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Einführung in HR Addon

Einleitung

Die Basis-Funktionen von ERPNext reichen in komplexeren Arbeitszeitmodellen leider nicht aus, um die Anforderungen aller potenziellen Anwender des Systems zu bedienen. Meist lassen sich nur Ganztagstermine bei der Abwesenheit oder Anwesenheit erfassen.
Das HR Addon ist eine Erweiterung, die auf den Basis-Funktionen und Prozessen von ERPNext aufbaut und mit Daten, welche bereits über die Standardfunktionen im Modul Personalwesen (HR) generiert und verfügbar gemacht werden, arbeitet.

Einige Funktionen, die wir mit diesem Addon bedienen können

  • Stempelzeiten erfassen und summieren trotz Abwesenheit
  • zügiges Erkennen von unregelmäßigen Stempelungen pro Mitarbeiterin
  • SOLL IST Abgleich der Arbeitszeit
  • unterschiedliche Arbeitszeitmodelle wie Vollzeit und Teilzeit abbilden
  • Erfassung von Stempelungen bzw. Arbeitszeiten auch an Wochenenden und Feiertagen.
  • Erfassung von Überstunden,
  • Export eines Kalenders mit allen genehmigten Urlaubstagen/Abwesenheiten
  • Pausen werden automatisch berechnet und auf Wunsch von der gestempelten Zeit abgezogen
  • die Pausenlänge kann für jeden Mitarbeiter beliebig definiert werden,
  • bei Arbeitszeiten unter 6 Stunden können Pausenzeiten auf Wunsch automatisch entfallen

Voraussetzungen

Das Verfahren um den Workday sinnvoll zu nutzen basiert darauf, dass wir

  • Stempelzeiten über den DocType Employee Checkin erfassen
  • im System den DocType Anwesenheit generieren
    • händisch
    • halb automatisch
    • oder automatisch über eine Schicht (Mark Attendance)

Arbeitszeitmodelle

ERPNext sieht in seiner Basis-Funktion nicht vor, dass eine Angabe zu den SOLL Stunden eines Mitarbeiters gemacht wird. Damit wir in der Lage sind SOLL und IST Stunden gegenüberzustellen, können wir in HR Addon den DocType Weekly Working Hours erstellen.

In diesem DocType können wir pro Mitarbeiterin ein Arbeitszeitmodell einstellen. Wir geben an, an welchen Tagen der Woche sie zu wie vielen Stunden arbeiten soll.

Workday

Der DocType Workday repräsentiert einen Tag, an welchem eine Mitarbeiterin arbeiten könnte. Hierzu gehören neben der üblichen Arbeitswoche Montag bis Freitag auch Wochenenden und Feiertage. Es gilt, dass wir für einen vollständigen Datensatz also pro Mitarbeiterin und Tag einen Workday im System erzeugen wollen.

Die Funktion Process Workday erlaubt es uns pro Mitarbeiterin und definierten Zeitraum aus den vorhanden Daten (Employee Checkin und Attendance) Workdays zu generieren.

Weiter bekommt der Workday die SOLL Stunden über die hinterlegten Weekly Working Hours der entsprechenden Mitarbeiterin.

Auswertung

Die unterschiedlichen Ansichten des Workdays (Liste, Bericht etc.) erlaubt es uns, mithilfe von Filtern die gewünschten Auswertungsergebnisse zu erreichen.

Benutzeroberfläche

Damit das Addon optimal genutzt werden kann, sollten wir die relevanten Doctype an einigen Stellen händisch nachfassen

  • Workspace als Addon für HR erstellen und DocType im Reiter Anwesenheiten legen
  • Dashboardverknüpfungen im DocType Mitarbeiter für
    • Arbeitstag
    • Wöchentliche Arbeitsstunden