Kommunikation aus DocTypes heraus
Jedes DocType ist im gleichen Framework angelegt. Wörtlich, sind die Rahmenbedingungen die gleichen. Wir können in jedem DocType folgende Funktionen verwenden:
- unterschiedliche Ansichten aller DocTypes
- Zuweisungen einzelner DocTypes
- Kommentarfunktion innerhalb der DocTypes
- E-Mail an externe aus jedem DocType
1. Unterschiedliche Ansichten aller DocTypes
2. Zuweisung einzelner DocTypes
In den meisten DocTypes sehen wir im linken Menüband den Abschnitt Zuweisungen. Hier können wir bestehende Zuweisungen sehen sowie neue erstellen.
Dort können wir eine oder mehrere Person bestimmen an welche dieser DocType zugewiesen wird, einen Kommentar mitgeben sowie eine Frist und eine Priorität setzen.
Die Zuweisung ist dann an jedem DocType zu sehen
Bei der Person an die zugewiesen wurde wird eine Aufgabe erstellt. Der Titel der Aufgabe ist immer der Anfang des Kommentars welchen wir bei der Zuweisung abgegeben haben.
In der Aufgabe finden wir alle Informationen wieder welche wir mit der Zuweisungen mitgegeben haben (hier in grün). Darüber hinaus noch Information zum Ursprung der Aufgabe (hier in blau).
Das Zuweisen von Aufgaben führt zu "Unteraufgaben" die nicht mehr in direktem Zusammenhang mit dem Ursprung stehen und somit vom Ursprung aus auch nicht mehr zu sehen sind. Bitte keine Aufgaben weiter Zuweisen sondern immer zunächst zurück zum Ursprung (hier der TASK-2021-00007) und von dort eine Zuweisung machen.
3. Kommentarfunktion innerhalb von DocTypes
Der Kommentar kann von allen Benutzern auf der Platform genutzt werden. Einige Dinge die aber beachtet werden müssen:
- Über das Kundenportal kann ein Benutzer mit der Rolle Kunde einen Kommentar hinterlassen. Dabei wird, wenn richtig eingestellt, ein Mitarbeiter über einen neuen Kommentar via E-Mail benachrichtigt.
- verwendet man @Benutzername wird demjenigen eine E-Mail mit einer Erwähnung gesendet (funktioniert im Kundenportal nicht)
Quellen & Referenzen