tüit Logo

Vertrieb (Selling)

Einführung in Vertrieb

Einleitung

Bevor wir uns mit dem Modul Vertrieb beschäftigen, empfehlen wir die Einführung in das Customer Relationship Management zu lesen

Übergabepunkt vom CRM zum Vertrieb ist das Angebot. Ist der Lead einmal Kunde geworden wollen wir zukünftige Angebote nur noch über den Kunden erledigen. Aus dem Angebot kommt es zum Auftrag und aus diesem zur Leistungserbringung welche durch Lieferschein(e) quittiert wird und Leistungsabrechnung durch die Ausgangsrechnung(en).

In ERPNext gibt es unterschiedliche Auftragsarten. Auch macht es einen Unterschied, ob wir Dienstleistung oder Waren abrechnen. Dies hat wesentlich auf die Artikelpositionen des Auftrags eine Auswirkung und auf dahinter liegenden Merkmalen wie Seriennummern, Chargen, Lager etc.

Übersicht des Moduls

Im folgenden Schaubild sind die für den Vertriebsprozess wesentlichen DocTypes abgebildet.

Wesentlichen DocTypes

Auftragsarten

ERPNext kann über entsprechend eingestellte Module unterschiedliche Auftragsarten abbilden. Die Auftragsarten unterscheiden sich in Artikel-Typ und im darauf folgenden Workflow deutlich. Eine deutliche Abgrenzung ist notwendig.

Fertigungsaufträge

Fertigungsaufträge enthalten immer Stücklisten.

Wartungsaufträge

Es wird die Bestellart Wartung definiert. Das Lieferdatum wird optional und es können Wartungspläne und -aufträge erstellt werden.

Dienstleistungsaufträge

Sind Aufträge auf welchen Artikel ohne das Merkmal "Lager" aufgeführt sind.

Warenbestellungen

Sind Bestellungen welche über den Online-Shop des System gemacht werden.



Kunde (Customer)

Einleitung

Der Kunde ist notwendig für das

Felder

Name und Typ

Bezeichnung
Feldname
Erklärung
Vollständiger Name
customer_name

Typ
type
 
Aus Lead
lead_name

Aus Chance
from_opportunity

Buchhalter
accountmanager

Kundengruppe
customer_group

Region
territory

Steuernummer
tax_id

Steuerkategorie
tax_category


so_required


dn_required


disabled


is_internal_customer


website


email_id


language


is_frozen




Währung ein Preisliste

Bezeichnung
Feldname
Erklärung
Vollständiger Name
customer_name

Typ
type
 

Adresse und Kontakt

Bezeichnung
Feldname
Erklärung
Vollständiger Name
customer_name

Typ
type
 

Primäre Adresse und Kontaktdetails

Bezeichnung
Feldname
Erklärung
Vollständiger Name
customer_name

Typ
type
 

Buchhaltung

Rechnungswesen

Diese Tabelle lässt uns ein Kundenbezogendes Forderungskonto bestimmen. Oft Debitorenkonto genannt. Dieses Konto wird dann automatisch verwendet wenn wir den Kunden in einer Ausgangsrechnung auswählen. Ist hier nichts bestimmt wird das Standard-Konto aus den Stammdaten des Unternehmens verwendet.

image-1643792043867.png

Bezeichnung
Feldname
Erklärung
Vollständiger Name
customer_name

Typ
type
 

Kreditlimit und Zahlungsbedinungen

Bezeichnung
Feldname
Erklärung
Standardvorlage für Zahlungsbedingungen
customer_name

Typ
type
 

Kreditlimit

Mehr Informationen

Vertriebspartner und Verprovisionierung

Bezeichnung
Feldname
Erklärung
Vertriebspartner

Verknüpfung zu einem Vertriebspartner welcher auf Transaktionen mit diesen Kunden in Verbindung gebracht werden soll.
Provisionssatz default_commission_rate
Der hier gesetzte prozentualle Provisionssaqtz wird auf Transaktionen, in welchen der Vertriebspartner verknüpft ist angewendet werden.

Verkaufsteam

Verkaufsteamsdetails

 

Kunde erstellen

Der Kunde kann aus einem bestehendem Lead umgewandelt werden, oder aber direkt erstellt werden. Beim erstellen eines Kunden sollte immer auch ein Kontakt sowie eine Adresse angegeben werden. Dies ist für das erstellen von Angeboten, Aufträgen und Ausgangsrechnungen notwendig.

