ERPNext Data Import Tool

 

Wann nutze ich den Data Import?

Sie dient dazu, Daten strukturiert und fehlerfrei ins System zu übernehmen insbesondere für DocTypes wie (zu den einzelnen Besonderheiten später noch mehr):

• Kunden (Customer, Address, Contact)

• Artikel (Item, Item Price, Item Group, Taxes)

• Lieferanten, Mitarbeiter, Preislisten, Steuern etc. 

Datenimporte sind wesentlich aufwendiger als zunächst erwartet. Plane hier genug Zeit ein. 

Wo finde ich den Data Import?

• Home > Data Import and Settings > Import Data
• Oder: Im jeweiligen Dokument, das hochgeladen werden soll

Vorraussetzungen: 

1. Admin-Zugang mit Rechten für Data Import / Master Data.
2. Stammdaten vom Kunden sind aufbereitet als CSV oder als Google Sheet
   1. Falls CSV dann: muss UTF-8 sein, Komma-getrennt (nicht Semikolon!) + keine leeren Zeilen oder zusätzliche Kommata am Ende.
3. Feldnamenabgleich: Alle Spaltenüberschriften müssen exakt den Feldnamen in ERPNext entsprechen. Bei benutzerdefinierten Feldern (Custom Fields) gilt: Diese müssen vorher angelegt und aktiviert sein. ERPNext legt keine neuen Felder automatisch an.
4. Verknüpfungen prüfen: Referenzdatensätze müssen vor dem Upload existieren (besonders beim Artikelupload) 
5. Datenvalidierung vor Import: Prüfung auf Duplikate, Pflichtfelder, und gültige Datentypen (z. B. Datumsformat YYYY-MM-DD, numerische Felder ohne Sonderzeichen).

Wie funktioniert der Upload generell - Schritt für Schritt: 

1. Data Import Tool öffnen: Gehe zu Daten Import -> wähle das gewünschte Doctype. Entweder updatest du bereits existierenden Daten (hierzu später mehr) oder du lädst neue Stammdaten hoch.
   
2. Template herunterladen: Klicke auf Download Template, um es dem Kunden zur Verfügung zu stellen (oder die Daten selbst einzutragen). Beim Download werden die Feldnamen als Überschrift bereits zur Verfügung gestellt. Die Daten des Kunden werden dann auf die jeweiligen Felder gematched. 
   • Überblick verschaffen: Aktiviere „Include All Mandatory Fields“, um alle Pflichtfelder einzusehen.

Die gemeinsame Arbeit mit dem Kunden in einem Google Document ist zu empfehlen, da hier gemeinsam am Aufbereiten der Daten gearbeitet werden kann. ERP Next ermöglicht den Upload über Google Sheets. Das Template kannst du dir ebenfalls bereits als Google Sheet zur Verfügung stellen lassen. 

1. Daten aufbereiten (selbst oder Kunde): Fülle die CSV oder ein Google Sheet mit den gelieferten Daten. Achte auf: 

   Achte auf:

   • Pflichtfelder ausgefüllt (z. B. customer_name, item_code, customer_group, territory, naming_series)

   • Keine zusätzlichen Leerzeilen

   • Keine HTML-, Tab- oder Zeilenumbrüche in Textfeldern

   • Datumsformat: YYYY-MM-DD

   • Boolean-Felder: 1 (Ja) oder 0 (Nein)

Sollte der Kunde bisher keine IDs für seine Stammdaten vergeben haben, können diese ausgelassen werden. ERP Next legt diese dann selbst an. 

1. Verknüpfte Doctypes berücksichtigen: Viele Datensätze hängen voneinander ab, daher ist die Reihenfolge des Uploads entscheidend (Mehr dazu in den spezifischen Stammdaten). 

2. Mache einen Testimport: Lade 1–3 Datensätze hoch und überprüfe was im Import Log passiert: 

   • Grün = erfolgreich
   • Gelb = Warnung
   • Rot = Fehler
    --> Öffne die importierten Datensätze im System und prüfe stichprobenartig die Feldwerte.
   

3. Bulk-Import

   • Wenn der Test erfolgreich war, dann öade die vollständige Datei (max. 1000 Zeilen pro Lauf) hoch

Selbst nach dem Massen-Import sollte nochmal stichprobenartig durch die für dich zur Verfügung gestellte Daten-Tabelle  geprüft werden. Öffne 5–10 zufällig ausgewählte Datensätze direkt im ERPNext. Lasse auch den Kunden ausführlich testen. 

Typische Fehlerquellen:

Problem	Ursache	Lösung
NoneType-Fehler	Leere Zeile oder fehlendes Pflichtfeld	CSV prüfen, Leerzeilen löschen
„Cannot find DocType“	Doctype falsch geschrieben oder nicht aktiviert	Prüfen, ob Doctype im System existiert
Referenz nicht gefunden	z. B. Customer Group nicht vorhanden	Datensatz zuerst im ERPNext anlegen
Falsches Encoding	Excel speichert oft als ISO-8859-1	Beim Export als UTF-8 speichern
Falsche Trennzeichen	Semikolon statt Komma	„Komma-getrennt“ wählen
Feld „name“ manuell gesetzt	Konflikt mit Naming Series	Nur customer_name + naming_series verwenden
Boolean falsch	„Yes/No“ statt 1/0	Immer numerisch (1 = Ja, 0 = Nein)
Fremdzeichen in Feldern	Umlaute, Sonderzeichen, Zeilenumbrüche	UTF-8 sicherstellen oder entfernen

 

Besonderheiten beim Upload von Kundenstammdaten: 

Achtung: Beim Kundenimport geht es nicht nur um den Kunden, sondern um mehrere verbundene DocTypes, die aufeinander aufbauen. Diese sind separat zu importieren und müssen in der richtigen Reihenfolge und korrekt verlinkt sein, damit sie sich in ERPNext verbinden.

