Mitarbeiter vs. Benutzer

Unser ERPNext System bietet die Möglichkeit eine Vielzahl an Personen an unserer Organsation teilzuhaben. Diese können ganz unterschiedlicher Natur sein. Abhängig von unserem Anwendungsszenario können wir Personen wie Mitarbeiter, Kunden, Lieferanten, Lehrer, Eltern, Schüler, Buchhalter, externe Projektmitarbeiter uvw. an unserem System teilhaben lassen. Teilhaben kann sich ganz unterschiedlich darstellen. So können diese Personen einfach nur im System als Kontakte angelegt sein die über E-Mails benachrichtigt werden, wir können Sie als Benutzer anlegen damit sie selbständig Daten einsehen können oder in anderen Fällen auch selbst Daten eintragen und Pflegen können. Auch hier gibt es verschiedene Zugangspunkte auf welche wir hier nicht näher eingehen.

Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter sind eine zentrale Personengruppe die sich mit unserem ERPNext-System beschäftigen könnnen. Nutzen wir z.B. das Modul Personalverwaltung (HR) legen wir stehts alle Mitarbeiter unserer Organisation an. Hier können wir dann alle Daten pflegen die für die Verwaltung des Personals notwendig sind. Dies bedeutet jedoch nicht, dass eine Mitarbeiterin selbst sich am System anmelden kann um diese einzusehen. Soll sie das, erstellen wir einen entsprechenden Benutzer.

Ein Benutzer in ERPNext ist zunächst ein Konto mit welchem wir Berechtigungen für unser System setzen können. Dies hängt oft, nicht aber immer, mit einer Mitarbeiterin zusammen. Erstellen wir z.B. für eine Lieferanten ein Portal in welchem er seine Preise einspielen kann ist die Verknüpfung des Benutzers "Lieferant" mit einem Mitarbieter nicht notwendig.

Ein weiteres Szenario in welchem es deutlich wird ist, dass es viele Organisationen gibt wo Benutzerinnen und Mitarbeiterinnen stark divergieren.

Fertigung: In einem Fertigungsbetrieb gibt es oft eine kleine Anzahl an Personal die für für Vertrieb, Verwaltung etc. eingesetzt werden und eine große Anzahl an Personen die in der Fertigung arbeiten. Hier sind dann viele Mitarbeiter im System, nicht aber viele Benutzer.

Verein: Denken wir an einen Verein gibt es eine große Anzahl an Mitglieder die ggf. alle Ihre Mitgliederinformationen im System einsehen können. Diese alle haben dann ein Benutzerkonto. Der Verein selbst hat ggf. aber nur wenige Mitarbeiter.