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ERPNext Data Import Tool

Wann nutze ich den Data Import?

Sie dient dazu, Daten strukturiert und fehlerfrei ins System zu übernehmen insbesondere für DocTypes wie (zu den einzelnen Besonderheiten später noch mehr):

  • Kunden (Customer, Address, Contact)

  • Artikel (Item, Item Price, Item Group, Taxes)

  • Lieferanten, Mitarbeiter, Preislisten, Steuern etc. 

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MancheEinige DocTypes sind im Import-Tool nicht überverfügbar. denIn Importdiesen verfügbar, hierFällen muss dann über die CustomizationEinstellung gegangendirekt im jeweiligen DocType angepasst werden (siehe Screenshot).
Dazu den Haken bei „Allow Import (via Data Import Tool)“ aktivieren – nur dann erscheint der DocType in der Auswahlliste des Import-Tools.

Datenimporte sind wesentlich aufwendiger als zunächst erwartet. Plane hier genug Zeit ein. 

Wo finde ich den Data Import?

  • Home > Data Import and Settings > Import Data
  • Oder: Im jeweiligen Dokument, das hochgeladen werden soll

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Vorraussetzungen: 

    1.

  1. Admin-Zugang mit Rechten für Data Import / Master Data.

  2. 2. Stammdaten vom Kunden sind aufbereitet als CSV, Excel oder als Google Sheet

      1. Falls CSV dann: muss UTF-8 sein, Komma-getrennt (nicht Semikolon!) + keine leeren Zeilen oder zusätzliche Kommata am Ende.
        2. -->

    Empfehlung Excel oder Google Sheet, CSV führt eher zu ProblemenProblemen. 

3.

  • Feldnamenabgleich: Alle Spaltenüberschriften müssen exakt den Feldnamen in ERPNext entsprechen. Bei benutzerdefinierten Feldern (Custom Fields) gilt: Diese müssen vorher angelegt und aktiviert sein. ERPNext legt keine neuen Felder automatisch an.

  • 4. Verknüpfungen prüfen: Referenzdatensätze müssen vor dem Upload existieren (besonders beim Artikelupload)

    -->

    Nicht überlegenzu "Waslange sindüberlegen, diewelche Verknüpfung?",Verknüpfungen sondernbestehen – einfach ausprobieren

  • und gegebenenfalls fehlende Datensätze nachtragen.

    5. Datenvalidierung vor Import: Prüfung auf Duplikate, Pflichtfelder, und gültige Datentypen (z. B. Datumsformat YYYY-MM-DD, numerische Felder ohne Sonderzeichen).

    • Wie funktioniert der Upload generell - Schritt für Schritt: 

    1. Data Import Tool öffnen: Gehe zu Daten Import -> wähle das gewünschte Doctype. Entweder updatest du bereits existierenden Daten (hierzu später mehr) oder du lädst neue Stammdaten hoch. 

    -->Tipp: ladeLade das Template in Englisch herunter, dieherunter. Sonderzeichen in deutschen Feldnamen können beim Upload zu einemFehlern Fehler im Upload führen führen.

    1. Template herunterladen: Klicke auf Download Template, um es dem Kunden zur Verfügung zu stellen (oder die Daten selbst einzutragen). Beim Download werden die Feldnamen als Überschrift bereits zur Verfügung gestellt. Die Daten des Kunden werden dann auf die jeweiligen Felder gematched. -->

    Lade das Template mit Beispieldatensätzen herunterladen:herunter. LassLege denzunächst Kunden einmal eineinen Stammdatensatz (z. B. Kunde) in der UIBenutzeroberfläche ausfüllen,an Beispielund "Kunde".lade Dannanschließend imdas Template diesendieses DatensatzDoctypes herutnerladenherunter. undSo dann weißterkennst du genau, welche Felder relevant

      sind. 
    • Überblick verschaffen: Aktiviere „Include All Mandatory Fields“, um alle Pflichtfelder einzusehen.

    Die gemeinsame Arbeit (mit dem KundenKunden) in einem Google Document ist zu empfehlen, da hier gemeinsam am Aufbereiten der Daten gearbeitet werden kann. ERP Next ermöglicht den Upload über Google Sheets. Das Template kannst du dir ebenfalls bereits als Google Sheet zur Verfügung stellen lassen. 