Angebot (Quotation)

Einführung

Im Angebot bieten wir unseren Leads und Kunden Artikel aus unserem Lager-Sortiment an. Hierzu gehören Lagerartikel und Dienstleistungen.

Abhängig unserer Arbeitsweise kann das schreiben von ERPNext der erste Schritt in unserem Vertriebsablauf sein. Arbeitet wir jedoch strickt nach ERPNext vorgabe sollten vorher folgendes Thema behandelt sein:

Übersicht

Felder

Bezeichnung
Feldname
Erklärung
Angebot für


Lead


Kunde

 
Kundenname

Hier wird der Klarname des Kunden oder Lead eingeblendet.
Unternehmen


Datum

Das Datum der Transaktion. Das Angebotsdatum hat einen Einfluss Artikelpreise mit einer Gültigkeit welche über eine Preisliste in das Angebot gelangen.
Gültig bis

Hier geben wir die Gültigkeit des Angebots an. Im Standard sind es X Tage. Den Standard können wir in den Vertriebseinstellungen anpassen. 

Erreichen wir dieses Datum geht das Angebot automatisch in den Status "Verfallen" und kann nicht mehr zu einem Auftrag umgewandelt werden. Dies kann in den Vertriebseinstellungen abgeschaltet werden.

Bestellart

Die Bestellart bezieht sich wesentlich auf die Artikel welche wir anbieten und wie diese im Prozess weiterverarbeitet werden.

Im Standard gibt es:

  • Vertrieb
  • Wartung
  • Warenkorb

Adresse und Kontakt

Hier tragen wir Adressen und Personen ein welchen das Angebot gemacht wird.

Währung und Preisliste

Hier bestimmen wir die Währung und Preisliste welche für die Transaktion angewendet werden wird. Diese können über Stammdateneinstellungen voreingestellt sein.

Bezeichnung
Feldname
Erklärung

Währung


Auswahl einer Währung in welcher wir die Transaktion abwickeln wollen. Kann in den Stammdaten des Kunden/Lead festgelegt werden.

Preisliste


Wir können z.B. pro Region oder pro Kundengruppe eine eigene Preisliste setzen.

Preisregel ignorieren


Ist das Häkchen gesetzt werden die Bedingungen der zuvor ausgewählten Preisliste ignoriert.

Artikel

In dieser Tabelle bestimmen wir die Artikel welche wir anbieten wollen. Diese können aus einer zuvor erstellten Chance übertragen worden sein.

Im Standard sehen wir folgende Felder in der Tabelle

Artikel-Code

Hier verknüpfen wir einen Artikel aus unserem Artikelstamm welcher das Merkmal "Ist Verkaufsartikel" trägt.

Menge

Die Menge der anzubietenden Artikel.

Preis

Der Einzelreise des gewählten Artikels. Ist kein Preis hinterlegt werden 0€ gesetzt.

Betrag

Die Summe aus den vorherigen Feldern Summe = Menge x Preis

Gesamtmenge

Hier werden die Mengen der Artikelpositionen summiert.

Summe (EUR)

Summe der Spalte Betrag der Artikelpositionen.

Gesamtnettogewicht

Ist in den Artikelpositionen ein Gewicht bestimmt wird dieses hier summiert.

Steuern und Gebühren

Steuerkategorie

Verknüpfung einer Steuerkategorie. Die Steuerkategorie kann zum Filtern von Artikelsteuervorlagen und für die Anwenduzng von Steuerregeln verwendet werden. Diese kann über Stammdateneinstellung automatisch gesetzt werden.

Versandregel

Versenden wir über einen Paketdienstleister der z.B. Expressversand verwendet, können wir dieses Feld verwenden.

Hier können wir eine zuvor erstelle Vorlage verknüpfen welche dann die folgende Tabelel füllt. Die Vorlage können wir über dieverse Merkmale automatisch setzen.

In dieser Tabelle werden Steuern und Gebühren abgebildet. Dazu gehören Umsatzsteuern, Einfuhrsteuern und auch Gebühren aus welche keine Steuern erhoben werden wie Zollkosten.

Im Standard hat die Tabelle folgende Felder

Type
Deutsch Englisch Erklärung
Tatsächlich

Auf Nettosumme

Auf vorherigen Zeilenbetrag

Auf vorherige Zeilensumme

Auf Artikelmenge

Kontenbezeichnung

Hier wird ein Konto verknüpft. Auf dem Feld ist ein Filter; es kann nicht jedes Konto gewählt werden.

