Projekt (Project)
Einleitung
Im Projekt verknüpfen wir eine Vielzahl an Transaktionen unserer täglichen Arbeit. Welche hängt natürlich stark von unserer Branche in welcher wir tätig sind ab.
Am oberen Menü-Band finden wir einige relevante Buttons:
- Projekte mit Aufgaben duplizieren:
- Staus setzen: Hier können wir den Status des Projekts händisch ändern.
- Gantt-Diagramm: Zeigt uns die Vorgänge des Projekts in einer Gantt-Ansicht
- Kanban-Tafel: Zeigt uns die Vorgänge des Projekts in einer Kanban-Ansicht
Projekte können auch aus Projektvorlagen heraus erstellt werden. Dies macht vor allem dann Sinn, wenn wir start standisierte Projectabläufe haben. Ein wünschenswerter Zustand.
Verknüpfungen
Verknüfpungen (Connections)
Projekt
- Vorgang
- Zeiterfassung
- Auslagenabrechnung
- Anfrage
- Projektaktualisierung
Material
- Materialanfrage
- Stückliste
- Lagerbuchung
Vertrieb
- Auftrag
- Lieferschein
- Ausgangsrechnung
Einkauf
- Bestellung
- Kaufbeleg
- Eingangsrechnung
Abrechnungsdimension
Der DocType Projekt ist im Standard bereits ein Abrechnungsdimension. Sie dient dazu, dass das Projekt in sämtlichen buchhalterischen Berichten als Auswahl auftaucht und so für diverse Auswertungen verwendet werden kann.
Übersicht
Felder
| Bezeichnung |
Feldname |
Erklärung |
| Projektname |
project_name |
Klarnamen für das Projekt. Erstellen wir das Projekt aus einem Auftrag heraus wird hier automatisch die Auftragsnummer gesetzt. |
| Status |
status |
Im Standard gibt es:
|
| Projekttyp |
project_type |
Verknüpfung zu einem Projekttyp |
| Ist Aktiv(iert) |
is_active |
Auswahl aus
|
| % abgeschlossene Methode |
percent_complete_method |
Im Standard gibt es die Auswahl
|
| % abgeschlossen |
percent_complete |
Read-Only einer Prozentanzeige welche durch die gewählte Methode in fixme entsteht. Dieser Wer wird auch im Status angezeigt. |
| Von Vorlage |
project_template |
Dieses Feld ist eine Verknüpfung zu einer Projektvorlage und ist nur beim erstellen eines neuen Projektes verfügbar. Eine Vorlage kann nur einmalig beim erstellen gesetzt und später nicht mehr geändert werden. Bleibt es nach dem ersten speichern leer, kann es im nachgang nicht mehr gefüllt werden. |
| Veraussichtliches Startdatum |
expected_start_date |
|
| Voraussichtliches Enddatum |
expected_end_date |
Zeiterfassungen können nach diesem Termin nicht auf das Projekt gebucht werden. Vorgänge können nicht nach diesem Datum enden. |
| Priorität |
expected_end_date |
Im Standard gibt es:
|
| Abteilung |
department |
Verknüpfung zu einer Abteilung |
Kundendaten
| Bezeichnung |
Feldname |
Erklärung |
| Kunde | customer |
Verknüpfung zum Kunden. Wird automatisch gesetzt wenn das Projekt aus einem Auftrag heraus erstellt wird. |
| Auftragsbestätigung |
sales_order |
Verknüpfung zu einem Auftrag. Wird automatisch gesetzt wenn das Projekt aus einem Auftrag heraus erstellt wird. |
Benutzer
Benutzer
Tabelle in welcher einer oder mehrere Benutzer gesetzt werden können. Diese erhalten dann Zugriff auf diese Projekt.
| Bezeichnung |
Feldname |
Erklärung |
| Nutzer | user |
|
| E-Mail |
email_id |
|
| Bild |
image |
|
| Vollständiger Name |
||
| Willkommens-E-Mail versenden |
||
| Anhänge anzeigen |
Hinweise
| Bezeichnung |
Feldname |
Erklärung |
| Hinweise | notes |
Start- und Enddatum
Die Zahlen aus diesem Abschnitt werden aus verknüpften Zeiterfassungen gewonnen.
| Bezeichnung |
Feldname |
Erklärung |
| Tatsächliches Startdatum |
actual_start_date |
Beginn der ersten Zeiterfassung die auf das Projekt gebucht wurde. |
| Tatsächliche Zeit (in Stunden) |
actual_time | Summe der Stunden verknüpften Zeiterfassungen. |
| Tatsächliches Enddatum |
actual_end_date |
Enddatum der Zeiterfassung mit dem jüngsten Datum. |
Kalkulation und Abrechnung
In diesem Abschnitt finden wir Information zu den betriebswirtschaflichen Kennzahlen unseres Projekts. Alle zahlen sind in netto und kommen über die Verknüpfung des Projekts im Abschnitt "Abrechnungsdimensionen".
