E-Mail Konto (Email Account)

Einleitung

Dieser DocType erlaubt es uns E-Mailkonten eines externen E-Mailservers in ERPNext einzubinden. Die Einbindung von E-Mail kann auf ganz unterschiedlichen Arten gemacht werden und hängt stark von der von uns zu entwickelnden E-Mail Strategie ab. Hier gibt es eine Vierzahl an Möglichkeiten welche nicht für alle gleich sind.

Brachen abhängig kann es sein, dass wir E-Mail sehr vielseitig einsetzen wollen, oder eben auch nur sehr eindimensional.

Auf dieser Seite gehen wir nicht auf diese unterschiedlichen Szenarien ein sondern vielmehr darauf was die einzelnen Felder des DocTypes bewirken.

Die Felder verstehen

Generell

1. E-Mailadresse: Hier wird die Adresse des gewünschten Kontos eingestellt. Diese Adresse zählt dann auch als Absendeadresse (SMTP-Adresse) dieses Kontos.
2. Ist auf unserem E-Mailserver eingestellt, dass wir auch von einer anderen Adresse senden können, können wir dies hier bestimmen.
3. Dieses Feld wird nur eingeblendet wenn 2. aktiviert wurde. Hier wird dann das Konto zum authentifizieren angegeben.
4. Das Passwort zu dem in 1. oder 3. angegebenen Konto.
5. Hier setzen wir einen Haken wenn uns das Passwort des Kontos nicht bekannt ist. Es kann dann zu einem späteren Zeitpunkt eingetragen werden. Das macht z.B. dann Sinn, wenn wir einen neuen Nutzer anmelden der seine E-Mails in ERPNext vollständig verwenden möchte. Versuchen wir ein E-Mailkonto ohne Passwort zu speicher, ohne die Haken zu setzen, bekommen wir einen authentifizierungsfehler. Achtung, dies kann dazu führen, dass wir von unserem E-Mailserver geblockt oder gar gebannt werden.
6. FIXME

In der Domäne steht verknüpfen wir die Zuvor eingestellte Domäne. Diese wird automatisch über die Domain der E-Mailadresse in 1. ermittelt.

Eingehend

1. Ermöglicht, dass E-Mails von diesem Konto in ERPNext eingehen können.
2. ERPNext kann eingehende E-Mails selbstständig in DocTypes verwandeln. Hier kann eine Auswahl getroffen werden. Mehr dazu hier FIXME
3.  
4.  
5.  
6. Setzen wir diesen hier einen Haken werden DocTypes Kontakt in unserem System erstellt. Hier muss jedoch etwas berücksichtigt werden.

 

Anhängen an

Das im ersten Bild mit 2 markierte Feld hat eine Sonderfunktion. Hier können wir aus den Standards

• Lead
• Chance
• Kommunikation
• Anfrage
• Ereignis
• Aufgabe
• Bewerber

auswählen.

Setzen wir eines der genannten Dokumente ist die Antowrt-An Adresse (reply-to flag) das entsprechende E-Mail-Konto. Beispiel:
Wir stellen ein, dass lead@phamos.de eingehend aktiviert ist und aus jeder eingehenden E-Mail ein Lead erstellt wird. ERPNext wird dann einen Lead erstellen. Senden wir dann aus dieser Anfrage eine E-Mail wird immer diese Adresse verwendet. Dies kann dazu führen, dass die E-Mail nicht dort hin zurück geht wo wir das beabsichtigen. Um dies zu umgehen ist es notwendig eines oder mehrere Postfächer für die Anwender freizugeben.

Selbst wenn eine Versandadresse wie support@phamos.de verwendet wird und diese ggf. schon für die erstellung eines anderen DocTypes wie der Anfrage genutzt wird, wird die E-Mail-Antwort trotzdem am entsprechenden Lead angehängt. Die zuordnung läuft dabei über E-Mail-ID die generiert wird und nicht über Betreff oder ähnliches. Wird jedoch die Mail z.B. weitergeleitet und support@phamos.de gewählt wird sie nicht am Lead angehängt landen sondern als neue Anfrage in unserem System eingehen.

Ausgehend

Empfohlende Standards

Damit ERPNext Mails versenden kann ist es notwendig, dass wir mindestens ein E-Mail-Konto einstellen.

Allgemein

Für das System sollten wir eine allgemeine Adresse konfigurieren die für den Standardversand von Systembenachrichtungen zum Einsatz kommt. Das kann eine Adresse sein wie

• info@
• notifications@
• mail@
• erp@

Support

Für das automatische erstellen von Anfragen können wir ein eingehendes Postfach erstellen für Anfragen wie

• help@
• support@

Vertrieb

Im Vertrieb gibt es unterschiedliche Funktionen. So können wir Postfächer erstellen um automatisch Leads oder Chancen zu generieren, sollten diese aber ggf. nicht als Versand-Adressen zum Einsatz kommen lassen.

Eingehend

Hier können wir z.B. anlegen

• lead@
• chance@

um eben diese eingehend erstellen zu können. Hierzu jedoch folgendes lesen!

Ausgehend

 Wollen wir aus dem System zentral E-Mails über eine Versandadresse senden können folgende Beispiele zum Einsatz kommen. Dabei können wir uns selbst bei jeder E-Mail in CC setzen, damit unsere Interessenten und Kunden nicht nur "anonym" angeschrieben werden und wir auch die E-Mail in unserem E-Mail-Postfach in z.B. Thunderbird, Outlook oder Apple Mail zur Ablage haben.

Beispiele für Adressen:

• sales@
• vertrieb@

 Die ausgehenden Postfächer müssen wir für Kollege freigeben damit sie verwendet werden können.