Preis

Hier wird die zu erhebene Steuer oder Gebühr in Prozent eingetragen.

Betrag (EUR)

Bei der Auswahl Tatsächlich tragen wir hier den entsprechenden Betrag ein. In allen anderen Fällen wird er durch das System gerechnet.

Summe (EUR)

Die Summe der Steuern oder Gebühren.

Steuererhebung

In dieser Tabelle werden die Steuern Artikelbezogen aufgeschlüsselt. Die Tabelle ist als HTML in das Dokument gescripten und kann daher leider nicht in den Listen- oder Berichtsansichten über Filter abgefragt werden.

Gesamte Steuern und Gebühren (EUR)

Errechnet die Summe der Spalte Betrag der Tabelle Umsatzstuern und Gebühren auf den Verkauf

Zusätzlicher Rabatt und Gutscheincode

Gutscheincode

In ERPNext können wir Gutscheincodes erstellen welche ein Kunde/Lead einlösen kann. Dieser kann über dieses Feld eingelöst werden.

Empfehlungs-Vertriebspartner

Verknüpfungsfeld zu einem Vertriebspartner welcher am Umsatz der Transaktion beteiligt werden kann.

Zusätzlichen Rabatt gewähren auf

Deutsch Englisch Erklärung
Gesamtbetrag

Nettosumme
Gesamtbetrag (EUR)


Rundungseinstellungen (EUR)
Gerundete Gesamtsumme (EUR)

Zahlungsbedingungen

Vorlage Zahlungsbedingenen

Zahlungsplan

Im Standard sind in der Tabelle die folgenden Felder zu sehen:

Zahlungsbedingungen

Bezeichnung
Feldname
Erklärung

Verknüpfung zu einer Zahlungsbedingun


Verknüfungsfeld zu einem Briefkopf.

Beschreibung



Fälligkeitsdatum



Rechnungsteil



Zahlungsbetrag (EUR)



Allgemeine Geschäftsbedingungen

Bezeichnung
Feldname
Erklärung

Geschäfsbedingungen



Details der Geschäftsbedingungen





Druckeinstellungen

Bezeichnung
Feldname
Erklärung

Briefkopf


Verknüfungsfeld zu einem Briefkopf.

Gruppe gleichen Artikel


 

Druckkopf



Drucksprache


Read-Only Feld welches die Sprache für den Druck des PDF zeigt. Diese kann in den Stammdaten des Angebotsempfängers oder aber auf der Chance bestimmt werden.







​Mehr Informationen

Bezeichnung
Feldname
Erklärung

Kamnpagne


Verknüfungsfeld zu einer Kampagne in welcher das Angebot läuft. Wird meist bereits auf der zuvor gegangenen Chance bestimmt.

Quelle


Verknüpfungsfeld zu Herkunft des Kunden oder Leads. Wird meist bereits im Lead oder Kunden bestimmt.

Status

  Read-Only Feld welches uns den Status der Transaktion zeigt.

Lieferantenangebot​

  Verknüpfung zu einem Lieferantenabgebot welches bereits existiert.

Angebot erstellen

Ein Angebot sollte nach Möglichkeit immer aus einer Chance erstellt werden!


Artikel

Wertansatz

Der Wertansatz ist dann nicht 0 € wenn dieser vorher bestimt wurde. Dies passiert entweder beim erstellen eines Artikels wo wir die Möglichkeit bekommen einen Wert zu setzen oder aber über den Einkauf, bzw. das einlagern von Artikeln. Dort wird ebenfalls der Wertansatz bestimmt.

Rohgewinn

Der Rohgewinn errechnet sich automatisch: Nettopreis - Wertansatz = Rohgewinn

Erklärungen

Status
Status Erläuterung
Entwurf (Draft) Das Angebot ist noch nicht gebucht.
Offen (Open) Das Angebot ist gebucht.
Bestellt (Ordered) Das Angebot wurde über einen gebuchten Kundenauftrag in Auftrag gegeben (automatisch)
Verloren (Lost) Das Angebot wurde über den Button "Verloren" geschlossen.
Abgebrochen (Cancelled) Das Angebot wurde händisch abgebrochen.
Verfallen (Expired) Das Datum im Feld "Gültig bis" wurde erreicht.

