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E-Mail Konto (Email Account)

Einleitung

Dieser DocType erlaubt es uns E-Mailkonten eines externen E-Mailservers in ERPNext einzubinden. Die Einbindung von E-Mail kann auf ganz unterschiedlichen Arten gemacht werden und hängt stark von der von uns zu entwickelnden E-Mail Strategie ab. Hier gibt es eine Vierzahl an Möglichkeiten welche nicht für alle gleich sind.

Brachen abhängig kann es sein, dass wir E-Mail sehr vielseitig einsetzen wollen, oder eben auch nur sehr eindimensional.

Auf dieser Seite gehen wir nicht auf diese unterschiedlichen Szenarien ein sondern vielmehr darauf was die einzelnen Felder des DocTypes bewirken.

Felder

Konto

Bezeichnung Feldname Erklärung
E-Mailadresse email_id Hier wird die Adresse des gewünschten Kontos eingestellt. Diese Adresse zählt dann auch als Absendeadresse (SMTP-Adresse) dieses Kontos.
 E-Mail-Konten-Name  email_account_name

Dies ist der Klarname des E-Mailkontos. Das ist auch der Name, der in einem E-Mailclient zu sehen ist.

image.png

Domäne
domain Hier verknüpfen wir eine Zuvor eingestellte E-Mail Domäne in welcher die Serverdaten stehen. Die Domäne kann aus der email_id automatisch erkannt werden.
Service
service

Im Standard gibt es

  • Gmail
  • Sendgrid
  • SparkPost
  • Yahoo Mail
  • Outlook.com
  • Yandex.Mail





Hier setzen wir einen Haken wenn uns das Passwort des Kontos nicht bekannt ist. Es kann dann zu einem späteren Zeitpunkt eingetragen werden. Das macht z.B. dann Sinn, wenn wir einen neuen Nutzer anmelden der seine E-Mails in ERPNext vollständig verwenden möchte. Versuchen wir ein E-Mailkonto ohne Passwort zu speicher, ohne die Haken zu setzen, bekommen wir einen authentifizierungsfehler. Achtung, dies kann dazu führen, dass wir von unserem E-Mailserver geblockt oder gar gebannt werden.

Authentifizierung

Bezeichnung
Feldname
Erklärung
Methode
auth_method
  • Basic
  • OAuth

authorize_api_access
Passwort
password Das Passwort zu dem in 1. oder 3. angegebenen Konto.
Warte auf Passwort
awaiting_password
ASCII-Kodierung für das Kennwort verwenden ascii_encode_password

connected_app
Nur sichbar wenn auth_method OAuth.

connected_user

Use different Email ID login_id_is_different Ist auf unserem E-Mailserver eingestellt, dass wir auch von einer anderen Adresse senden können, können wir dies hier bestimmen.
Alternative Email ID login_id Dieses Feld wird nur eingeblendet wenn 2. aktiviert wurde. Hier wird dann das Konto zum authentifizieren angegeben.

Incoming (POP/IMAP) Settings

Bezeichnung Feldname Erklärung
Eingehend aktivieren enable_incoming

Ermöglicht, dass E-Mails von diesem Konto in ERPNext eingehen können.

Anhängen an

ERPNext kann eingehende E-Mails selbstständig in DocTypes verwandeln. Hier kann eine Auswahl getroffen werden. Mehr dazu in den Erklärungen

Standard-Eingang default_incoming



use_imap



use_ssl



use_starttls



email_server



incoming_port



attachment_limit



email_sync_option



initial_sync_count


E-Mail-Sync Option


Anzahl bei der ersten Synchronisation


Erstellen Sie Kontakte aus eingehenden E-Mails

Setzen wir diesen hier einen Haken werden DocTypes Kontakt in unserem System erstellt. Hier muss jedoch etwas berücksichtigt werden.

IMAP Details

Bezeichnung
Feldname
Erklärung

imap_folder  

Document Linking

Bezeichnung Feldname Erklärung
Aktivieren Sie die automatische Verknüpfung in Dokumenten

 

Benachrichtigen, wenn unbeantwortet

Ermöglicht, dass E-Mails von diesem Konto in ERPNext eingehen können.

Benachrichtigen, wenn unbeantwortet für (in Minuten)


Benachrichtigung senden an

Hier können wir E-Mailadressen hinterlegen welche über unbeantwortete E-Mails in dem in FIXME gesetzten Wert bekommen.