    1. Daten aufbereiten (selbst oder Kunde): Fülle die CSV oder ein Google Sheet mit den gelieferten Daten. Achte auf: 

      Achte auf:

      • Pflichtfelder ausgefüllt (z. B. customer_name, item_code, customer_group, territory, naming_series)

      • Keine zusätzlichen Leerzeilen

      • Keine HTML-, Tab- oder Zeilenumbrüche in Textfeldern

      • Datumsformat: YYYY-MM-DD

      • Boolean-Felder: 1 (Ja) oder 0 (Nein)

    Sollte der KundeWenn bisher keine eigenen IDs für seine Stammdaten vergeben haben,wurden, können diese ausgelassenFelder im Template leer gelassen werden. ERPERPNext Next legt diesegeneriert dann selbstautomatisch an.neue -->IDs. GemischteAber Achtung: Wenn teilweise IDs vergeben und teilweise ausgelassen werden, können gemischte Datensätze könnenentstehen. zustandeBereits kommen.vorhandene IDs können zudem überschrieben werden.werden, falls sie im System schon existieren.

    1. Verknüpfte Doctypes berücksichtigen: Viele Datensätze hängen voneinander ab, daher ist die Reihenfolge des Uploads entscheidend (Mehr dazu in den spezifischen Stammdaten). 

    2. Mache einen Testimport: Lade 1–3 Datensätze hoch und überprüfe was im Import Log passiert: 

      • Grün = erfolgreich
      • Gelb = Warnung
      • Rot = Fehler
       --> Öffne die importierten Datensätze im System und prüfe stichprobenartig die Feldwerte.

    3. Bulk-Import

      • Wenn der Test erfolgreich war, dann lade die vollständige Datei (max. 1000 Zeilen pro Lauf) hoch

    Selbst nach dem Massen-Import sollte nochmal stichprobenartig durch die für dich zur Verfügung gestellte Daten-Tabelle  geprüft werden. Öffne 5–10 zufällig ausgewählte Datensätze direkt im ERPNext. Lasse auch den Kunden ausführlich testen. 

    Typische Fehlerquellen:

    Problem Ursache Lösung
    NoneType-Fehler Leere Zeile oder fehlendes Pflichtfeld CSV prüfen, Leerzeilen löschen
    „Cannot find DocType“ Doctype falsch geschrieben oder nicht aktiviert Prüfen, ob Doctype im System existiert
    Referenz nicht gefunden z. B. Customer Group nicht vorhanden Datensatz zuerst im ERPNext anlegen
    Falsches Encoding Excel speichert oft als ISO-8859-1 Beim Export als UTF-8 speichern
    Falsche Trennzeichen Semikolon statt Komma „Komma-getrennt“ wählen
    Feld „name“ manuell gesetzt Konflikt mit Naming Series Nur customer_name + naming_series verwenden
    Boolean falsch „Yes/No“ statt 1/0 Immer numerisch (1 = Ja, 0 = Nein)
    Fremdzeichen in FeldernFeldnamen/Spaltenüberschriften Umlaute, Sonderzeichen, ZeilenumbrücheZeilenumbrüche. Sonderzeichen oder deutsche Feldnamen führen hier häufig zu Fehlern beim Upload. UTF-8 sicherstellen oder entfernen

    --> Inhalt im Feld ist Fremdzeichen okay, in der Spalte muss Sonderzeichen bleiben - Daher upload in englischem Template

    Besonderheiten beim Upload von Kundenstammdaten: 

    Achtung: Beim Kundenimport geht es nicht nur um den Kunden, sondern um mehrere verbundene DocTypes, die aufeinander aufbauen. Diese sind separat zu importieren und müssen in der richtigen Reihenfolge und korrekt verlinkt sein, damit sie sich in ERPNext verbinden.

    1. Customer (Hauptdatensatz) --> Erst den KundenstammsatzKundenstammdatensatz importieren.

    2. Contact (Person, z. B. Ansprechpartner mit Telefonnummer und E-Mail Adresse) --> Danach Kontakte, die über Link-Felder mit Customer verknüpft werden. 

    3. Address (Adresse oder Rechnungsanschrift) --> Zuletzt Adressen, ebenfalls mit Link auf Customer.

    --->Es unverlinktist möglich erst den Kontakt und Adresse,die dannAdresse anzulegen, um danach den KundenCustomer mit Kontaktden unddirekten AdresseVerlinkungen hochladen,hochzuladen. damitEher wirdzu automatischempfehlen verlinkt.für kleiner Datenmengen.