Die Stati des Angebots wirken sich auf Lead und Chance aus!

Bestellart
Deutsch Englisch Erklärung
Vertrieb Sales Der Standard der für Aufträge verwendet wird, welche mit einem festen LIeferzeitpunkt erfüllt werden.
Wartung Maintenance Verwenden wir dies, ist ein LIferdatum auf dem Auftrag nicht zwingend.
Warenkorb Shopping Cart  

Quellen & Verweise



Auftrag (Sales Order)

Einleitung

Die Auftragsabwicklung verwendet in ERPNext Kundenaufträge um den Fortschritt im Blick zu haben. Dabei kann zügig überblickt werden, ob Aufträge bereits ganz oder teilweise abgerechnet sind sowie ob diese ganz oder teilweise ausgeliefert sind

image-1615960986450.png

ERPNext unterscheidet dabei zwischen drei Bestellarten. Dazu später mehr.

Übersicht

Die im Bild dargestellten Bezüge sind abhängig von der Bestellart des Kundenauftrags. Dazu mehr im Abschnitt Bestellart.

Status

Deutsch Englisch
Beschreibung
Nicht gespeichert Not saved Es handelt sich um ein neues Dokument welches noch nicht gesichert wurde. Alle Eingabe sind im Zwischenspeicher. Speichern wir das Dokument nicht gehen alle Änderungen verloren.
Entwurf Draft Dokument noch nicht gebucht.
In Wartestellung Waiting  
Auszuliefern und Abzurechnen   Das Dokument ist gebucht und kann nur noch teilweise verändert werden. Der Workflow kann fortgeführt werden.
Abrechnen   Lieferungen und Leistungen wurden erbracht. Der Auftrag muss dem Kunden noch in Rechnung gestellt werden.
Auszuliefern   Die Auftrag wurde bereits fakturiert. Nicht alle Leistungen und Lieferungen sind erfüllt.
Abgeschlossen Completed Lieferungen und Leistungen wurden erbracht und der Auftrag wurde in Rechnung gestellt.
Abgebrochen   Das gebuchte Dokument wurde aus dem vorherigen Status abgebrochen und kann nun abgeändert werden.
Geschlossen Closed Auftrag wurde durch einen Anwender Geschlossen.

Abgrenzung zwischen Geschlossen und Abgeschlossen

Der Status Abgeschlossen wird dann erreicht, wenn alle Positionen über Lieferscheine aufgeliefert und über Ausgangsrechnungen abgerechnet wurden.

Abgeschlossen hingegen wird dann erreicht, wenn der Kundenauftrag händisch über den Button "Schließen" geschossen wird.

Bestellart

ERPNext unterscheidet zwischen drei Bestellarten

  1. Vertrieb
  2. Wartung
  3. Warenkorb

1. Vertrieb

Vertriebsaufträge sind die häufigste Art und bilden Einzelaufträge ab.

2. Wartung

Der Wartungsauftrag führt über den Workflow zum Wartungsplan und Wartungsbesuch. Auch wird der Liefertermin nicht mehr zwingend notwendig. Der Auftrag kann also als Dauerauftrag bestehen bleiben.

3. Warenkorb

Bestellungen der Art Warenkorb sind solche die über den integrierten Onlineshop getätigt wurden.

Auftragsabwicklung

Wie in der Übersicht zu sehen ist gibt es eine Vielzahl an weiterführenden Schritten aus dem Kundenauftrag heraus. Folgend sind Beispiele für die Auftragsabwicklung aufgeführt welcher dabei helfen die richtige Lösung für die gewünschte Anforderung zu finden.

Auftrag Typ Vertrieb Dienstleistungsprojekt

folgt

Auftrag Typ Wartung Wartungsauftrag

Kundenauftrag Bestellart Wartung

Auftrag Typ Vertrieb Fertigungsprojekt

folgt

Auftrag Typ Warenkorb

folgt

Steuerkategorie

Der Standard ist wohl, dass die Steuerkategorie im Kundenauftrag entweder über die Kundenadresse oder den Kunden abgeholt wird. Sie kann aber im Kundenauftrag geändert werden.

Steuerkategorien der Lieferadresse werden nicht beachtet.

Mehr hier.

Erstelle...

