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Kommunikation (Communication)

Einleitung

E-Mail ist das führende Kommunikationsmittel in allen Geschäftslichen Bereichen. Auch ERPNext nutzt an vielen Stellen E-Mail. Das geht von E-Mailbenachrichtigungen wie eine Erinnerung an einen Termin oder den Versand eines wöchentlichen Berichts bestimmter Information an eine oder mehrere Personen des Unternehmens.

Ein- und Ausgehende E-Mails werden in ERPNext im DocType Kommunikation abgelegt. Dieser DocTypes ist Teil des frappe Frameworks und wird in ERPNext lediglich mitverwendet.

Zwar kann ERPNext auch eingehende E-Mails verarbeiten und könnte auch als E-Mailpostfach genutzt werden, doch raten wir hiervon klar ab.
Beispiel: Was passiert mit meiner E-Mail wenn ich mein ERPNext Passwort zurückgesetzt habe?

Anhänge

Empfängt das System eine E-Mail mit Anhängen werden diese im linken Menü-Band angezeigt:

image-1642692250736.png

Alle Anhänge die via E-Mail in unser System gelangen werden automatisch als "Ist Privat" markiert. Diese sind dann unter dem Pfad

/private/files/dateiname.dateiendung

zu finden. Alle Anhänge werden im Ordner Attachment abgelegt.

Mehr zum Thema Anhänge und Datei finden wir hier.

Status

image-1622792567432.png

Ansichten

Dem DocType Kommunikation eigen ist die "Inbox View". Diese Ansicht kann als E-Mail-Client verstanden werden

image-1622797074069.png

Spam

Müll

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Wird eine E-Mail in den Papierkorb verschoeben landet sie an diesem Ort.

 

E-Mails bearbeiten

Öffnen wir die Kommunikation haben wir folgende Möglichkeiten der Manipulation

image-1622792713346.png

Schließen

Setzt den Status der E-Mail auf Geschlossen.

Verknüpfen (Relink)

Über den Button Verknüpfen können wir die E-Mail jedem existierendem DocType zuordnen.

Die Kommunikation wird dann im Verlauf des entsprechenden DocTypes verknüpft

image-1622793961248.pngE-Mail im Verlauf des Doctypes

 

Leider funktioniert an dieser Stelle die Übersetzung nicht richtig. So finden wir den richtigen DocType nur über die Eingabe in englischer Sprache: image-1622793692988.pngÜbersetzungsproblem im Relink Pop-Up

 

Antworten

Aktionen

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Allen antworten

Damit beantworten wir die E-Mail und inkludieren alle Adressaten welche im Feld Von und CC eingetragen sind

image-1622796316251.png

Weiterleiten

Öffnet ein Pop-Up zum weiterleiten der E-Mail Kommunikation

image-1622796454132.png

dies kann falsch übersetzt sein mit "Nach Vorne"

Als ungelesen/gelesen markieren

Abhängig vom Häkchen können wir hier gelesen oder ungelesen setzen.

image-1622796575080.png

Bewegen

Hiermit können wir die E-Mail in ein anderes, in ERPNext eingebundenes, E-Mail-Konto verschieben.

image-1622796668126.png

Als Spam markieren

Markiert die E-Mail als Spam

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Das System erstellen dazu dann einen Eintrag vom DocType E-Mail-Regel (Email Rule)

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Um diese Einstellung rückgängig zu machen, sprich den E-Mailregel zu löschen werden Administratoren-Rechte benötigt.

In den Papierkorb verschieben

Verschiebt die E-Mail in den Papierkorb

image-1622796965575.png

Erstellen/Create/Make

Eine Kommunikation vom Typ E-Mail kann der Antoß zu einem Prozess sein. Wir können die E-Mail in folgende DocTypes umwandeln

  • Kontakt
  • Lead
  • Chance
  • Anfrage

image-1622792967069.png

Kontakt

Erstellen aus dem Absender der E-Mail den DocType Kontakt.

Lead

Aus der E-Mail wird ein Lead erstellt. Dabei wird der Absendename der E-Mail als Name der Person im Lead eingesetzt und die Absender E-Mailadresse als E-Mailadresse. Beim erstellen des Leads wird ein gleichnamiger Kontakt erstellt.

Chance

Hier können wir aus der E-Mail eine Chance erstellen.

Ist der Absender der E-Mail als Kontakt hinterlegt und z.B. mit einem Lead oder Kunden verknüpft werden diese Daten automatisch in der Anfrage eingetragen.

Anfrage

Weist der Inhalt der E-Mail auf ein Problem technischer Natur hin können wir darauf eine Anfrage erstellen.
Ist der Absender der E-Mail als Kontakt hinterlegt und z.B. mit einem Lead oder Kunden verknüpft werden diese Daten automatisch in der Anfrage eingetragen.

E-Mail beantworten

Über den Button Antworten können wir auf eine E-Mail Antworten

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Beantworten wir eine E-Mail über den Button Antworten ändert sich der Status auf beantwortet.

Signatur Fußzeile

Die E-Mailfußzeile kann an diversten Orten eingestellt werden.