1. Customer (Hauptdatensatz) --> Erst den Kundenstammsatz importieren.

2. Contact (Person, z. B. Ansprechpartner mit Telefonnummer und E-Mail Adresse) --> Danach Kontakte, die über Link-Felder mit Customer verknüpft werden. 

3. Address (Adresse oder Rechnungsanschrift) --> Zuletzt Adressen, ebenfalls mit Link auf Customer.

Diese Felder koppeln den Customer mit  Contact und Address miteinander: link_doctype = Customer UND link_name = [Name des Kunden]

Pflichtfelder: 

Feld	Beschreibung	Beispiel
customer_name	Anzeigename	Yoga mit Sandra
customer_group	Muss existieren	Commercial
territory	Muss existieren	All Territories
customer_type	Company oder Individual	Company
naming_series (optional)	Wenn du Serien nutzt, ansonsten wird der name von selbst erstellt	CUST-.YYYY.-

Achtung: name und customer_name sind nicht das Gleiche. Wir sehen im Frontend überall den customer_name, aber intern arbeitet ERP Next mit dem Feld name.

Festlegen von Name:

Fall 1: Du nutzt eine Naming Series (Standard)

Beispiel: name CUST-.YYYY.- → CUST-2025-0001, customer_name Yoga mit Sandra 

• ERPNext vergibt automatisch den internen Namen (name) nach dieser Serie.
• Dein Import-Feld customer_name ist dann nur der Anzeigename.
• Du brauchst das Feld naming_series im Import, damit ERPNext weiß, welche Serie verwendet wird.
• Du darfst kein Feld name manuell angeben (sonst kommt es zu Konflikten).

Fall 2: customer_name soll → YOGINI-001 

• Du lässt naming_series leer.
• Du setzt im Feld customer_name deine eigene ID (z. B. YOGINI-001).
• ERPNext verwendet dann automatisch deinen Eintrag als internen Namen (name).

Von mir empfohlene Felder: 

Feld	Zweck	Beispiel
customer_code	Falls du eigene Kundennummern führst	YOGINI-001
default_price_list	z. B. “Standard Selling” - Falls abweichend dann auswählbar	Standard Selling
tax_id	USt-ID falls notwendig	DE123456789
language	Für Kommunikation	de
sales_partner	Wenn Partnerstruktur vorhanden	–

 

Besonderheiten beim Upload von Artikeln: 

Achtung:  Beim Artikelimport geht es nicht nur um die Artikel selbst, sondern um mehrere verbundene Stammdatensätze, die vorher vorhanden sein müssen, damit dein Import ohne Fehler läuft.

1. Vor dem Upload:  Bevor wir überhaupt Artikel anlegen, muss folgendes vorhanden sein: 
   1. UOMs - die Einheiten müssen alle vorhanden sein. Prüfe, ob dein Kunde besondere Einheiten hat und falls ja, dann lege auch die über einen Import an. 
   2. Item Tax Template - Wenn dein Kunde Artikel mit unterschiedlichen Steuersätzen (Beispiel: 7% und 19%), dann müssen diese als Steuervorlagen abgelegt werden, sodass du auf sie verweisen kannst. 
   3. Artikelgruppen - müssen ebenfalls angelegt sein im Vorhinein
   4. Lager und Standardlieferant - Falls deine Produkte gelagert werden, braucht es ein angelegtes Standard-Lager auf das du verweisen kannst. Gleiches gilt für deinen Standardlieferant (gerade bei Dropshipping sehr wichtig!) 
2. Preise: Preise gehören nicht in den Artikel Import, sondern gesondert nach dem Upload der Artikel in den DocType "Artikelpreise". 
3. Die Pflichtfelder - also die müssen ausgefüllt sein vor dem Upload. Achtung: Felder item_code und item_name dürfen keine Sonderzeichen oder Zeilenumbrüche enthalten.

   1. Feld	Erklärung	Beispiel
      item_code	Eindeutige Artikelnummer	“YOG-001”
      item_name	Anzeigename	“Yogamatte aus Kautschuk”
      item_group	Kategorie	“Yogamatten”
      is_stock_item	Ja/Nein (1/0)	1
      stock_uom	Einheit	“Nos”, “Kg”
      default_warehouse	(optional) Standardlager	“Celias Yoga Lager”
      description	(optional) Text	“Handgelenk-freundliche Yogamatte”

4. Der Upload: 
   1. Immer erst 1–3 Testartikel importieren.

   2. Nach erfolgreichem Test:

      • Preise separat via Item Price importieren.

      • Prüfe ob die Steuer richtig angezeigt wird mit einer Test-Rechnung.

   3. Dann erst vollständiger Bulk-Import.