Auftragsbestätigung (Sales Order)
Allgemein
Der Auftrag ist das zentrale Doctype im Modul Vertrieb. Es ist das Bindeglied zwischen Angebot und Ausgangsrechnung und ermöglicht es uns stets über den Erfüllungstatus unserer Aufträge im Bilde zu bleiben.
Abhängig des Anwendungsfalls werden aus Aufträgen eines oder mehrer aus folgender Liste
- Auswahlliste (Picklist)
- Lieferschein (Delivery Note)
- Arbeitsauftrag (Work Order)
- Ausgangsrechnung (Sales Invoice)
- Wartungsplan (Maintenance Schedule)
- Wartungsbesuch (Maintenance Visit)
- Materialanfrage (Material Request)
- Anfrage für Rohstoffe)
- Bestellung (Purchase Order)
- Projekt (Project)
- Abonnement
- Zahlungsaufforderung (Payment Request)
- Zahlung (Payment Entry)
Übersicht
Im folgenden Schaubild sehen wir, dass der Auftrag aus dem Angebot heraus generiert wird und zu Lieferschein, Verkaufsrechnung und/oder Bestellung weiterverarbeitet werden kann. Dabei ist die Reihenfolge, vorallem von Lieferschein und Verkaufsrechnung von Fall zu Fall unterschiedlich.
Felder
| Bezeichnung |
Feldname |
Erklärung |
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Nummernkreis |
naming_series |
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Kunde |
customer |
Verknüpfung zum Kunden welcher den Auftrag bei uns platziert hat. |
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Kundenname |
customer_name |
Read-Only Klarname des Kunden. Wird nur dann angezeigt, wenn wir in den Vertriebseinstellungen eingestellt haben, dass wir Kundennummern statt Kundennamen verwenden. |
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order_type |
Im Standard gibt es:
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skip_delivery_note | |
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Unternehmen |
company |
Hier wird das Unternehmen eingetragen in dessen Buchhaltung die auf den Auftrag folgende Rechnungen verbucht werden soll. Das Unternehmen wird aus dem vorhergehenden Beleg übernommen oder aber über Sitzungsstandards bestimmt. |
| Datum |
transaction_date | Buchungsdatum der Transaktion |
| Lieferdatum |
delivery_date | Aufwahl des Datums zu wann der Auftrag geliefert sein soll. Ist das Datum erreicht geht der Auftrag in den Status "Überfällig". |
| Kundenauftrag |
po_no | Hier können wir eine Kundenreferenz eintragen. Dies ist z.B. die Bestellnummer unseres Kunden. |
| Kundenauftragsdatum |
po_date | Hier können wir das Datum eintragen an welchem wir die Bestellung durch den Kunden erhalten haben. |
| Steuernummer |
tax_id |
Read-Only Feld welches die Steuernummer aus dem Kunden zieht. Entspricht in vielen Fällen nicht der Umsatzsteueridentifikationsnummer (UID) |
Abrechnungsdimensionen
| Bezeichnung |
Feldname |
Erklärung |
| Kostenstelle |
cost_center |
Verknüpung zu einer Kostenstellen. Wenn in project gesetzt wird diese von dort gezogen. |
| Projekt |
project |
Verknüpfung zu einem Projekt für welches dieser Auftrag gilt. Erstellen wir aus dem gebuchten Auftrag heraus ein Projekt wird dieses Feld gefüllt. |
Adresse und Kontakt
| Bezeichnung |
Feldname |
Erklärung |
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Bezeichnung der Anschrift des Unternehmens |
Hier wählen wir die eigene Firmenadresse aus. Diese steht in Abhängigkeit zum ausgewählten Unternehmen. Ein entsprechender Filter wird gesetzt.
