31.12.

Mehr dazu unter Urlaubszeitrum (Leave Period)

Urlaubsübersicht

Damit Mitarbeiter Urlaubsanträge einreichen können, wird eine Urlaubsliste benötigt. In der Urlaubsliste tragen wir alle Tage ein an welchen nicht gearbeitet wird. Hierzu zählen Wochenenden und feste Feiertag.

Wenn die Firma in unterschiedlichen Ländern, Bundesländern o.Ä. tätig ist, macht es Sinn entsprechende Listen anzulegen.

Mehr dazu unter Urlaubsübersicht (Holiday List)

Urlaubstypen

Unter Urlaubstyp in ERPNext sind Arten des Fernbleibens gemeint.

Mehr dazu unter Urlaubstyp (Leave Type)

Mitarbeiterbezogene Einstellungen

Urlaubsrichtlinie

Die Urlaubsrichtlinie wird als Vorlage für die Zuteilung von Urlaubstypen verwendet. Sie kann einem Mitarbeiter oder einer Mitarbeiterklasse zugeordnet werden.

Mehr dazu unter Urlaubsrichtlinie (Leave Allocation)

Urlaubszuordnung

Hier wird angegeben wieviele Urlaubstage einer Person innerhalb eines zu bestimmenden Zeitraums zur Verfügung stehen. Ein Auszubildender beginnt meist seine Ausbildung im Herbst und hat somit einen Zeitraum der kleiner ein Jahr ist.

Pro Mitarbeiter und Zeitraum gibt es in ERPNext immer eine Urlaubszuordnung.

Mehr dazu unter Urlaubszuordnung (Leave Allocation)

Urlaubsantrag stellen

Eine ausführliche Anleitung zum buchen von Urlaub finden wir hier

Urlaubskonten einsehen

ERPNext bietet einen vorgefertigten Bericht um die Urlaubskonten unserer Kollegen einzusehen.

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Dieser ist im Modul HR und kann über die Suche schnell erreicht werden:

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Abteilung (Department)

Einleitung

Abteilungen können in ERPNext in einer Baumstruktur angelegt werden und helfen dabei Einstellungen im Bereich Urlaub, Schicht und Lohn zu automatisieren.

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Wir können hier z.B. Genehmiger für Urlaub einstellen damit ein Mitarbeiter, welcher in einer Abteilung angelegt wird, automatisch mit einem Genehmiger verknüpft wird, der sodann Urlaub freigeben kann.

Die Abteilung kann uns bei dem Design unserer Berechtigungsstruktur helfen

Felder

Bezeichnung
 Feldname
 Erklärung
Abteilung
Klarname der Abteilung
Elternabteilung
Verknüpfung zu einer Abteilung in der das Merkmal "Ist Gruppe" aktiviert ist.
Unternehmen
Verknüpfung zum Unternehmen zu welchem diese Abteilung gehört.
Ist Gruppe
 is_group
 Aktivieren wir dieses Merkmal wird die Abteilung zu Gruppe und kann als Elternabteilung in anderen Abteilungen verknüpft werden.
Deaktiviert
Aktivieren wir dieses Merkmal, kann die Abteilung in anderen DocTypes nicht mehr verknüpft/verwendet werden.
Bezeichnung
 Feldname
 Erklärung
Lohnkostenstelle
Verknüpfung zu einer Lohnkostenstelle welche für diese Abteilung angewendet werden soll.
Urlaubssperrenliste
Verknüpfung zu einer Urlaubssperrliste welche für diese Abteilung angewendet werden soll.

Genehmiger

Urlaubsgenehmiger

In der Tabelle kann ein- oder mehrere Urlaubsgenehmiger bestimmt werden welche.

Bezeichnung
 Feldname
 Erklärung
Genehmiger
Verknüpfung zu einem Benutzer

Ausgabenbewilliger

Für jede Abteilung kann ein Ausgabenbewillger ernannt werden.

Bezeichnung
 Feldname
 Erklärung
Genehmiger
Verknüpfung zu einem Benutzer

Schichtanforderungsgenehmiger

In der Tabelle kann ein- oder mehrere Schichtanforderungsgenehmiger bestimmt werden welche.

Bezeichnung
 Feldname
 Erklärung
Genehmiger
Verknüpfung zu einem Benutzer

Arbeitstage (Holiday List)

Einleitung

Der DocType Arbeitstage ist Teil des Moduls Personalwesen, kommt jedoch auch in Modulen wie der Fertigung und dem Support zum Einsatz. Mit diesem Dokument bestimmen wir alle Wochenenden und gesetzlichen Feiertage bzw, alle Tage an welchen ein Mitarbeiter kein Urlaub beantragen kann. Also alle Tage an welchen Gearbeitet werden soll. Die Arbeitstag.

Haben unsere Mitarbeiter oder andere Resourcen wie Maschinen einen anderen Zeitplan die Standardarbeits

Arbeitstage erstellen

Unter

Personalwesen -> Urlaubsübersicht

erstellen wir neue Urlaubslisten.

image-1607099794426.png

Hier können wir zunächst den Zeitraum, meist ein volles Kalenderjahr, einstellen und dann bestimmen welche Tag in diesem Zeitraum nicht als Urlaub belegt werden können. Wir schließen also im Normalfall alle gesetzlichen Samstage und Sonntage des Jahres sowie die gesetzlichen Feiertage des entsprechenden Bundeslandes aus.

Wenn wir Mitarbeiter in unterschiedlichen Bundesländern haben erstellen wir mehrere Urlaubslisten.

image-1607100008760.png

 

Sind die Wochenenden registriert müssen wir noch die einzelnen gesetzlichen Feiertag hinterlegen.

image-1607100116624.png

Arbeitstage aktivieren

Das System gibt vor, dass nur eine Urlaubsliste eingestellt ist. Dies geschieht im DocType Unternehmen.

image-1612104704186.png

Zum Jahreswechel muss die Standard-Urlaubsliste in der Stammdatei des Unternehmens auf das neue Jahr umgestellt werden, sonst können unsere Mitarbeiter keinen Urlaub für das entsprechende Jahr beantragen.

