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Projekt (Project)

Einleitung

Im Projekt verknüpfen wir eine Vielzahl an Transaktionen unserer täglichen Arbeit. Welche hängt natürlich stark von unserer Branche in welcher wir tätig sind ab.

Am oberen Menü-Band finden wir einige relevante Buttons:

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  • Projekte mit Aufgaben duplizieren:
  • Staus setzen: Hier können wir den Status des Projekts händisch ändern.

    image-1642967675006.png

  • Gantt-Diagramm: Zeigt uns die Vorgänge des Projekts in einer Gantt-Ansicht
  • Kanban-Tafel: Zeigt uns die Vorgänge des Projekts in einer Kanban-Ansicht

Projekte können auch aus Projektvorlagen heraus erstellt werden. Dies macht vor allem dann Sinn, wenn wir start standisierte Projectabläufe haben. Ein wünschenswerter Zustand.

Verknüpfungen

Verknüfpungen (Connections)

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Projekt

  • Vorgang
  • Zeiterfassung
  • Auslagenabrechnung
  • Anfrage
  • Projektaktualisierung

Material

  • Materialanfrage
  • Stückliste
  • Lagerbuchung

Vertrieb

  • Auftrag
  • Lieferschein
  • Ausgangsrechnung

Einkauf

  • Bestellung
  • Kaufbeleg
  • Eingangsrechnung

Abrechnungsdimension

Der DocType Projekt ist im Standard bereits ein Abrechnungsdimension. Sie dient dazu, dass das Projekt in sämtlichen buchhalterischen Berichten als Auswahl auftaucht und so für diverse Auswertungen verwendet werden kann.

Übersicht

Felder

Bezeichnung
Feldname
Erklärung
Projektname
project_name

Klarnamen für das Projekt.

Erstellen wir das Projekt aus einem Auftrag heraus wird hier automatisch die Auftragsnummer gesetzt.

Status
status
Im Standard gibt es:
  • Offen
  • Abgeschlossen
  • Abgesagt
Projekttyp
project_type
Verknüpfung zu einem Projekttyp
Ist Aktiv(iert)
is_active

Auswahl aus

  • Ja
  • Nein
% abgeschlossene Methode
percent_complete_method

Im Standard gibt es die Auswahl

  • Manuell (fehlerhafte Übersetzung: Handbuch)
  • Vorgangsentwicklung
  • Vorgangsgewichtung
% abgeschlossen
percent_complete

Read-Only einer Prozentanzeige welche durch die gewählte Methode in fixme entsteht. Dieser Wer wird auch im Status angezeigt.

Von Vorlage
project_template

Dieses Feld ist eine Verknüpfung zu einer Projektvorlage und ist nur beim erstellen eines neuen Projektes verfügbar. Eine Vorlage kann nur einmalig beim erstellen gesetzt und später nicht mehr geändert werden. Bleibt es nach dem ersten speichern leer, kann es im nachgang nicht mehr gefüllt werden.

Veraussichtliches Startdatum
expected_start_date


Voraussichtliches Enddatum
expected_end_date

Zeiterfassungen können nach diesem Termin nicht auf das Projekt gebucht werden.

Vorgänge können nicht nach diesem Datum enden.

Priorität
expected_end_date

Im Standard gibt es:

  • Mittel
  • Niedrich
  • Hoch
Abteilung
department

Verknüpfung zu einer Abteilung

Kundendaten

Bezeichnung
Feldname
Erklärung
Kunde customer

Verknüpfung zum Kunden. Wird automatisch gesetzt wenn das Projekt aus einem Auftrag heraus erstellt wird.


Auftragsbestätigung
sales_order

Verknüpfung zu einem Auftrag. Wird automatisch gesetzt wenn das Projekt aus einem Auftrag heraus erstellt wird.

Benutzer

Benutzer

Tabelle in welcher einer oder mehrere Benutzer gesetzt werden können. Diese erhalten dann Zugriff auf diese Projekt.

Bezeichnung
Feldname
Erklärung
Nutzer user

E-Mail
email_id

Bild
image

Vollständiger Name


Willkommens-E-Mail versenden


Anhänge anzeigen


Hinweise

Bezeichnung
Feldname
Erklärung
Hinweise notes
 

Start- und Enddatum

Die Zahlen aus diesem Abschnitt werden aus verknüpften Zeiterfassungen gewonnen.

Bezeichnung
Feldname
Erklärung
Tatsächliches Startdatum
actual_start_date
Beginn der ersten Zeiterfassung die auf das Projekt gebucht wurde.
Tatsächliche Zeit (in Stunden)
actual_time Summe der Stunden verknüpften Zeiterfassungen.
Tatsächliches Enddatum
actual_end_date
Enddatum der Zeiterfassung mit dem jüngsten Datum.

Kalkulation und Abrechnung

In diesem Abschnitt finden wir Information zu den betriebswirtschaflichen Kennzahlen unseres Projekts. Alle zahlen sind in netto und kommen über die Verknüpfung des Projekts im Abschnitt "Abrechnungsdimensionen".

Bezeichnung
Feldname
Erklärung
Geschätze Kosten
estimated_costing

Dieser Wert wird beim erstellen des Projekts aus dem Auftrag heraus automatisch gesetzt, kann aber nachträglich händisch geändert werden.