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Währund und Preisliste
| Bezeichnung |
Feldname |
Erklärung |
| Bezeichnung |
Feldname |
Erklärung |
| Bezeichnung |
Feldname |
Erklärung |
| Bezeichnung |
Feldname |
Erklärung |
Steuern und Gebühren
| Bezeichnung |
Feldname |
Erklärung |
| Bezeichnung |
Feldname |
Erklärung |
| Bezeichnung |
Feldname |
Erklärung |
Zusätzlicher Rabatt und Gutscheincode
| Bezeichnung |
Feldname |
Erklärung |
| Bezeichnung |
Feldname |
Erklärung |
Zahlungsbedingungen
| Bezeichnung |
Feldname |
Erklärung |
Allgemeine Geschäftsbedingungen
| Bezeichnung |
Feldname |
Erklärung |
Mehr Informationen
| Bezeichnung |
Feldname |
Erklärung |
Druckeinstellungen
| Bezeichnung |
Feldname |
Erklärung |
Abrechnungs- und Lieferstatus
| Bezeichnung |
Feldname |
Erklärung |
| Status |
Der Status ist ein read-only Feld welches folgende Werte tragen kann:
Mehr zu den Stati finden wir in den Erklärungen im Abschitt Status |
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Provision
| Bezeichnung |
Feldname |
Erklärung |
Verkaufsteam
| Bezeichnung |
Feldname |
Erklärung |
Automatische Wiederholungsabschnitt
Hier können wir bestimmen ob und wann sich dieser Auftrag wiederholen soll. Mehr zur Automatischen Wiederholung erfahren.
| Bezeichnung |
Feldname |
Erklärung |
| Von-Datum | Zeigt und das Datum ab wann dieser Auftrag wiederholt wird | |
| Bis-Datum | Zeigt und das Datum bis wann dieser Auftrag wiederholt wird | |
| Automatische Wiederholung | auto_repeat | Verknüpfung zur Automatischen Wiederholung welche für diesen Auftrag gilt. |
| Auto-Repeat-Referenz aktualisieren | Mit diesem Button können wir den die Referenz in auto_repeat mit den auf diesem Auftrag neu eingetragenen Daten aktualisieren. Dieser Auftrag ist so die Vorlage für alle zukünftigen Wiederholungen. |
Erklärungen
Abrechnungs- und Lieferstatus
Status
| Status |
Erklärung |
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Entwurf |
Das Dokument wurde erstellt. Keine der Werte jedoch festgeschrieben. |
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In Wartestellung |
Der Auftrag wurde über den Button Anhalten in Wartestellung versetzt
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Auszuliefern und abzurechnen |
Der Auftrag wurde gebucht und muss nur erfüllt werden. Die Leistung muss per LIeferschein erbracht werden #1 und die Leistung per Ausgangsrechnung abgerechnet werden #2.
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Abzurechnen |
Der Auftrag wurde zu 100% über Lieferscheine erfüllt und muss nun abgerechnet werden. Siehe Auszuliefern und abzurechnen |
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Auszuliefern |
Der Auftrag wurde zu 100% über Ausgangsrechnungen fakturiert. Die Leistung ist noch nicht zu 100% erbracht. Siehe Auszuliefern und abzurechnen |
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Abgeschlossen |
Der Auftrag wurde zu 100% per Lieferschein(e) geleistet und zu 100% per Ausgangsrechnung(en) fakturiert. Aus abgeschlossenen Aufträgen können wir noch Bestellungen und Abonnements erstellen
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Abgebrochen |
Der Auftrag wurde abgebrochen. |
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Geschlossen |
Der Auftrag wurde geschlossen. Dies kann jederzeit händisch gemacht werden, falls z.B. eine Rechnung nicht gestellt wirde oder Leistung nicht erbracht werden wird. Einen geschlossenen Auftrag können wir nur Wiedereröffnen
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Abrechnungsdimensionen
Projekt
Wenn der Auftrag bereits gebucht ist und wir darauf ein Projekt erstellen (egal ob über Erstelle -> Projekt oder über das + beim Projekt) wird dieses Feld automatisch mit dem Projekt gesetzt.
Wollen wir mehrere Projekte zu einem Auftrag haben, kann dies zu unerwünschten Nebenwirkungen bei der Abrechnung führen, da das einhalten des korrekten Projekts sich von Auftrag über Lieferschein nach Ausgangsrechnung durchzieht!