Auswahlliste

Lieferschein

Arbeitsauftrag

Rechnung

Materialanfrage

Wenn wir für den Auftrag Material bei Einkauf oder Lager anfordern müssen. Die Materialanfrage ist ein wichtiger Baustein der Beschaffung und des Lagers. Diese werden im Detail hier beschrieben: Materialanfrage

Anfrage für Rohstoffe

Lieferantenauftrag

Wollen wir direkt aus dem Kundenauftrag einen Lieferantenauftrag erstellen ist es notwendig, dass in den im Kundenauftrag aufgeführten Artikeln ein Standardlieferant hinterlegt ist. 

Projekt

Abonnement

Zahlungsaufforderung

Bezahlung

Kundenauftrag

Übersetzung

Englisch Deutsch
Customer's Purchase Order Bestellnummer des Kunden

Kundenauftrag

Übersetzung

Englisch Deutsch
Customer's Purchase Order Date Datum der Kundenbestellung

Blankoauftrag

Vertriebspartner (Sales Partner)

Einleitung

Felder

Bezeichnung
Feldname
Erklärung
Partnertyp


Region


Provisionssatz


Adresse & Kontaktinformationen

Bezeichnung
Feldname
Erklärung
Neue Adresse


Neuer Kontakt


Adressen und Kontakte existieren oft bereits in unserem System, da diese ggf. schon als Lead, Kunde oder Lieferant bei uns angelegt sind. Der Vertriebspartner lässt sich in der Adresse oder im Kontakt ensprechend verknüpfen. So vermeiden wir Dubletten.

Vertriebspartner-Ziel

In diesem Abschnitt können wir Vertriebsziele für unsere Vertribspartner bestimmen.

Ziele

Bezeichnung
Feldname
Erklärung






Webseite

Vertriebspartner können, wenn gewünscht, auf der öffentlichen Webansicht unseres Systems angezeigt werden.

Bezeichnung
Feldname
Erklärung







https://docs.erpnext.com/docs/v13/user/manual/en/selling/sales-partner


Verkäufer (Sales Person)

Einleitung

Dieser DocType ist in einer Baumstruktur organisiert und bildet die Hirarchie unserer Vertriebsmitarbeiter ab. Diese können zu Vertriebsgebieten und Vertriebszielen zugeordnet werden. Wir können den DocType Verkäufer mit dem DocType Mitarbeiter verknüpfen.

Connections

Hier sehen wir Verknüpfungen zu den DocTypes welche zum Verkaufsziel dieses Verkäufers beitragen. Diese sind

Name und Mitarbeiter-ID

Über das Feld Übergeordneter Vertriebsmitarbeiter bauen wir unsere Baustruktur auf. Dies wird durch das setzen des Merkmals Ist Gruppe ergänzt, falls wir unserer Baum weiter verästeln wollen.

image-1640510820928.png

Ziele für Vertriebsmitarbeiter

In dieser Tabelle bestimmen wir die Vertriebsziele dieses Verkäufers. Abhängig davon, ob wir das Merkmal Ist Gruppe gesetzt haben gilt dieses eben übergeordnet oder aber für eine einzelne Person.

image-1640510955571.png

 

Artikel und Preise

Einstellungen

Produkt-Bundle

auch Handelsstückliste, Produkt-Bündel, gebündelte Produkte

Einleitung

Das Produkt-Bundle erlaubt es uns unterschiedliche Artikel zusammen zu fassen und diesen im gebündelt zu verkaufen. Das Produkt-Bundle selbst ist kein Lagerartikel.

Beispiel

Wir bieten ein Produkt-Bundle "Office Workstation" an. Dieser Artikel ist eine Bündelung aus den folgenden Artikeln:

Position Artikelnummer Artikelname Stück
1 ITEM-1259 24" LED-Display 2
2 ITEM-8274 PC-Workstation. i5, 8 GB RAM, 500GB SSD 1
3 ITEM-7528 Kabellose Maus+Tastatur 1

Der Artikel "Office Workstation" wird auf den Handelsbelegen (Angebot, Auftrag, Rechnung) verwendet. Die Lagerbuchung der Artikel findet aber einzeln statt.

Quellen & Verweise

https://docs.erpnext.com/docs/user/manual/en/selling/product-bundle

Kundenauftrag Bestellart Wartung

Einleitung

Bei der Erstellung eines Auftrags können wir zwischen den Typen

wählen. In diesem Szenario gehen wir auf den Typ Wartung ein. Hier entsteht aus dem Auftrag ein Wartungsplan und dann meist ein Wartungsbesuch oder aber auch direkt ein Wartungsbesuch. Dies ist von unserem individuellem Szenario abhängig.