Verknüpfungen

image-1623237521117.png

Unternehmen

Mitarbeiter

In der Stammdatei eines Mitarbeiters können wir ebenfalls eine Urlaubsliste einstellen:

image-1623237736064.png

Ist dies nicht eingestellt, gilt die Urlaubsliste des Unternehmens. Siehe oben.

Artbeitsplatz

Am Arbeitsplatz kann ebenfalls eine Urlaubsübersicht eingestellt werden. In diesem Fall geht es darum, ob die Maschine an diesen Tagen zum Einsatz kommen kann oder nicht. Zum Beispiel können Maschinen ja auch über das Wochenende laufen obwohl die Mitarbeiter nicht anwesend sind.

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Urlaubszeitraum

Die Verknüpfung zum Urlaubszeitraum ensteht dann, wenn in jenem eine "Urlaubsliste für optionalen Urlaub" einstellt ist.

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Schichttyp

Im Schichttyp kann ebenfalls die Urlaubsübersicht eingesetzt werden.

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Service Level Agreement

Hier kann ebenfalls Bezug zur Urlaubsübersicht genommen werden.

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Quellen & Verweise

 

Abmeldungsgrund (Leave Type)

Einleitung

Abmeldungsgründe sind alle Arten des Fernbleibens in unserem Unternehmen. Dazu gehören

Hier finden sich einige Beispiele wie Abmeldungsgründe im System verwenden können.

Abmeldungsgründe sind im Modul Personalwesen untergebracht.

Übersetzung früher Urlaubstyp

Die deutsche Bezeichnung ist leider etwas irreführend, da es hier um Abwesenheit und nicht konkret um Urlaub geht. So ist ein "Urlaubstyp" auch das Fernbleiben durch Krankheit (Sick Leave).

Abmeldungsgrund erstellen

Urlaubstypen werden im Modul Personalwesen in der Karte Blätter im Punkt Urlaubstyp angelegt.

Hier gibt es einzustellen:

Max Blätter erlaubt

Hier kann eine maximale Anzahl an Tagen für diesen Typen angegeben werden.

Anwendbar nach (Werktagen)

Hier können wir eine Untegrenze an Tagen angeben an welchen gearbeitet werden muss, damit die Möglichkeit zur Nutzung dieses Types aktiviert wird.

Maximale ununterbrochene Tage anwendbar

Hier kann eingestellt werden wie viele Tage am Stück von diesem Typ gebucht werden können.

Ist Übertrag

Hier können wir bestimmen ob die übrig gebliebenen Tage in die nächste Periode übertragen werden können oder nicht.

Ist unbezahlter Urlaub

hier kann bestimmt werden, ob dieser Typ bezahlt wird oder nicht.

ist optional verlassen

Dies ist bei dem Einstellen von z.B. Sonderurlaub notwendig.

Negativen Saldo zulassen

Hier kann bestimmt werden ob Minustage erlaubt sind. Erlauben wir dies, wird beim Urlaubsantrag nicht mehr geprüft ob noch Resturlaub vorhanden ist oder nicht.

Urlaube innerhalb von Abwesenheiten als Abwesenheiten mit einbeziehen

Setzen wir hier den Haken werden Tage welche als freie Tage (z.B. Wochenende) als gebuchte Urlaubstage gekennzeichnet.

Bsp: Wird ein Urlaubsantrag von Freitag bis einschließlich Montag gebucht wird Samstag und Sonntag ebenfalls als Urlaub verwendet. Es werden 4 Tage vom Urlaubskonto abgezogen.

Ist kompensatorisch

Setzen wir hier einen Haken können wir Überstunden als Urlaubstage oder als Auszahlung handhaben.

 

Urlaubszeitrum (Leave Period)

Einleitung

Damit wir im System Anwesenheit, Krankheit, Urlaub und sonstige Personal bezogenen Buchungen erledigen können ist es notwendig, dass wir die entsprechenden Zeiträume dafür festlegen. Dies wird in ERPNext als Urlaubszeitraum (Leave Period) bezeichnet.

Die Urlaubszeit

Standard

Der Standard der im System einzustellen ist, ist das volle Jahr vom 1.1. bis zum 31.12.

Ausnahmen

Ausnahmen müssen eingestellt werden. Hierzu gehören Branchen die saisonal arbeiten wie Sportvereine oder auch Schulen und weitere Bildungseinrichtungen.

Abmeldungsanfrage (Leave Application)

Einleitung

"Urlaubsanträge" ist an dieser Stelle nicht vollständig richtig. "Leave Application" wie es in der englischen Version von ERPNext heißt bezieht sich eben auf Fernbleiben, welches auch Unbezahlter Urlaub, angekündigte Krankheitstage wie Operationen oder ähnliches sein.

Werden Meldungen in die Vergangenheit gebucht, ist darauf zu achten, dass an der richtigen Stelle der Urlaubszeitraum/Meldungszeitraum aktiv ist (z.B. in der Stammdatei des Mitarbeiters)

Felder

Bezeichnung Feldname Erklärung
Mitarbeiter employee
Mitarbeitername employee_name  
Abmeldungsgrund leave_type
Abteilung department
Urlaubstage vor Antrag leave_balance
Bezeichnung Feldname Erklärung
Von-Datum from_date  
Bis-Datum to_date
Halbtags half_day
Urlaubstage insgesamt total_leave_days
Bezeichnung Feldname Erklärung
Urlaubsgenehmiger leave_approver  
Name des Urlaubsgenehmigers leave_approver_name
Status status

Im Standard gibt es

  • Ofen
  • Genehmigt
Bezeichnung Feldname Erklärung
Buchungsdatum posting_date  
Per E-Mail nachverfolgen follow_via_email
Farbe color
Unternehmen company
Briefkopf letter_head

Vorher

Bevor ein Mitarbeiter Urlaubsanträge bzgw. Anträge für sonstiges Fernbleiben einreichen buchen kann müssen einige Einstellungen vorgenommen worden sein

Einen Antrag für Erholungsurlaub stellen

Antrag geht bei Urlaubsgenehmiger per E-Mail ein

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Bestätigung der des Urlaubs per E-Mail

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Urlaubsrichtlinie

Gravierende Änderungen von v12 nach v13

Einleitung

In der Urlaubsrichtlinie werden Abwesenheitsarten angelegt. Sie dient als Vorlage welche beim anlegen neuer Mitarbeiter verwendet werden kann. Dies kann auch über die Verknüpfung der Mitarbeiterklasse geschehen.