    Diese Felder koppeln den Customer mit  Contact und Address miteinander: link_doctype = Customer UND link_namelink_title = [Name des Kunden]

    Pflichtfelder: 

    Feld Beschreibung Beispiel
    customer_name Anzeigename Yoga mit Sandra
    customer_group Muss existieren Commercial
    territory Muss existieren All Territories
    customer_type Company oder Individual Company
    naming_series (optional) Wenn du Serien nutzt, ansonsten wird der name von selbst erstellt CUST-.YYYY.-

    Achtung: name und customer_name sind nicht das Gleiche. Wir sehen im Frontend überall den customer_name, aber intern arbeitet ERP Next mit dem Feld name --> Das ist die ID (Field Name)

    Bildschirmfoto 2025-10-15 um 15.52.58.png

    -->Das Feld name ist die interne, immer eineindeutig,eindeutige Kennung eines Feldes in ERPNext, während das field label kanndie doppeltsichtbare vorhandenBezeichnung seinfür undNutzer ist. Labels können mehrfach vorkommen, sollten aber beim Datenimport eindeutig zugeordnet werden, um Fehler zu Fehlern führen. vermeiden.

    Festlegen von Name: 

    Fall 1: Du nutzt eine Naming Series (Standard)

    Beispiel: name CUST-.YYYY.- → CUST-2025-0001, customer_name Yoga mit Sandra 

    • ERPNext vergibt automatisch den internen Namen (name) nach dieser Serie.
    • Dein Import-Feld customer_name ist dann nur der Anzeigename.
    • Du brauchst das Feld naming_series im Import, damit ERPNext weiß, welche Serie verwendet wird.
    • Du darfst kein Feld name manuell angeben (sonst kommt es zu Konflikten).

    Fall 2: customer_name soll → YOGINI-001 

    • Du lässt naming_series leer.
    • Du setzt im Feld customer_name deine eigene ID (z. B. YOGINI-001).
    • ERPNext verwendet dann automatisch deinen Eintrag als internen Namen (name).

    Von mir empfohlene Felder: 

    Feld Zweck Beispiel
    customer_code Falls du eigene Kundennummern führst YOGINI-001
    default_price_list z. B. “Standard Selling” - Falls abweichend dann auswählbar Standard Selling
    tax_id USt-ID falls notwendig  DE123456789
    language Für Kommunikation de
    sales_partner Wenn Partnerstruktur vorhanden –

    Besonderheiten beim Upload von Artikeln: 

    Achtung:  Beim Artikelimport geht es nicht nur um die Artikel selbst, sondern um mehrere verbundene Stammdatensätze, die vorher vorhanden sein müssen, damit dein Import ohne Fehler läuft.

    1. Vor dem Upload:  Bevor wir überhaupt Artikel anlegen, muss folgendes vorhanden sein: 
      1. UOMs - die Einheiten müssen alle vorhanden sein. Prüfe, ob dein Kunde besondere Einheiten hat und falls ja, dann lege auch die über einen Import an. 
      2. Item Tax Template - Wenn dein Kunde Artikel mit unterschiedlichen Steuersätzen (Beispiel: 7% und 19%), dann müssen diese als Steuervorlagen abgelegt werden, sodass du auf sie verweisen kannst. 
      3. Artikelgruppen - müssen ebenfalls angelegt sein im Vorhinein
      4. Lager und Standardlieferant - Falls deine Produkte gelagert werden, braucht es ein angelegtes Standard-Lager auf das du verweisen kannst. Gleiches gilt für deinen Standardlieferant (gerade bei Dropshipping sehr wichtig!) 
    2. Preise: Preise gehören nicht in den Artikel Import, sondern gesondert nach dem Upload der Artikel in den DocType "Artikelpreise".  -->Dieser DocType derwird verlinktdann istmit dem Artikel verlinkt. 
    3. Die Pflichtfelder - also die müssen ausgefüllt sein vor dem Upload. Achtung: Felder item_code und item_name dürfen keine Sonderzeichen oder Zeilenumbrüche enthalten.
      1. Feld Erklärung Beispiel
        item_code Eindeutige Artikelnummer “YOG-001”
        item_name Anzeigename “Yogamatte aus Kautschuk”
        item_group Kategorie “Yogamatten”
        is_stock_item Ja/Nein (1/0) 1
        stock_uom Einheit “Nos”, “Kg”
        default_warehouse (optional) Standardlager “Celias Yoga Lager”
        description (optional) Text “Handgelenk-freundliche Yogamatte”
    4. Der Upload: 
      1. Immer erst 1–3 Testartikel importieren.

      2. Nach erfolgreichem Test:

        • Preise separat via Item Price importieren.

        • Prüfe ob die Steuer richtig angezeigt wird mit einer Test-Rechnung.

      3. Dann erst vollständiger Bulk-Import.

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