E-Mail Konto (Email Account)

Einleitung

Dieser DocType erlaubt es uns E-Mailkonten eines externen E-Mailservers in ERPNext einzubinden. Die Einbindung von E-Mail kann auf ganz unterschiedlichen Arten gemacht werden und hängt stark von der von uns zu entwickelnden E-Mail Strategie ab. Hier gibt es eine Vierzahl an Möglichkeiten welche nicht für alle gleich sind.

Brachen abhängig kann es sein, dass wir E-Mail sehr vielseitig einsetzen wollen, oder eben auch nur sehr eindimensional.

Auf dieser Seite gehen wir nicht auf diese unterschiedlichen Szenarien ein sondern vielmehr darauf was die einzelnen Felder des DocTypes bewirken.

E-Mailpostfach verknüpfen

Die angelegten Postfächer können für einzelne User freigegebn werden, damit diese beim versenden einer E-Mail bestimmen können von welcher Adresse sie versenden.

 

 

Testen

Wir können aus fast allen Doctypes heraus E-Mails versenden. Von welchem Konto das versendet wird, muss bestimmt werden. Ob die E-Mail tatsächlich unser System verlassen hat könenn wir in der E-Mail-Queue prüfen.

Felder

Konto

Bezeichnung	Feldname	Erklärung
E-Mailadresse	email_id	Hier wird die Adresse des gewünschten Kontos eingestellt. Diese Adresse zählt dann auch als Absendeadresse (SMTP-Adresse) dieses Kontos.
E-Mail-Konten-Name	email_account_name	Dies ist der Klarname des E-Mailkontos. Das ist auch der Name, der in einem E-Mailclient zu sehen ist.
Domäne	domain	Hier verknüpfen wir eine Zuvor eingestellte E-Mail Domäne in welcher die Serverdaten stehen. Die Domäne kann aus der email_id automatisch erkannt werden.
Service	service	Im Standard gibt es Gmail Sendgrid SparkPost Yahoo Mail Outlook.com Yandex.Mail
		Hier setzen wir einen Haken wenn uns das Passwort des Kontos nicht bekannt ist. Es kann dann zu einem späteren Zeitpunkt eingetragen werden. Das macht z.B. dann Sinn, wenn wir einen neuen Nutzer anmelden der seine E-Mails in ERPNext vollständig verwenden möchte. Versuchen wir ein E-Mailkonto ohne Passwort zu speicher, ohne die Haken zu setzen, bekommen wir einen authentifizierungsfehler. Achtung, dies kann dazu führen, dass wir von unserem E-Mailserver geblockt oder gar gebannt werden.

Authentifizierung

Bezeichnung	Feldname	Erklärung
Methode	auth_method	Basic OAuth
	authorize_api_access
Passwort	password	Das Passwort zu dem in 1. oder 3. angegebenen Konto.
Warte auf Passwort	awaiting_password
ASCII-Kodierung für das Kennwort verwenden	ascii_encode_password
	connected_app	Nur sichbar wenn auth_method OAuth.
	connected_user
Use different Email ID	login_id_is_different	Ist auf unserem E-Mailserver eingestellt, dass wir auch von einer anderen Adresse senden können, können wir dies hier bestimmen.
Alternative Email ID	login_id	Dieses Feld wird nur eingeblendet wenn 2. aktiviert wurde. Hier wird dann das Konto zum authentifizieren angegeben.

Incoming (POP/IMAP) Settings

Bezeichnung	Feldname	Erklärung
Eingehend aktivieren	enable_incoming	Ermöglicht, dass E-Mails von diesem Konto in ERPNext eingehen können.
Anhängen an		ERPNext kann eingehende E-Mails selbstständig in DocTypes verwandeln. Hier kann eine Auswahl getroffen werden. Mehr dazu in den Erklärungen
Standard-Eingang	default_incoming
	use_imap
	use_ssl
	use_starttls
	email_server
	incoming_port
	attachment_limit
	email_sync_option
	initial_sync_count
E-Mail-Sync Option
Anzahl bei der ersten Synchronisation
Erstellen Sie Kontakte aus eingehenden E-Mails		Setzen wir diesen hier einen Haken werden DocTypes Kontakt in unserem System erstellt. Hier muss jedoch etwas berücksichtigt werden.

IMAP Details

Bezeichnung	Feldname	Erklärung
	imap_folder

Document Linking

Bezeichnung	Feldname	Erklärung
Aktivieren Sie die automatische Verknüpfung in Dokumenten
Benachrichtigen, wenn unbeantwortet		Ermöglicht, dass E-Mails von diesem Konto in ERPNext eingehen können.
Benachrichtigen, wenn unbeantwortet für (in Minuten)
Benachrichtigung senden an		Hier können wir E-Mailadressen hinterlegen welche über unbeantwortete E-Mails in dem in FIXME gesetzten Wert bekommen.