Übersicht

Urlaubsrichtlinie erstellen

Die Urlaubsrichtlinie finden wir unter

Personalwesen -> Urlaubsrichtlinie

Hier werden Urlaubstypen und die dazugehörige Anzahl der Tage für ein Jahr eingestellt.

Beispiel

Folgend haben wir eingestellt, dass Vollzeitkräft 30 Tage Erhohlungsurlaub und 10 Tage Bildungsurlaub erhalten

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Datenübernahme Urlaub und Abwesenheit zum Jahreswechsel

 

Mitarbeiterklasse (Employee Grade)

Einleitung

Diesen DocType verwenden wir in ERPNext um eine Vorlage zu schaffen welcher wir Mitarbeitern zuordnen können. Hier kann die Urlaubsrichtlinie und Gehaltsstruktur bestimmt werden.

Übersicht

Mitarbeiterklasse

Das DocType finden wir unter

Personalwesen -> Mitarbeiterklasse

Mitarbeiterklasse erstellen

Zwingend erforderlich ist der Name. Weiter können wir eine Urlaubsrichtlinie sowie eine Gehaltsstruktur zuordnen

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Quellen & Verweise

https://docs.erpnext.com/docs/user/manual/en/human-resources/employee-grade

 

 

 

Urlaubskalender Kalender

Einleitung

Die Kalenderansicht für Urlaubsanträge und der für die Urlaubsübersicht sind Standardkalender von ERPNext. Hier können im einen die Urlaubsanträge von Mitarbeitern in der Kalenderdarstellung eingesehen werden und im anderen die Urlaubstage als solche angezeigt werden. Diese decken sich jedoch nicht.

Urlaubskalender anzeigen

Unter

Werkzeuge -> Kalender

können wir die Urlaubskalender des Systems einsehen.

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Urlaubsantrag Kalender

Im folgenden Bild sehen wir, dass für die Wochenenden und die Weihnachtsfeiertage im Dezember 2020 nicht angezeigt werden (1). Erst im Jahr 2021 sehen wir diese (2).

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Ein Umstand in diesem Kalender ist, dass die Wochenenden und Feiertage nicht über zwei Jahre hinweg dargestellt werden.

Hierzu folgende Seiten beachten: 

Urlaubsübersicht Kalender

In diesem Kalender sehen wir alle Wochenenden und gesetzliche Feiertage welche wir in den Urlaubsübersichten eingestellt haben. Hier auch jahresübergreifend (1) (2).

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Urlaubszuordnung (Leave Allocation)

Einleitung

Jedem Mitarbeiter kann für einen bestimmen Zeitraum eine Anzahl von diversen Abwesenheitsarten gewährt werden. Die Zuordnung kann auch über die Mitarbeiterklasse und/oder einer Urlaubsrichtlinie geschehen.

Bevor wir Urlaubszuordnungen machen sollten wir folgende DocTyptes bereits angelegt haben

Urlaubszuordnung erstellen

IM Modul HR (Personalwesen) finden wir unter Berichte & Stammdaten in der Karte Abwesenheiten den DocType Urlaubszuordnung.

 

image-1623238576913.png

 

Beispiel

Im folgenden Beispiel erstellen wir einen Urlaubszuordnung für einen Mitarbeiter der am 1.8.2021 seine Arbeit in unserem Unternehmen beginnt. Da der Mitarbeiter nicht das ganze Jahr über bei uns war, wird ihm auch nicht der Urlaub für das ganze Jahr zugesprochen. In dieser Urlaubszuordnung stellen wir das entsprechend ein.

Wir geben vor, dass ein Vollzeitmitarbeiter 30 Tage Erholungsurlaub bekommt.

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1. Hier Verknüpfen wir den Mitarbeiter welchem die Urlaubszuordnung gemacht werden soll.

2. Hier können wir den Urlaubstyp bestimmen für welchen die Urlaubszuordnung gilt.

3. Der Zeitraum für welchen die Urlaubszuordnung gilt. In diesem Fall vom 1. August bis zum 31. Dezember.

4. Die 12,5 Tage errechnen sich aus den 2,5 Tagen pro Monat.

5. Hier können noch Sondervereinbarungen o.Ä. für diese Urlaubszuordnung vermerkt werden.

Leave Policy Assignment

 

 

Quellen & Verweise

Mitarbeiter einchecken (Employee Checkin)

Einleitung

Dieser DocType setzt die Zeitstempel einer Stempel-/ Stechuhr.

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Felder

Mitarbeiter
Mitarbeitername
Protokolltyp
Auswahl Erklärung

EIN

 Der Eintrag repräsentiert die Ankunft, bzw. das Kommen einer Mitarbeiterin.

AUS

 Der Eintrag repräsentiert das Gehen einer Mitarbeiterin.
Schicht

Nur-Lesen Feld zu der Schicht in welche dieses Einchecken gehört. Diese wird über Stammdaten oder Schichteinteilungen gesteuert.

Zeit

Tag und Uhrzeit des Eincheckens. Das System erlaubt pro Mitarbeiter und Zeitpunkt nur einen Eintrag.

Standort / Geräte-ID

Sind RFID-Scanner oder andere, auch biometrische Lesegeräte im Einsatz, kann die ID zu diesen hier erfasst werden.

Automatische Teilnahme überspringen

Ist das Häkchen gesetzt wird das Einchecken nicht über die automatische Anwesenheit einer Schicht verarbeitet.

Existiert bereits eine Anwesenheit für den Zeitpunkt des Eincheckens wird dieses Häkchen bei der nächsten Schichtverarbeitung automatisch gesetzt.

 

 

Einträge schreiben

Die Einträge können über 3 Wege in das System gelangen

  1. Manuell einzeln eingetragen
  2. Zusammengefasst importiert
  3. per Schnittstelle (API) automatisiert

1. Manuell einzeln eingetragen

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2. Zusammengefasst importiert

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3. per Schnittstelle (API) automatisiert

Per REST-API können die Einträge direkt in das System geschrieben werden.