Was heir zwar nicht im Vordergrund steht, durch aus aber berücksichtig werden sollte ist das Projekt welches zum Auftrag wie auch zum Wartungsplan gehören kann.

Übersicht

 

Region (Territory)

Einleitung

Dieser DocType hilft bei der Spezifizierung diverser anderer DocTypes. Dazu gehören insbesondere Leads und Kunden. Der DocType wird im System in einer Baumstruktur geführt.

image-1626079198953.png

Abhänging der eigenen Anforderung kann hier eine Struktur aufgebaut werden. In einigen Fällen macht es sinn bis auf die Ebene "Land" vorzudringen. In anderen Fällen vielleicht sogar bis auf Stadtteile.

Beispiele

Sind wir Pizza-Lieferant in Berlin macht es ggf. Sinn die einzelnen Stadtteile Berlins als Territory zu führen um später Berichte und Analysen zu diesen herauszulassen.

Sind wir eine Fluglinie ist die kleinste Größe eher ein Land. So können wir später einmal sehen in welche Lände wie viele Flüge gehen.

Ziele für die Region

In der gezeigten Tabelle können wir für eine Region ein Vertriebsziel festlegen. Weiter können wir noch eine Person als Gebietsleiter bestimmen die für diese Region verantwortlich ist.

image-1640510104498.png

Verkaufsziele können nicht nur Gebietsweise (auf eine Region bezogen) sondern auch für Vertriebs-Teams und/oder Vertriebsmitarbeiter festgelegt werden.

Einsatz

Die Region kann auch für die Sitzungsstandards eingesetzt werden.

Die Region kann für Zuweisungsregeln genutzt werden.

Navigation

Vertriebseinstellungen (Selling Settings)

Einleitung

Hier können wir allgemeine Einstellungen für das Modul Vertrieb bearbeiten. Diese gelten für unser ganzes System.

Nutzen wir auf unserem System mehrere Unternehmen sollten wir hier nur wenige Voreinstellungen setzen.

Customer Defaults

Bezeichnung
Feldname
Erklärung
Bennung des Kunden nach

Hier können wir bestimmen mit welcher Syntax neue Kunden in unserem System angelegt werden. Die Auswahl ist

  • Kundenname
  • Nummernkreis
  • Automatische Benennung






CRM Settings

Item Price Settings

Bezeichnung Feldname Erklärung
Standardpreisliste
Link Feld zu den Preislisten mit dem Merkmal „Vertrieb“
Gleiche Preise während des gesamten Verkaufszyklus beibehalten
Aktivieren wir die Checkbox erhalten wir zwei weitere Felder
Benutzer darf Preisliste in Transaktionen bearbeiten

Auf Transaktionen werden Marge und Rabatt anhand des Preises und des in der Preisliste hinterlegten Artikelpreis berechnet.

Weitere Details

Überprüfen Sie den Verkaufspreis für den Artikel anhand der Kauf-oder Bewertungsrate

Calculate Product Bundle Price based on Child Items‘ Rate

Transaction Settings

Bezeichnung
Feldname
Erklärung
Ist ein Kundenauftrag für die Erstellung von Kundenrechnungen und Lieferscheinen erforderlich?

Ist für die Erstellung der Verkaufsrechnung ein Lieferschein erforderlich?

Umsatzaktualisierungsfrequenz

Over Order Allowance (%)

Zulassen, dass ein Element in einer Transaktion mehrmals hinzugefügt wird

Erlauben Sie mehrere Kundenaufträge für die Bestellung eines Kunden

Steuer-ID des Kunden vor Verkaufstransaktionen ausblenden

Allow Sales Order Creation For Expired Quotation
Deaktivieren wir dies nicht, können Angebote im Status "Verfallen" nicht weiterverarbeitet werden.

Erklärungen

Item Price Settings

Gleiche Preise während des gesamten Verkaufszyklus beibehalten

Aktivieren wir die Checkbox erhalten wir zwei Zusatzfelder. 

image-1661179319836.png

Bezeichnung Feldname Erklärung
Action if Same Rate is Not Maintained Throughout Sales Cycle
Auswahl aus Anhalten oder Stoppen
Role Allowed to Override Stop Action
Link Feld zu einer Rolle welcher er erlaubt sein wird, das Stoppen zu übergehen.
Benutzer darf Preisliste in Transaktionen bearbeiten

Aktivieren wir dies ist es Nutzern möglich den Betrag der Preisliste in Transaktionen zu verändern.