Outgoing (SMTP) Settings

Bezeichnung Feldname Erklärung
Ausgehend aktivieren

Aktiviert das versenden von E-Mails über dieses Konto

Standard-Ausgang

Setzt das Konto als Standard-Ausgang (Diese Häkchen gibt es zur selben Zeit immer nur einmal im System. Setzen wir es, wird das Häkchen in einem anderen Konto entfernt)

E-Mail-Adresse des E-Mail-Kontos als Absendender verwenden


Verwenden Sie immer den Kontonamen als Absendernamen


Abmelde-Link in E-Mail-Nachrichten senden


E-Mail-Status verfolgen


Deaktivieren Sie die SMTP-Serverauthentifizierung

 

Signatur

Auto Reply

Fußzeile


    E-Mails können aus fast alles Dokumenten heraus versendet werden. Dabei geht ein Dialog auf in welchem wir die den Absender, den Empfänger, Betreff etc. auswählen und formulieren können.

    Haben wir weitere Postfächer für einen Anwender freigeben, kann hier gewählt werden

    image-1638991811833.png

    Hier ist zu beachten! Weiter unten im E-Mail-Dialog finden wir das Feld "Kopie an mich senden". Dies bezieht sich auf das Feld "Von". In diesem Beispiel würde also eine E-Mail in CC an no-reply@tueit.de gehen.image-1638991915430.png

    Fußzeile

    Hier können wir eine E-Mail-Konto spezifische E-Mail-Signatur eingetragen.

    Hier können wir eine E-Mail-Konto spezifisches Logo einstellen.

    Erklärungen

    Anhängen an

    Das im ersten Bild mit 2 markierte Feld hat eine Sonderfunktion. Hier können wir aus den Standards

    • Lead
    • Chance
    • Kommunikation
    • Anfrage
    • Ereignis
    • Aufgabe
    • Bewerber

    auswählen.

    Setzen wir eines der genannten Dokumente ist die Antowrt-An Adresse (reply-to flag) das entsprechende E-Mail-Konto. Beispiel:
    Wir stellen ein, dass lead@phamos.de eingehend aktiviert ist und aus jeder eingehenden E-Mail ein Lead erstellt wird. ERPNext wird dann einen Lead erstellen. Senden wir dann aus dieser Anfrage eine E-Mail wird immer diese Adresse verwendet. Dies kann dazu führen, dass die E-Mail nicht dort hin zurück geht wo wir das beabsichtigen. Um dies zu umgehen ist es notwendig eines oder mehrere Postfächer für die Anwender freizugeben.

    Selbst wenn eine Versandadresse wie support@phamos.de verwendet wird und diese ggf. schon für die erstellung eines anderen DocTypes wie der Anfrage genutzt wird, wird die E-Mail-Antwort trotzdem am entsprechenden Lead angehängt. Die zuordnung läuft dabei über E-Mail-ID die generiert wird und nicht über Betreff oder ähnliches. Wird jedoch die Mail z.B. weitergeleitet und support@phamos.de gewählt wird sie nicht am Lead angehängt landen sondern als neue Anfrage in unserem System eingehen.

    Kommt es zum Fehler:
    b'[PRIVACYREQUIRED] Plaintext authentication disallowed on non-secure (SSL/TLS) connections.'

    Müssen wir unsere E-Mail Domain SSL Einstellungen bei IMAP/POP anpassen.

    Empfohlene Standards

    Damit ERPNext Mails versenden kann ist es notwendig, dass wir mindestens ein E-Mail-Konto einstellen.

    Allgemein

    Für das System sollten wir eine allgemeine Adresse konfigurieren die für den Standardversand von Systembenachrichtungen zum Einsatz kommt. Das kann eine Adresse sein wie

    • info@
    • notifications@
    • mail@
    • erp@

    Support

    Für das automatische erstellen von Anfragen können wir ein eingehendes Postfach erstellen für Anfragen wie

    • help@
    • support@

    Vertrieb

    Im Vertrieb gibt es unterschiedliche Funktionen. So können wir Postfächer erstellen um automatisch Leads oder Chancen zu generieren, sollten diese aber ggf. nicht als Versand-Adressen zum Einsatz kommen lassen.

    Eingehend

    Hier können wir z.B. anlegen

    • lead@
    • chance@

    um eben diese eingehend erstellen zu können. Hierzu jedoch folgendes lesen!

    Ausgehend

    Wollen wir aus dem System zentral E-Mails über eine Versandadresse senden können folgende Beispiele zum Einsatz kommen. Dabei können wir uns selbst bei jeder E-Mail in CC setzen, damit unsere Interessenten und Kunden nicht nur "anonym" angeschrieben werden und wir auch die E-Mail in unserem E-Mail-Postfach in z.B. Thunderbird, Outlook oder Apple Mail zur Ablage haben.

    Beispiele für Adressen:

    • sales@
    • vertrieb@

    Die ausgehenden Postfächer müssen wir für Kollege freigeben damit sie verwendet werden können.