Bezug zu einer Schicht

Ist ein Mitarbeiter einer Schicht zugewiesen wird der Eintrag automatischer dieser zugewiesen.

Im DocType Mitarbeiter Einchecken gibt es ein read-only Feld welches eine Verknüpfung zur Schicht herstellt. Dieses wird automatisch gefüllt. Die Informationen dazu werden in

image-1633340707380.png

Grün gilt vor Rot (zu prüfen)

Wird eine Schichtanforderung mit Schichtzuweisung erstellt, werden die beiden zuvor genannten Felder "überstimmt".

Bezug zur Schicht wird nicht hergestellt

Wird ein Eintrag keiner Schicht zugewiesen muss geprüft werden, ob der Mitarbeiter zum gebuchten Zeitraum überhaupt zu einer Schicht eingetragen war. Der automatische Bezug greift immer dann, wenn der Mitarbeiter an diesem Tag auch zu einer Schicht eingetragen ist. Dies kann über seine Standardschicht oder aber über eine Schichteinteilung passieren. Hierbei sind immer die dazu geltenden Urlaubsübersichten zu berücksichtigen. Diese können den Bezug verhindern!

Schichttyp (Shift Type)

Einleitung

Schichten in ERPNext stellen Zeitabschnitte dar in welchen Arbeitszeit erfasst wird.

Ein Schichttyp in ERPNext setzt nicht zwingend voraus, dass wir in solchen Arbeiten. Nutzern wir die Anwesenheitserfassung über Stempeluhren o.Ä. ist es notwendig, dass wir mindesten eine Schicht anlegen. Diese Schicht bildet dann den 8 Stunden Tag ab. Sie ist dann Berechnungsgrundlage für das Ein-/ und Ausbuchen der Angestellt.

Neue Schicht erstellen

HR -> Schichtverwaltung -> Schichttyp

Die Schicht erfordert lediglich einen Namen und eine Zeitraum. Optional können wir noch die für diese Schicht geltende Urlaubsübersicht einstellen (gelb). Dies ist besonders dann notwendig, wenn wir Mitarbeiter zu einer Schicht einteilen wollen.

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Automatische Anwesenheit

Setzen wir den Haken bei "Automatische Teilnahme aktivieren" öffnet sich der Reiter EINSTELLUNGEN FÜR DIE AUTOMATISCHE TEILNAHME in welchem wir präzise Einstellungen für die Schicht einstellen können:

image-1613561300666.png

Check-in und Check-out festlegen

Es kommt vor, dass es für einen Mitarbeiter keinen aktuellen Protkolltype gibt. Ein solches Szenario kann abgefangen werden damit die Automatische Anwesenheit funktioniert. Folgende Möglichkeiten gibt es

  1. Wechselnde Eingabe wie in IN und OUT während derselben Schicht derselben Schicht: Der erste Check-In eintrag des Tages ist immer IN. Der darauf folgende immer OUT. Das wächselt dann bei jedem Eintrag: IN/OUT/IN/OUT/IN...
  2. Streng basierend auf dem Protokolltyp beim Einchecken von Mitarbeitern.

Hier stellen wir ein wie unser System die Pausen berechnen wird. Wir stellen ein, ob Pausen Teil der Arbeitszeit sind oder nicht.

  1. Erster Check-in letzter Check-out: Die Anwesenheitszeit wird auf Basis des ersten IN Eintrags und des letzten OUT Eintrags gerechnet.
  2. Jeder gültige Check-in Check-out: Die Anwesenheitszeit wird auf Basis aller IN/OUT Zeitstempel berechnet.

Markieren Sie die Anwesenheit

Im DocType oben rechts befindet sich ein Button über welche wir die automatische Anwesenheitsverarbeitung auslösen können. Damit diese funktioniert müssen die hier gelb und blau markierten Felder befüllt sein.

Damit das funktioniert muss das Datum in Letzte Systemchronisierung des Eincheckens NACH der Anwesenheit verarbeiten nach liegen!

 

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Ob das die automatische Anwesenheitsverarbeitung funktioniert hat erkennen wir daran ob die Anzahl der verlinkten Anwesenheiten gestiegen ist:

image-1627052820305.png

 

Stempeln vor- und nach der Schicht

Im System können wir einstellen ob Einträge von Mitarbeiter Checkin für die Schicht berücksichtig werden sollen oder nicht. Dies können wir zeitlich eingrenzen (hier in grün).

Können wir nicht ausschließen, dass Mitarbeiter ab 0:00 bis 23:59 sich zu einer Schicht einstempeln und dies erlaubt sein sollte, müssen die die Zeiten entsprechend einstellen.

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Beispiele Abmeldungsgründe

Einleitung

Hier am Beispiel Soderurlaub. Sonderurlaub ist gesetzlich geregelt.  Bei Geburt eines Kindes, dem Umzug in eine andere Stadt aus betrieblichen Gründen oder bei 25-jährigen sowie 40-jährigen Arbeitsjubiläum wird Sonderurlaub gewährt. Bei schwerer Erkrankung eines im Haushalt lebenden Angehörigen oder eines Kindes kann Anlass für wenige Tage bis zu einem Jahr Sonderurlaub sein.

Einrichten

Sonderurlaub wird als Urlaubstyp eingepflegt, nicht aber näher zugeordnet. Wir sehen davon ab den Sonderurlaub über ein Zuordnung an die Mitarbeiter zu knüpfen da dieser sonst als Urlaub angezeigt wird und dies zu Missverständnissen führen kann.

Beantragen

Der Sonderurlaub kann über einen gewöhnlichen Urlaubsantrag erledigt werden. Der gewährte Urlaub wird jedoch über eine Anwesenheit vom entsprechenden Urlaubstyp abgebildet.

Nachvollziehen

Öffnet man den Urlaubstyp Sonderurlaub kann über die Verknüpfung in der Instrumententafel zügig eingesehen werden wem ein solcher gewährt wurde.

 

Mitarbeiter (Employee)

Einleitung

Ein Basis DocType des Moduls Personalwesen ist der DocType Mitarbeiter. Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter sind nicht zwingend Benutzer der Platform ERPNext und haben somit nicht immer ein eigenes Benutzerkonto.