Dies ändert auch die Einstellung für den Einkauf.



Auftragsbestätigung (Sales Order)

Allgemein

Der Auftrag ist das zentrale Doctype im Modul Vertrieb. Es ist das Bindeglied zwischen Angebot und Ausgangsrechnung und ermöglicht es uns stets über den Erfüllungstatus unserer Aufträge im Bilde zu bleiben.

Abhängig des Anwendungsfalls werden aus Aufträgen eines oder mehrer aus folgender Liste

Übersicht

Im folgenden Schaubild sehen wir, dass der Auftrag aus dem Angebot heraus generiert wird und zu Lieferschein, Verkaufsrechnung und/oder Bestellung weiterverarbeitet werden kann. Dabei ist die Reihenfolge, vorallem von Lieferschein und Verkaufsrechnung von Fall zu Fall unterschiedlich.


Felder

Bezeichnung
Feldname
Erklärung

Nummernkreis

naming_series

Kunde

customer
Verknüpfung zum Kunden welcher den Auftrag bei uns platziert hat.

Kundenname

customer_name
Read-Only Klarname des Kunden. Wird nur dann angezeigt, wenn wir in den Vertriebseinstellungen eingestellt haben, dass wir Kundennummern statt Kundennamen verwenden.


order_type

Im Standard gibt es:

  • Vertrieb
  • Wartung
  • Warenkorb


skip_delivery_note

Unternehmen

company
Hier wird das Unternehmen eingetragen in dessen Buchhaltung die auf den Auftrag folgende Rechnungen verbucht werden soll. Das Unternehmen wird aus dem vorhergehenden Beleg übernommen oder aber über Sitzungsstandards bestimmt.
Datum
transaction_date Buchungsdatum der Transaktion
Lieferdatum
delivery_date Aufwahl des Datums zu wann der Auftrag geliefert sein soll. Ist das Datum erreicht geht der Auftrag in den Status "Überfällig".
Kundenauftrag
po_no Hier können wir eine Kundenreferenz eintragen. Dies ist z.B. die Bestellnummer unseres Kunden.
Kundenauftragsdatum
po_date Hier können wir das Datum eintragen an welchem wir die Bestellung durch den Kunden erhalten haben.
Steuernummer
tax_id

Read-Only Feld welches die Steuernummer aus dem Kunden zieht.

Entspricht in vielen Fällen nicht der Umsatzsteueridentifikationsnummer (UID)

Abrechnungsdimensionen

Bezeichnung
Feldname
Erklärung
Kostenstelle
cost_center
Verknüpung zu einer Kostenstellen. Wenn in project gesetzt wird diese von dort gezogen.
Projekt
project

Verknüpfung zu einem Projekt für welches dieser Auftrag gilt.

Erstellen wir aus dem gebuchten Auftrag heraus ein Projekt wird dieses Feld gefüllt.

Mehr

Adresse und Kontakt

Bezeichnung
Feldname
Erklärung



Bezeichnung der Anschrift des Unternehmens


Hier wählen wir die eigene Firmenadresse aus. Diese steht in Abhängigkeit zum ausgewählten Unternehmen. Ein entsprechender Filter wird gesetzt.

image-1643792541299.png




Währund und Preisliste

Bezeichnung
Feldname
Erklärung









Bezeichnung
Feldname
Erklärung









Bezeichnung
Feldname
Erklärung









Bezeichnung
Feldname
Erklärung









Steuern und Gebühren

Bezeichnung
Feldname
Erklärung









Bezeichnung
Feldname
Erklärung









Bezeichnung
Feldname
Erklärung









Zusätzlicher Rabatt und Gutscheincode

Bezeichnung
Feldname
Erklärung









Bezeichnung
Feldname
Erklärung









Zahlungsbedingungen

Bezeichnung
Feldname
Erklärung









Allgemeine Geschäftsbedingungen

Bezeichnung
Feldname
Erklärung









Mehr Informationen

Bezeichnung
Feldname
Erklärung









Druckeinstellungen

Bezeichnung
Feldname
Erklärung









Abrechnungs- und Lieferstatus

Bezeichnung
Feldname
Erklärung
Status

Der Status ist ein read-only Feld welches folgende Werte tragen kann:

  • Entwurf
  • In Wartestellung
  • Auszuliefern und abzurechnen
  • Abzurechnen
  • Auszuliefern
  • Abgeschlossen
  • Abgebrochen
  • Geschlossen

Mehr zu den Stati finden wir in den Erklärungen im Abschitt Status







Provision

Bezeichnung
Feldname
Erklärung









Verkaufsteam

Bezeichnung
Feldname
Erklärung









Automatische Wiederholungsabschnitt

Hier können wir bestimmen ob und wann sich dieser Auftrag wiederholen soll. Mehr zur Automatischen Wiederholung erfahren.

