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Workflow

Workflow-Aktion (Workflow Action)

Einleitung

Die Workflow-Aktion ist teil des Moduls Workflow und wird im DocType Workflow in der Tabelle "Übergänge" verknüpft um zu bestimmen, wie die Aktion heißt, welche im entsprechenden DocType zur Verfügung stehen soll.

Dieser DocType wird automatisch bei der ausführung eines Workflows erstellt. Ein User, auch der Administrator, können hiervon direkt keine Einträge erstellen.

Klicken wir in der Listenansicht auf den Referenznamen öffnet sich die entsprechende Referenz (Hier die Ausgangsrechhnung #1 ). Um eine DocType Instanz anzuschauen, müssen wir die ID in die URL übertragen.

image-1681572389997.png

Felder

Bezeichnung
Feldname
Erklärung
Status
status

Referenzname
reference_name
Referenz-Dokumententyp
reference_doctype

user

workflow_state
Verfollständigt von
completed_by

Workflow

Einleitung

Um den Automatisierungsgrad von ERPNext weiter auszubauen und um sicher zu stellen, dass die richtigen Menschen das richtige tun, können wir Prozessschritte unsers Systems mit Workflows optimieren. Dies beschleunigt unsere Arbeit und minimiert die Fehler welche durch Eingaben passieren können.

Als Beispiel sollte eine Rechnung nur durch diejenigen Personen gebucht werden können, die wissen, welche Buchungskonten hinter den Artikelnpositionen liegen, damit eine zeitaufwendige Korrektur zu einem späteren Zeitpunkt nicht notwendig ist.

image-1649871068762.png

Auf dieser Seite finden wir eine Beschreibung der unterschiedlichen Felder und geben einen Einblick in die Verwendung von Workflows in ERPNext.


Felder

Bezeichnung Feldname Erklärung
Dokumententyp
Verknüpfung zum Dokument auf welches der Workflow angewendet werden soll.
Ist aktiv(iert)
Über das Häkchen steuern wir, ob der Workflow aktiv in Verwendung ist oder nicht.
Status nicht überschreiben

E-Mail-Benachrichtigung senden

Aktiveren wir diese Option bekommen betroffene Personen eine Mail in welcher Sie über den Zustand und der nächsten möglichen Aktion informiert werden.

Mehr dazu hier

Zustände

Bezeichnung Feldname Erklärung






Übergangsbestimmungen

Bezeichnung Feldname Erklärung






Bezeichnung Feldname Erklärung
Workflow-Zustandsfeld

Hier können wir ein Feld im bestimmen welches für die Workflow-Zustände angesprochen werden soll.

Im Standard wird das Feld workflow_state erstellt. Dieses wird als Benutzerdefiniertes Feld auf der Ansicht Doctype anpassen sichtbar. Wollen wir ein anderes Feld verwenden muss dieses zunächst erstellt werden.

Hier sind Details zu beachten

Erklärungen

Status nicht überschreiben

Haken gesetzt

image-1649870683202.png

Häkchen nicht gesetzt

image-1649870628350.png

E-Mail-Benachrichtigung senden

Eine solche Mail sieht in etwa so aus (Apple Mail). In der E-Mail ist ein Link zum Dokument #1, die Option direkt aus der E-Mail heraus eine Entscheidung zu fällen und damit einen Zustand zu ändern #2, und die Druckansicht des PDFs #3.

image-1672479947973.png

Die E-Mails werden auf Basis von Rollen und nicht auf Basis von Benutzern versendet. Dies kann also zu ungewolltem E-Mailversand führen. Bitte genau prüfen und testen.

Übergangsbestimmungen

Workflow-Zustandsfeld

Kanban board Spalten können nur für Felder vom Typ Auswählen erstellt werden. Wollen wir also unsere Workflow-Zustände in einem Kanban anzeigen müssen wir vorher ein Benutzerdefiniertes Feld erstellen vom Typ Auswählen in welchem wir alle Workflow-Zustände als Option hinterlegen. Im Anschluss geben wir hier diesen Feldnamen an.


Quellen & Referenzen

https://docs.erpnext.com/docs/v13/user/manual/en/setting-up/workflows