Berechtigungen

Wird ein User mit der Rolle Standardrolle "Employee" versehen, wird eine Benutzerberechtigung erstellt welche ihn darauf beschränkt nur sich selbst als Mitarbeiter zu sehen.

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Mitarbeiter der Personalabteilung sollen jedoch meist alle Mitarbeiter einsehen können. in diesem Fall müssen wir die Benutzerberechtigung löschen.

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Felder

Folgend sind die Standardfelder des Doctypes gelistet mit einer kurzen Erklärung. Genauere Erklärungen befinden sich unterhalb der Tabelle.

Bezeichnung
 Feldname
 Erklärung
Vorname
 first_name Textfeld für den Vornamen der Mitarbeiterin
Zweiter Vorname
 middle_name Textfeld für den Zweitnamen der Mitarbeiterin
Familienname
 last_name Textfeld für den Nachnamen der Mitarbeiterin
Anrede
 salutation Verknüpfung zu einer Anrede welche von der Mitarbeiterin gewünscht ist.
Vollständiger Name
 employee_name Hier wird der vollständige Name aus first_name middle_name und last_name angezeigt.
Art der Beschäftigung
 employment_type

Verknüppfung zu Art der Beschäftigigung. Im Standard gibt es:

  • Vollzeig
  • Teilzeit
  • uvm
Unternehmen
 company Verknüpfung zu dem Unternehmen in welchem der Mitarbeiterin zugeordnet werden soll.
Status
 status

Auswahl zum Status der Mitarbeiterin
Geschlecht
 gender Verknüpfer eines Geschlechts.
Geburtsdatum
 date_of_birth Datum, wann die Mitarbeiterin geboren.
Entrittsdatum
 date_of_joining Datum, wann die Mitarbeiter ins Unternehmen eingestiegen ist.

Notfallkontakt

Im Falle eines schweren Arbeitsunfalls wollen wir uns bei einer vertrauten Person unserer Mitarbeiters melden können. Hier können Angaben zum Notfallkontakt gemacht werden.

Bezeichnung
 Feldname
 Erklärung
Name des Notfallkontaks

Beziehung
Hier kann hinterlegt werden, ob es sich z.B. um Ehepartner, Familie oder andere handelt
Telefonnummer des Notfallkontakts

ERPNext Benutzer

Hier wird die Verknüpfung vom DocType Mitarbeiter zu DocType Benutzer (User) gemacht. Zuvor muss eine gültige E-Mailadresse hinterlegt werden.

Ob der Mitarbeiter auch Anwender sein soll ist im Einzelfall zu klären. Mehr dazu im Abschnitt Abgrenzung Mitarbeiter und Nutzer

Bezeichnung
 Feldname
 Erklärung
Benutzer-ID

Benutzerberechtigung Erstellen
Setzen wir dies aktiv, werden neue Benutzerberechtigungen anhand der Rollen erstellt. Es wird geprüft, ob Benutzerberechtigungen existieren oder nicht. Existieren keine, werden sie auf Basis der Rollen gesetzt. Ist das Feld deaktivert werden die Benutzerberechtigungen gelassen wie sie sind.

Details des Beitritts

Bezeichnung
 Feldname
 Erklärung
Bewerber

Angebotsdatum

Bestätigungsdatum

Vertragsende

Kündigungsfrist (Tage)

Zeitpunkt der Pensionierung

Abteilung und Klasse

image-1644410233941.png

Bezeichnung
 Feldname
 Erklärung
Abteilung

Position

Vorgesetzter

Klasse

Betrieb

Hier können wir eine andere Mitarbeiterin bestimmen an welche die Mitarbeiterin meldet. Also die Vorgesetzte. Dies hat Auswirkungen auf die Berechtigungen der Vorgesetzten zur Untergebenen.

Genehmiger

Bezeichnung
 Feldname
 Erklärung






Der Ausgabenbewilliger ist eine zu ermächtigende Person die Auslagenabrechnungen prüft und bestätigt.

Anwesenheits- und Urlaubsdetails

Bezeichnung
 Feldname
 Erklärung
Arbeitstage

Standardschicht

Gehaltsdetails

Bezeichnung
 Feldname
 Erklärung






Krankenversicherung

Bezeichnung
 Feldname
 Erklärung






Kontakt-Details

Bezeichnung
 Feldname
 Erklärung
Mobile

Bevorzugte E-Mail

Persönliche E-Mail

Abgemeldet

Feste Adresse ist

Feste Adresse

Bevorzugte Kontakt E-Mail

E-Mail-Adresse des Unternehmens

Aktuelle Adresse ist

Aktuelle Adresse

Lebenslauf

Bezeichnung
 Feldname
 Erklärung
Lebenslauf / Anschreiben

Persönliche Daten

Bezeichnung
 Feldname
 Erklärung






Schulische Qualifikation

Bezeichnung
 Feldname
 Erklärung






Vorherige Berufserfahrung

Bezeichnung
 Feldname
 Erklärung






Historie im Unternehmen

Bezeichnung
 Feldname
 Erklärung






Verlassen

Bezeichnung
 Feldname
 Erklärung






Erklärungen

Anwesenheits- und Urlaubsdetails

Standardschicht

Mitarbeiter können einer Schicht zugeteilt werden. Diese kann als Standard festgesetzt werden:

image-1615648178579.png

Soll der Mitarbeiter die Möglichkeit haben sich für bestimmte Schichten eintragen zu lassen, muss dies genehmigt werden. Hierzu benötigten wir die Eintragung eines Genehmigers:


image-1615648376656.png

Automatische Anwesenheit über Stempeluhr

Damit die Automatische Anwesenheit über die Einträge aus einer RFID-Stempeluhr verwendet werden kann muss die Geräte-ID im Mitarbeiter hinterlegt werden:

image-1615648852284.png


Urlaub

Damit ein Mitarbeiter Urlaub beantragen kann benötigen wir einen Urlaubsgenehmiger festlegen. Dieser kann entweder direkt in der Stammdatei des Mitarbeiters oder in der Abteiltung festgelegt werden.