Outgoing (SMTP) Settings

Bezeichnung	Feldname	Erklärung
Ausgehend aktivieren		Aktiviert das versenden von E-Mails über dieses Konto
Standard-Ausgang		Setzt das Konto als Standard-Ausgang (Diese Häkchen gibt es zur selben Zeit immer nur einmal im System. Setzen wir es, wird das Häkchen in einem anderen Konto entfernt)
E-Mail-Adresse des E-Mail-Kontos als Absendender verwenden
Verwenden Sie immer den Kontonamen als Absendernamen
Abmelde-Link in E-Mail-Nachrichten senden
E-Mail-Status verfolgen
Deaktivieren Sie die SMTP-Serverauthentifizierung

Signatur

Auto Reply

Fußzeile

E-Mails können aus fast alles Dokumenten heraus versendet werden. Dabei geht ein Dialog auf in welchem wir die den Absender, den Empfänger, Betreff etc. auswählen und formulieren können.

Haben wir weitere Postfächer für einen Anwender freigeben, kann hier gewählt werden

Hier ist zu beachten! Weiter unten im E-Mail-Dialog finden wir das Feld "Kopie an mich senden". Dies bezieht sich auf das Feld "Von". In diesem Beispiel würde also eine E-Mail in CC an no-reply@tueit.de gehen.

Fußzeile

Footer Content

Hier können wir eine E-Mail-Konto spezifische E-Mail-Signatur eingetragen.

Brand Logo

Hier können wir eine E-Mail-Konto spezifisches Logo einstellen.

Erklärungen

Anhängen an

Das im ersten Bild mit 2 markierte Feld hat eine Sonderfunktion. Hier können wir aus den Standards

• Lead
• Chance
• Kommunikation
• Anfrage
• Ereignis
• Aufgabe
• Bewerber

auswählen.

Setzen wir eines der genannten Dokumente ist die Antowrt-An Adresse (reply-to flag) das entsprechende E-Mail-Konto. Beispiel:
Wir stellen ein, dass lead@phamos.de eingehend aktiviert ist und aus jeder eingehenden E-Mail ein Lead erstellt wird. ERPNext wird dann einen Lead erstellen. Senden wir dann aus dieser Anfrage eine E-Mail wird immer diese Adresse verwendet. Dies kann dazu führen, dass die E-Mail nicht dort hin zurück geht wo wir das beabsichtigen. Um dies zu umgehen ist es notwendig eines oder mehrere Postfächer für die Anwender freizugeben.

Selbst wenn eine Versandadresse wie support@phamos.de verwendet wird und diese ggf. schon für die erstellung eines anderen DocTypes wie der Anfrage genutzt wird, wird die E-Mail-Antwort trotzdem am entsprechenden Lead angehängt. Die zuordnung läuft dabei über E-Mail-ID die generiert wird und nicht über Betreff oder ähnliches. Wird jedoch die Mail z.B. weitergeleitet und support@phamos.de gewählt wird sie nicht am Lead angehängt landen sondern als neue Anfrage in unserem System eingehen.

Kommt es zum Fehler:
b'[PRIVACYREQUIRED] Plaintext authentication disallowed on non-secure (SSL/TLS) connections.'

Müssen wir unsere E-Mail Domain SSL Einstellungen bei IMAP/POP anpassen.

Empfohlene Standards

Damit ERPNext Mails versenden kann ist es notwendig, dass wir mindestens ein E-Mail-Konto einstellen.

Allgemein

Für das System sollten wir eine allgemeine Adresse konfigurieren die für den Standardversand von Systembenachrichtungen zum Einsatz kommt. Das kann eine Adresse sein wie

• info@
• notifications@
• mail@
• erp@

Support

Für das automatische erstellen von Anfragen können wir ein eingehendes Postfach erstellen für Anfragen wie

• help@
• support@

Vertrieb

Im Vertrieb gibt es unterschiedliche Funktionen. So können wir Postfächer erstellen um automatisch Leads oder Chancen zu generieren, sollten diese aber ggf. nicht als Versand-Adressen zum Einsatz kommen lassen.

Eingehend

Hier können wir z.B. anlegen

• lead@
• chance@

um eben diese eingehend erstellen zu können. Hierzu jedoch folgendes lesen!

Ausgehend

Wollen wir aus dem System zentral E-Mails über eine Versandadresse senden können folgende Beispiele zum Einsatz kommen. Dabei können wir uns selbst bei jeder E-Mail in CC setzen, damit unsere Interessenten und Kunden nicht nur "anonym" angeschrieben werden und wir auch die E-Mail in unserem E-Mail-Postfach in z.B. Thunderbird, Outlook oder Apple Mail zur Ablage haben.

Beispiele für Adressen:

• sales@
• vertrieb@

Die ausgehenden Postfächer müssen wir für Kollege freigeben damit sie verwendet werden können.