| Bezeichnung |
Feldname |
Erklärung |
| Geschätze Kosten |
estimated_costing |
Dieser Wert wird beim erstellen des Projekts aus dem Auftrag heraus automatisch gesetzt, kann aber nachträglich händisch geändert werden. Wird ein Auftrag nach dem Projekt erstellt, wird dieser Wert nicht aktualisiert. |
| Gesamtkalkulationsbetrag (über Arbeitszeittabellen) |
total_costing_amount |
Hier sehen wir die Kosten der Zeiterfassungen die mit diesem Projekt verknüpft sind. Weitere Erklärungen |
| Gesamtbetrag der Aufwandsabrechnung (über Aufwandsabrechnungen) |
total_expense_claim | Summe aller verknüpften Auslagenabrechnungen die mit diesem Projekt verknüpft wurden. |
| Summe EInkaufskosten (über Einkaufsrechnung) |
total_purchase_cost | Summe aller verknüpften Eingangsrechnungen die mit diesem Projekt verknüpft sind. |
| Unternehmen |
company |
Verknüpfung zum Unternehmen zu welchem dieses Projekt gehört. (wird z.B. für die sichbarkeit über Berichtigungen verwendet) |
| Gesamtverkaufsbetrag (über Kundenauftrag) |
total_sales_amount |
Hier sehen wir die netto Summe aus allen Aufträgen welche gegen diese Projekt gebucht sind. |
| Gesamter abrechenbarer Betrag (über Arbeitszeittabellen) |
total_billable_amount |
Summe der möglichen Abrechenbaren Beträge der Zeiterfassungen die mit diesem Projekt verknüpft sind. Weitere Erklärungen |
| Gesamtabrechnungsbetrag (über Verkaufsrechnungen) |
total_billed_amount |
Summe aller Ausgangsrechnungen die mit diesem Projekt verknüpft sind. |
| Summe der verbrauchten Materialkosten (über die Bestandsbuchung) |
total_consumed_material_cost |
Summe aller Lagerbuchungen der Art "Entnahme" die mit diesem Projekt verknüpft sind. (FIXME das Verhalten von Stücklisten muss noch geprüft werden) |
| Standardkostenstelle |
cost_center |
Verknüpfung zu einer Kostenstelle. Wird beim erstellen aus einem Auftrag automatisch gsetzt. Kann automatisch im Unternehmen gsetzten Standard gesetzt werden. |
Marge
| Bezeichnung |
Feldname |
Erklärung |
| Handelsspanne | gross_margin | |
| Handelsspanne % |
per_gross_margin |
Überwachung der Fortschritte
| Bezeichnung |
Feldname |
Erklärung |
| Sammle Forschritte |
collect_progress | Erst wenn wir hier den Haken setzen werden die folgenden Felder angezeigt. |
| Urlaubsübersicht |
holiday_list |
|
| Häufigkeit, um Fortschritte zu sammeln |
frequency |
Im Standard gibt es :
|
| Von-Zeit |
from_time |
|
| Bis-Zeit |
to_time |
|
| first_email | ||
| second_email | ||
| daily_time_to_send | ||
| day_to_send |
Auswahl der Tage der Woche:
|
|
| weekly_time_to_send | ||
| Botschaft |
message |
Erklärungen
Kalkulation und Abrechnung
Zeiterfassung
Die Kosten und die abrechendbaren Beträge werden über die Aktivitätsarten in der Zeiterfassung berechnet. Ist das Häkchen "Ist abrechenbar" in der Zeiterfassung nicht gesetzt enstehen Kosten. Der abrechenbare Betrag erhöht sich jedoch nicht.
Allgemein
Hier geben wir Information zum Projekt wie Name, Projektyp, Start- und Enddatum
Status
Abhängig vom Feld % abgeschlossene Methode kann der Status automatisch ermittelt werden. Die Höhe der % ergibt sich aus den Stati der Vorgänge des Projekts.
| Deutsch | Englisch | Beschreibung |
| Offen | Open | |
| Abgeschlossen | Completed | |
| Abgesagt | Cancelled |
Beispiel
z.B. ist bei der Methode Aufgabenerledigung ein Projekt zu 100% abgeschlossen wenn alle Vorgänge des Projekts abgeschlossen oder abgesagt sind.
Abteilung
Setzen wir hier eine Abteilung können wir unsere Projekte besser filtern und bei Bedarf mit Berechtigungen versehen, damit Abteilungen z.B. nur die eigenen Projekte sehen können.
Kundendaten
Hier verknüpfen wir zu einem Kunden und zu einem Auftrag. Erstellen wir das Projekt aus einem Auftrag heraus werden diese Daten automatisch gesetzt.
Anwender
Hier finden wir eine Tabelle in welcher wir Anwendern unseres Systems Zugang zum Projekt geben können. Diese können es dann z.B. im Portal einsehen um die Transparenz zu unseren Kunden oder Lieferanten zu verbessern.
Hinweise
Hier können wir in einem Volltext-Editor eine Projektbeschreibung festhalten.
Start- und Enddatum
Die hier angezeigten Daten werden automatisch generiert. Dies geschieht über die Zeiterfassungen welche wir zum Projekt buchen.
Kalkulation und Abrechnung
Marge
Die Handelspanne wird über alle Einnahmen und Ausgaben des Projekts bestimmt.
Überwachung der Fortschritte