Abgrenzung Mitarbeiter und Nutzer

Mitarbeiter Nutzer
hat nicht zwingend einen Nutzer mit welchem er sich an der Platform anmelden kann kann sich auf der Platform anmelden
Ist Bestandteil des Moduls Personalwesen hat keinerlei direkte Verbindung zum Modul Personalwesen
Sind nur vertraute Personen der Firma Kann für Lieferanten, Interessenten, Kunden etc. verwendet werden.
Werden über die Zuordnung zu Firmen und Abteilungen berechtigt Wird direkt berechtigt

Schichtanforderung (Shift Request)

Einleitung

Dieser DocType wird dazu verwenden um sich für eine bestimmte Schicht eintragen zu lassen.

Bevor dies erledigt werden kann ist es notwendig, dass Mitarbeiter und Schichttypen angelegt sind.

Schichtanforderung erstellen

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Schichteinteilung

Wurde der Anmeldung zu einer Schicht statt gegeben werden automatisch Schichteinteilungen erstellt.

image-1615635109190.gif

 

Schichteinteilung (Shift Assignment)

Einleitung

Mitarbeiter können zu Schichten eingeteilt werden. Dies geschieht im DocType "Schichteinleitung". Schichteinteilungen können Schichtanforderungen vorangegangen sein. Wollen wir einen Mitarbeiter z.B. für eine Wochenendschicht einteilen wird dies über diesen DocType erledigt.

Folgende DocTypes sollten in diesem Zusammenhang verstanden sein:

sowie deren Standards.

Schichteinteilung erstellen

image-1615647853954.png

Lassen wir das Enddatum leer (1) bleibt der Mitarbeiter dieser Schicht zugeteilt bis wir eine Änderung hervorrufen. Der Status (1) kann auch nach der Buchung noch bearbeitet werden.

Schichtplanung

Einleitung

In diesem Beispiel erstellen wir eine Tagschicht und teilen einen Mitarbeiter in diese ein. Weiter wollen wir, dass die automatische Anwesenheit verwendet werden kann.

1. Einen Schichttyp erstellen

Wir erstellen eine Tagschicht von 8:00-17:00 Uhr und aktivieren die automatische Teilnahme

image-1615650967529.png

2. Den Schichtyp einem Mitarbeier zuweisen

Im DocType Mitarbeiter können wir im Reiter ANWESENHEIT- UND URLAUBSDETAILS eine Standardschicht eintragen. Wollen wir später eine Drittanwendung zur Buchung von Einträgen verwenden ist eine Geräte-ID notwendig (heir lila).

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Einführung Urlaub

Einleitung

Übersicht

 

  1. Firma
  2. Urlaubsübersicht (Abbildung aller freien Tages des Jahres, dazu gehören Samstage, Sonntage, Feiertage)
  3. (Abteilung)
  4. Mitarbeiter

Urlaubssperrenliste (Leave Block List)

Einleitung

In ERPNext können wir einzelne Tage festlegen an welchen kein Urlaub gebucht werden darf. Zum Beispiel werden im Einzelhandel die Vorweihnachtstage für das Personal im Ladengeschäft gesperrt.

Neue Urlaubssperrenliste erstellen

 

image-1623237357731.png

(Leave Policy Assignment)

Einleitung

Anwesenheit (Attendance)

Einleitung

Wochenenden welche über die Holiday List gesetzt wurden, werden nicht als Abwesenheitstage markiert.

Status

 

Status engl.
 		Beschreibung
Anwesend Present  
Fehlt Absent  
Abgemeldet On Leave  
Halbtags Half Day  
Von zuhause aus arbeiten Work from Home  

Anwesenheit erstellen

Anwesenheiten können in ERPNext stark automatisiert werden. Die Einträge werden also meist automatisch erstellt. Dies geschieht entweder über das Buchen von Urlaubsanträgen oder aber über die Verarbeitung des DocTypes "Mitarbeiter Einchecken".

Urlaubsantrag

Beantrag ein Mitarbeiter Urlaub kann dieser vom entsprechenden Urlaubsgenehmiger freigeben werden. Der genehmigte und gebuchte Urlaubsantrag führt zu Einträgen im DocType Anwesenheit. Diese werden mit dem Status "Im Urlaub" versehen.

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Mitarbeiter einchecken

Verwenden wir die "Automatische Anwesenheit" werden aus dem DocType Mitarbeiter Einchecken die Anwesenheiten automatisch generiert.

 

 

 

Mitarbeiter-Anwesenheits-Werkzeug (Employee Attendance Tool)

Einleitung

Mitarbeiteranalyse

 

Art der Beschäftigung

image-1623249773540.png

Automatische Anwesenheit (Auto Attendance)

Einleitung

Über das System wird die Anwesenheit für Personen die im Schichtbetrieb arbeiten automatisch erfasst. Dies basiert auf den Daten aus dem Dokument Mitarbeiter Einchecken und den EINSTELLUNGEN FÜR DIE AUTOMATISCHE TEILNAHME welche in Schichttyp gemacht wurden.

Die Automatische Anwesenheit wurde in v12 eingeführt

Die automatische Anwesenheit für jeden Schichttyp wird stündlich ausgeführt. Sie kann aber auch manuell im DocType Schichttyp ausgelöst werden:

image-1633012681037.png

Um diese Funktion zu aktivieren ist es notwendig, dass wir, noch bevor Einträge vom DocType "Mitarbeiter Einchecken" gemacht werden, dem Mitarbeiter einen Schichtyp zuweisen.

Einträge in Mitarbeicher Einchecken werden nur dann für die automatische Anwesenheit herangezogen nachdem der Mitarbeier einem Schichtyp zugewiesen wurde.

Die Automatische Anwesenheit Einstellen

  1. Schichttypen mit Automatischer Anwesenheit erstellen
  2. Schichttypen Mitarbeitern zuweisen
  3. Geräte-ID im Mitarbeiter einstellen

1. Schichttypen mit Automatischer Anwesenheit erstellen

Siehe hier: https://doku.phamos.eu/link/480#bkmrk-automatische-anwesen

2. Schichttypen Mitarbeitern zuweisen

https://doku.phamos.eu/books/erpnext-benutzerhandbuch/page/schichteinteilung-shift-assignment

https://doku.phamos.eu/link/536#bkmrk-schichteinteilung

Wird einem Mitarbeiter eine Standardschicht und zusätzlich eine Schichteinteilung zugeordnet hat die Einteilung vorang.