Bezeichnung
Feldname
Erklärung
Von-Datum
Zeigt und das Datum ab wann dieser Auftrag wiederholt wird
Bis-Datum
Zeigt und das Datum bis wann dieser Auftrag wiederholt wird
Automatische Wiederholung auto_repeat Verknüpfung zur Automatischen Wiederholung welche für diesen Auftrag gilt.
Auto-Repeat-Referenz aktualisieren
Mit diesem Button können wir den die Referenz in auto_repeat mit den auf diesem Auftrag neu eingetragenen Daten aktualisieren. Dieser Auftrag ist so die Vorlage für alle zukünftigen Wiederholungen. 

Erklärungen

Abrechnungs- und Lieferstatus

Status

Status
Erklärung

Entwurf

Das Dokument wurde erstellt. Keine der Werte jedoch festgeschrieben.

In Wartestellung

Der Auftrag wurde über den Button Anhalten in Wartestellung versetzt

image-1664478594923.png

Auszuliefern und abzurechnen

Der Auftrag wurde gebucht und muss nur erfüllt werden. Die Leistung muss per LIeferschein erbracht werden #1 und die Leistung per Ausgangsrechnung abgerechnet werden #2.

image-1664478682839.png


Abzurechnen

 Der Auftrag wurde zu 100% über Lieferscheine erfüllt und muss nun abgerechnet werden. Siehe Auszuliefern und abzurechnen

Auszuliefern

 Der Auftrag wurde zu 100% über Ausgangsrechnungen fakturiert. Die Leistung ist noch nicht zu 100% erbracht. Siehe Auszuliefern und abzurechnen

Abgeschlossen

Der Auftrag wurde zu 100% per Lieferschein(e) geleistet und zu 100% per Ausgangsrechnung(en) fakturiert.

Aus abgeschlossenen Aufträgen können wir noch Bestellungen und Abonnements erstellen

image-1665146595531.png

Abgebrochen

Der Auftrag wurde abgebrochen.

Geschlossen

Der Auftrag wurde geschlossen. Dies kann jederzeit händisch gemacht werden, falls z.B. eine Rechnung nicht gestellt wirde oder Leistung nicht erbracht werden wird.

Einen geschlossenen Auftrag können wir nur Wiedereröffnen

image-1665146519817.png

Abrechnungsdimensionen

Projekt

Wenn der Auftrag bereits gebucht ist und wir darauf ein Projekt erstellen (egal ob über Erstelle -> Projekt oder über das + beim Projekt) wird dieses Feld automatisch mit dem Projekt gesetzt.

Wollen wir mehrere Projekte zu einem Auftrag haben, kann dies zu unerwünschten Nebenwirkungen bei der Abrechnung führen, da das einhalten des korrekten Projekts sich von Auftrag über Lieferschein nach Ausgangsrechnung durchzieht!


Aktionen


Kundengruppe (Customer Group)

Einleitung

Die Standardansicht der Kundengruppe ist die Baumansicht

image-1680166812931.png

Felder

Bezeichnung
Feldname
Erklärung
Übergeordnete Kundengruppe


Ist Gruppe

 
Standardpreisliste


Standardvorlage für Zahlungsbedingungen


Standard-Forderungskonto

Rechnungswesen

Bezeichnung
Feldname
Erklärung
Unternehmen
company

Konto
account
 
Debtor/Creditor Number


Kreditlimits

Kreditlimit

Bezeichnung
Feldname
Erklärung
Unternehmen
company

Kreditlimit

 
Kreditlimitprüfung im Kundenauftrag umgehen


Tipps

Um zu sehen, welche Kunden mit dieser Kundengruppe verknüpft sind, können wir uns eine Verknüpfung einbauen.

image-1680167143324.png

Dies machen wir über DocType Anpassen im Abschnitt Dokumentverknüpfungen.