Wird ein Auftrag nach dem Projekt erstellt, wird dieser Wert nicht aktualisiert.

Gesamtkalkulationsbetrag (über Arbeitszeittabellen)
total_costing_amount

 Hier sehen wir die Kosten der Zeiterfassungen die mit diesem Projekt verknüpft sind.

Weitere Erklärungen

Gesamtbetrag der Aufwandsabrechnung (über Aufwandsabrechnungen)
total_expense_claim Summe aller verknüpften Auslagenabrechnungen die mit diesem Projekt verknüpft wurden.
Summe EInkaufskosten (über Einkaufsrechnung)
total_purchase_cost Summe aller verknüpften Eingangsrechnungen die mit diesem Projekt verknüpft sind.
Unternehmen
company

Verknüpfung zum Unternehmen zu welchem dieses Projekt gehört. (wird z.B. für die sichbarkeit über Berichtigungen verwendet)

Gesamtverkaufsbetrag (über Kundenauftrag)
total_sales_amount

Hier sehen wir die netto Summe aus allen Aufträgen welche gegen diese Projekt gebucht sind.

weitere Erklärungen

Gesamter abrechenbarer Betrag (über Arbeitszeittabellen)
total_billable_amount

Summe der möglichen Abrechenbaren Beträge der Zeiterfassungen die mit diesem Projekt verknüpft sind.

Weitere Erklärungen

Gesamtabrechnungsbetrag (über Verkaufsrechnungen)
total_billed_amount

Summe aller Ausgangsrechnungen die mit diesem Projekt verknüpft sind.

Summe der verbrauchten Materialkosten (über die Bestandsbuchung)
total_consumed_material_cost

Summe aller Lagerbuchungen der Art "Entnahme" die mit diesem Projekt verknüpft sind.

(FIXME das Verhalten von Stücklisten muss noch geprüft werden)

Standardkostenstelle
cost_center

Verknüpfung zu einer Kostenstelle. Wird beim erstellen aus einem Auftrag automatisch gsetzt. Kann automatisch im Unternehmen gsetzten Standard gesetzt werden.

Marge

Bezeichnung
Feldname
Erklärung
Handelsspanne gross_margin  
Handelsspanne %
per_gross_margin

Überwachung der Fortschritte

Bezeichnung
Feldname
Erklärung
Sammle Forschritte
collect_progress Erst wenn wir hier den Haken setzen werden die folgenden Felder angezeigt.
Urlaubsübersicht
holiday_list

Häufigkeit, um Fortschritte zu sammeln
frequency

Im Standard gibt es :

  • Stündlich
  • Zweimal täglich
  • Täglich
  • Wöchentlich
Von-Zeit
from_time

Bis-Zeit
to_time


first_email

second_email

daily_time_to_send

day_to_send

Auswahl der Tage der Woche:

  • Montag
  • Dienstag
  • Mittwoch
  • Donnerstag
  • Freitag
  • Samstag
  • Sonntag

weekly_time_to_send
Botschaft
message

Erklärungen

Kalkulation und Abrechnung

Zeiterfassung

Die Kosten und die abrechendbaren Beträge werden über die Aktivitätsarten in der Zeiterfassung berechnet. Ist das Häkchen "Ist abrechenbar" in der Zeiterfassung nicht gesetzt enstehen Kosten. Der abrechenbare Betrag erhöht sich jedoch nicht.

Allgemein

Hier geben wir Information zum Projekt wie Name, Projektyp, Start- und Enddatum

Status

Abhängig vom Feld % abgeschlossene Methode kann der Status automatisch ermittelt werden. Die Höhe der % ergibt sich aus den Stati der Vorgänge des Projekts.

Deutsch Englisch Beschreibung
Offen Open  
Abgeschlossen Completed  
Abgesagt Cancelled  

Beispiel

z.B. ist bei der Methode Aufgabenerledigung ein Projekt zu 100% abgeschlossen wenn alle Vorgänge des Projekts abgeschlossen oder abgesagt sind.

Abteilung

Setzen wir hier eine Abteilung können wir unsere Projekte besser filtern und bei Bedarf mit Berechtigungen versehen, damit Abteilungen z.B. nur die eigenen Projekte sehen können.

Kundendaten

Hier verknüpfen wir zu einem Kunden und zu einem Auftrag. Erstellen wir das Projekt aus einem Auftrag heraus werden diese Daten automatisch gesetzt.

Anwender

Hier finden wir eine Tabelle in welcher wir Anwendern unseres Systems Zugang zum Projekt geben können. Diese können es dann z.B. im Portal einsehen um die Transparenz zu unseren Kunden oder Lieferanten zu verbessern.

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Hinweise

Hier können wir in einem Volltext-Editor eine Projektbeschreibung festhalten.

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Start- und Enddatum

Die hier angezeigten Daten werden automatisch generiert. Dies geschieht über die Zeiterfassungen welche wir zum Projekt buchen.

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Kalkulation und Abrechnung

Marge

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Die Handelspanne wird über alle Einnahmen und Ausgaben des Projekts bestimmt.

Überwachung der Fortschritte

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Untergeordnete DocTypes