3. Geräte-ID im Mitarbeiter einstellen

Dem Mitarbeiter muss eine Geräte-ID zugeordnet werden, damit die Einträge aus Mitarbeiter einchecken richtig zugeordnet werden können.

https://doku.phamos.eu/link/536#bkmrk-automatische-anwesen

Sind die Schritte 1-3 vollzogen können Einträge vom Type "Mitarbeiter einchecken" importiert werden um die automatische Anwesenheit zu nutzen.

Häufige Fragen zur automatischen Anwesenheit

Wie ermitteln die automatische Anwesenheit den Schichttyp des Mitarbeiters?

Der Schichttyp eines Mitarbeiters lässt sich auf folgende Weise bestimmen:

Woher nimmt die automatische Anwesenheit Informationen zum Urlaub?

Der Urlaub kann über folgende Wege zugeordnet werden:

ist der Urlaub richtig eingestellt markiert die automatische Anwesenheit die Mitarbeiter als "Im Urlaub" statt "Abwesend".

 

 

Quellen & Verweise

https://doku.phamos.eu/books/erpnext-benutzerhandbuch/page/mitarbeiter-einchecken-employee-checkin

 

 

Einführung in das Personalwesen

Einleitung

 

Anwesenheit, Abwesenheit, Urlaub Krankheit etc.

Die im System verwendete engelische Bezeichnung "On Leave" beschreibt alle Arten der FIXME wie z.B. Urlaub, Krankheit etc.

Dies wurde von uns als Abmeldung/Meldung definiert und im System entsprechend übersetzt...

 

Wir müssen folgende Fälle berücksichtigen:

Gliederung

Das Modul Personalwesen ist umfangreich und kann in folgende Teilgebiete unterteilt werden

Urlaub und Abwesenheit

Rekrutierung

Art der Beschäftigung (Employment Type)

Einleitung

Dieser DocType dient lediglich der strukturierten Anlage von Beschäftigungsverhältnissen wie

Vollzeit, Teilzeit, Minijob, Auszubildendende,

Dieser DocType steht in Kombination zu den DocTypes im Reiter Abteilung und Klasse des Mitarbeiters

 

Szenarien

Sport

Beschäftigungsarten könnten hier sein

Einlösung gewähren (Leave Encashment)

Einleitung

Vermutlich korrekt mit "Überstundenabbau" zu übersetzen.

 

Auslagenabrechnung (Expense Claim)

Einleitung

Die Auslagenabrechnung ist Teil des Moduls Personal und wird meist dazu verwendet, dass wir einem Arbeitsnehmer Kosten erstatten können welche er auf sich genommen hat um betriebsbedingte Arbeiten zu erledigen. Beispiele sind, wenn der Vertrieb einen Kunden zu Mittagessen einlädt, ein Handwerker Material oder Werkzeug in einem Baumarkt kauft oder ein Azubi geschickt wird um Spühlmittel und Kaffee für die Küche zu kaufen und dies zunächst von seinem eigenem Geld bezahlt.

Voraussetzungen

Bevor wir diesen DocType nutzen müssen wir

Übersicht

Die Auslagenabrechnung kann ohne vorherigen Beleg erstellt werden. Wobei wir in vielen Fällen von einem Projekt her kommen. 

Felder

Bezeichnung
 Feldname
 Erklärung





 

Ausgaben

In dieser Tabelle verknüpfen wir zuvor erstellte Arten der Kosten. Diese sollten stets in netto angegeben werden.

Steuern un Gebühren

Hier geben wir die angefallenen Steuern zu den in Ausgaben angegebenen Kosten an.

 

Buchhaltungs-Details

In diesem Abschnitt geben wir Details für die Buchhaltung mit. Hier zwingend ist die Angabe des Unternehmens sowie die Angabe des Verbindlichkeiten-Konto. Zweites ist ein Konto vom Typ Zahlbar.

Quellen & Referenzen

https://www.haufe.de/personal/haufe-personal-office-platin/auslagenersatz-zusammenfassung_idesk_PI42323_LI1097107.html

Offene Stellen (Job Opening)

Einleitung

Dieser DocType des Moduls Personalwesen wird dazu verwendet um offene Stellen in unserer Firma zu definieren. Diese offenen Stellen können als Stellenausschreibung auf unserer Webseite aktiviert werden, oder aber einfach nur zur internen Kontrolle über diese Stellen. Zu den Offenen Stellen werden dann Bewerber erstellt. Diese können sich ebenfalls über ein Web-Formular melden oder aber ebenfalls über einen anderen Kanal und lediglich von uns intern geführt werden.

Voraussetzungen

Der DocType kann direkt verwendet werden. Wollen wir die Stelle jedoch mit ERPNext selbst online stellen hilft es, wenn wir uns mit

beschäftigt haben.

Status

Deutsch Englisch Beschreibung
Offen Open Die Stelle ist offen und kann besetzt werden. Das Bewerbungsverfahren ist geöfffnet
Geschlossen Closed Die Stelle ist entweder nicht mehr notwendig oder besetzt. Das Bewerbungsverfahren ist abgeschlossen.

 

Web-Formular

Das Stellenausschreiben kann auf unserer ERPNext Seite veröffentlicht werden. Hier gibt es in ERPNext ein Standard Web-Formular "Job Application" welches automatisch aktiviert ist falls wir kein anderes auswählen.

Wollen wir ein eigenes Bestimmen können wir dies tun

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Navigation

Bewerber (Job Applicant)

Einleitung

ERPNext erlaubt ein Bewerber-Management für unsere Personalabteilung. So können wir eingehende Bewerbungen festhalten und mit Merkmalen versehen damit dieses aussagekräftig gegenübergestellt werden können. Dieser DocType folgt meist einem Stellenausschreiben einer offenen Stelle.

Im Bewerber werden alle notwendigen Daten des Bewerbenden wie Namen, Kontakt-Details, Lebenslauf und Motivationsschreiben.

 

Voraussetzungen

Status

Deutsch Englisch Beschreibung
Offen Open  
Beantwortet Replied  
Abgelehnt Rejected  
Anhalten Hold  
Genehmigt Accepted  

Web-Formular

Die Daten für die Bewerbung können über ein Web-Formular erfasst werden. Dieses kann bereits in der offenen Stelle angegeben werden. Sonst gibt es auch ein Standard vom System.

Standard-Formular "Job Application"

Stellen wir im System nichts gegenteiliges ein wird ein im System erstelles Formular verwendet. Dieses können wir nicht ändern.

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Navigation

 

Einführung in Rekrutierung

Einleitung

Die Rekrutierung ist ein Teilbereich des Moduls Personalwesen.

Übersicht

 

DocTypes

Anwesenheitsanfrage (Attendance Request)

Einleitung

Dieser DocType dienst dazu, dass sich Mitarbeiter bei einem absehbaren Fernbleiben als "Anwesend" melden können. Dies kommt z.B. vor, wenn ein Mitarbeiter auf Montage ist oder aber von zuhause arbeitet.

Die verwendung dieser Funktion ist nicht zwingend, wenn z.B. erlaubt ist, dass Mitarbeiter online Stempeln. Können Mitarbeiter jedoch nur per Stempeluhr im Betrieb Ein-und Auschecken wird eine solche Anfrage notwendig.

 

 

 

https://docs.erpnext.com/docs/v13/user/manual/en/human-resources/attendance-request

Einstellungen zum Modul Personalwesen (HR Settings)

Einleitung

Auf dieser Seite können wir Einstellungen zum Modul Personalwesen vornehmen. Hier werden Diverse Einstellungen und auch Erinnerungen eingestellt. Weiter gibt es Optionen für die Auslagenabrechnung und Urlaubsanträge. Zuletzt können wir Anpassungen zu unseren Stellenausschreiben vornehmen.

Felder

Mitarbeitereinstellungen

Bezeichnung Feldname Erklärung









Erinnerungen

Bezeichnung Feldname Erklärung
Geburtstage

Ist das Häkchen gesetzt erhalten alle Benutzer des Systems eine E-Mail zu den Geburtstagen der Mitarbeiterinnen.
Jubiläen


Feiertage (ggf. Urlaub)




Leave and Expense Claim Settings

Bezeichnung Feldname Typ Erklärung
Send Leave Notification
Überprüfen


Verknüpfung


Verknüpfung


Überprüfen


Überprüfen
Abwesenheiten aller Abteilungsmitglieder im Kalender anzeigen
Überprüfen Ist das Häkchen gesetzt, können Mitarbeiter der selben Abteilung gegenseitige Urlaube (Leave Application) in der Kalenderansicht einsehen.








Einstellungen vornehmen

Bezeichnung Feldname Typ Erklärung


Überprüfen


Überprüfen


Überprüfen

Erklärungen

Erinnerungen

Geburtstage

Mitarbeiter, sprich Benutzer welche mit einer Mitarbeiterstammdatei in Verbindung gebracht sind, erhalten eine Benachrichtigung über Geburtstage die anstehen.

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Hier kann überwacht werden, ob dieser Job erfolgreich ist

http://erp.example.de/app/scheduled-job-type/employee_reminders.send_birthday_reminders

Bezeichnung (Designation)

Einleitung

Dieser DocType bedient die Notwendigkeit festhalten zu können was für eine Position im Unternehmen eine Person einnehmen kann.

Weiter können wir in einer Tabelle füllen, welche Fertigkeiten für diese Position notwendig sind.

Die Position kann für die Personalplanung verwendet werden.

Felder

Bezeichnung

Ein Textfeld für die freie Beschreibung der Position.

Benötigte Fähigkeiten

Kompetenzen

In dieser Tabelle können wir Fertigkeiten verlinken von welchen wir glauben, dass sie für die Position notwendig sind, um diese ordentlich zu füllen.

 

Personalplanung (Staffing Plan)

Einleitung

Hier können wir einen Plan erstellen in welchem wir angeben wie viele Positionen in unserem Unternehmen für einen definierten Zeitraum notwendig werden. 

Die Personalplanung wird in den Offenen Stellen verlinkt.

 

Mitarbeiter stempeln (Employee Checkin)

Mitarbeiter stempeln (Employee Checkin)


Einleitung

Auf dieser Seite sehen wir, wo und wie ein Mitarbeiter in ERPNext stemplen kann.

https://yourownERP.com/app/employee-checkin/new-employee-checkin




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Eine ausführlichere Dokumentation zu Employee Checkins finden Sie hier


Click me 

Hilfeartikel auf erp.phamos.eu

https://phamos.eu/kb/personalwesen/employee-checkin-stempeln

Art der Aufwandsabrechnung (Expense Claim Type)

Einleitung

Richtigerweise muss hier Auslagenabrechnung statt Aufwandsabrechnung stehen!

In diesem DocType bestimmen wir in einer Tabelle pro Unternehmen welches Buchhungskonto für die Art der Auslagenabrechnung verwendet werden soll. Der DocType wird im Standard als Kostenart in der Auslagenabrechnung verwendet.

Pro Kostenart können wir einen eigenen Eintrag erstellen. So werden Gastronomiekosten die durch den Unternehmer verursucht wurden anders behandelt als die die durch einen Arbeitnehmer verursacht wurden. Dies können wir über die unterschiedlichen Arten der Auslagenabrechnung abbilden.

Um das Vertändnis für die Buchhaltung zu schärfen kann es hilfreich sein, die Namen der Arten nahe an den entsprechenden Kontenbezeichnungen zu verwenden.

Felder

Bezeichnung
 Feldname
 Erklärung
Rechnungsabgrenzungsposten
 deffered_expense_account
 Setzen wir hier ein Häckchen wird diese Art als Abgrenzungsposten behandelt. FIXME

Rechnungswesen

In dieser Tabelle können wir pro Unternehmen ein Standardkonto hinterlegen.

Bezeichnung
 Feldname
 Erklärung
Unternehmen
 company Verknüpfung zu einem Unternehmen für welches dieser Eintrag gelten soll. Das selbe Unternehmen kann nur einmal verwendet werden.
Standardkonto
 default_account
 Verknüpfung zu einem Buchhungskonto.