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Ausgangsrechnung (Sales Invoice)

Einleitung

Um unseren Standardgeschäftsprozess abzuschließen stellen wir unserem Kunden eine Ausgangsechnung. Die Ausgangsrechnung ist das erste Dokument welches in unseren Kontenrahmen bucht und ist somit auch der Einstig in die Buchhaltung.

Rechnungen können aus Zeiterfassungen, Lieferscheinen, Aufträgen uvw. erstellt werden.

Damit klar ist wofür eine Rechnung gestellt wurde empfiehlt sich neben einer aussagekräftigen Beschreibung der Artikelpositionen dringend die Verknüpfung zu einem Auftrag. Diesen können wir bei Bedarf in den Einstellungen erzwingen.

Übersicht


Felder

Details

Bezeichnung Feldname Erklärung
Kunde customer Verknüpfung zum Kundin welcher wir die Rechnung stellen möchten.
Kundenname customer_name Read-Only des vollen Kundennamen.
Steuernummer tax_id Steuernummer welche in den Kundenstammdaten hinterlegt ist. Sie taucht immer dann auf der Rechnung auf, wenn diese NICHT gebucht ist und der Kunde die UID bereits hatte als die Rechnung erstellt wurde. Wenn nicht, die Rechnung weiter ungebucht ist, reicht eine Änderung und ein Speichern auf der Rechnung um den Wert neu zu ziehen. Die UID ist dann als read-only im Feld Tax ID zu sehen (Das Feld ist ohne Wert auf der Ausgangsrechnung nicht sichtbar)
Unternehmen company
Verknüpfung zum Unternehmen in dessen Buchhaltung die Rechnung gebucht werden wird.
Eigene Steuernummer
company_tax_id
Steuernummer des Verknüpften Unternehmen.
Datum posting_date
Dieses Datum bestimmt das Rechnungsdatum. Das Rechnungsdatum wird für die Buchung in unseren Büchern verwendet.
Das Datum hat Auswirkungen auf Artikelpreise und andere Datumsrelevante Verbindungen.
Buchungszeit posting_time
Die genaue Uhrzeit der Buchung in Verbindung zum Datum.
Zahlungsstichtag due_date
Das Datum an dem die Rechnung fällig ist. Mit erreichen des Datum wechselt der Status der Rechnung auf "Überfällig".
Ist Rechnungskorrektur (Retoure) is_return
Ist der Haken hier gesetzt können wir in der Artikelpositionen mit negativen Summen arbeiten.
Ist Rate Adjustment is_debit_note

Ausstehenden Betrag für dieses Dokument aktualisieren update_outstanding_for_self

Den ausstehenden Betrag dieser Rechnungskorrektur separat buchen, statt den der korrigierten Rechnung zu verringern.

Erklärung

Aktualisierung des Rechnungsbetrags im Auftrag update_billed_amount_in_sales_order


Abgerechneten Betrag im Lieferschein aktualisieren update_billed_amount_in_delivery_note


Abgeändert von
amenden_from


Abrechnungsdimensionen

In diesem Abschnitt können wir Abrechnungsdimensionen verknüpfen. Sie werden aus den vor-Belegen übernommen. Die Abrechnungsdimensionen können in den Artikelpositionen genauer definiert und verknüpft werden.

Im Standard finden wir hier das Projekt und die Kostenstelle.

In diesem Abschnitt werden alle Buchhaltungsdimensionen sichtbar die im System angelegt sind.

Bezeichnung
Feldname
Erklärung
Kostenstelle cost_center
Verknüpfung zu einer Kostenstelle. Ist im Projekt eine Kostenstelle gesetzt wird diese verwendet. Ist dort keine gesetzt, wird die Standardkostenstelle aus dem Stamm im Unternehmen verwendet.
Projekt project
Verknüpfung zu einem Projekt.

Die Abrechnungsdimensionen wiederholen sich in den Artikelpositionen und können dort, artikelbezogen, spezifiziert werden.

Währung un Preisliste

Bezeichnung
Feldname
Erklärung
Währung currency
Verknüpfung zur Währung in welcher diese Ausgangsrechnung fakturiert wird.
Preisliste
price_list
Verknüpfung der Preisliste welche für diese Ausgangsrechnung gilt.
Preisregel ignorieren
ignore_price_list

Ist dieser Haken gesetzt können Preisregeln händisch im Beleg überschrieben wurden.

 

Erklärungen

Ausstehenden Betrag für dieses Dokument aktualisieren

Ist dieser Haken gesetzt werden wir in einem Dialog dazu erinnert, dass wenn wir diese Rechnung buchen der ausstehende Betrag der korrigierten Rechnung in return_agains nicht verändert wird. Entfernen wir den Haken wird der ausstehende Betrag der korrigierten Rechnung auf 0,00 gesetzt.

Status

Deutsch Englisch Erklärung
Entwurf Draft Rechnung ist gespeichert jedoch noch nicht für die Fakturierung bereit
Zurück Return Dieser Status greift wenn die Rechnung als Gutschrift zum Einsatz kommt.
Gutschrift ausgelöst Credit Note Issued Lösen wir aus einer gebuchten Rechnung eine Gutschrift aus erhält die Ursprungsrechnung diesen Status.
Gebucht Submitted Rechnung ist gebucht
Bezahlt Paid Rechnung ist bezahlt. Dies passiert meist über eine Verknüpften zu einem Eintrag Zahlung über welchen 100% der Rechnungsumme beglichen wurde.
Teilweise bezahlt Partly Paid Rechnung ist teilweise bezahlt
Unbezahlt Unpaid Rechnung ist noch unbezahlt
Unbezahlt und Rabattiert Unpaid and Discounted Rechnung ist noch unbezahlt und wurde mit einem Rabatt versehen

Partly Paid and Discounted Rechnung ist teilweise bezahlt und wurde mit einem Rabatt versehen
Überfällig und abgezinst Overdue and Discounted Rechnung ist überfällig und mit einem Rabatt versehen
Überfällig Overdue Rechnung ist überfällig
Abgesagt Cancelled Rechnung wurde aus dem Status Gebucht abgebrochen
Interner Transfer Internal Transfer Rechnung stellt einen internen Transfer dar

In der Listenansicht kann der Status der Ausgangsrechnungen angezeigt (2) und gefiltert (1) werden

image-1638207441798.png

Stati können ggf. durch Workflows überschrieben sein

Kundenauftragsdetails

Bezeichnung Feldname Erklärung
Kundenauftrag
Hier kann die Bestellnummer des Kunden oder eine Notiz vermerkt werden wir "E-Mail vom 5. Mai 2022". Kann bereits im Auftrag bestimmt werden und wird von dort übernommen.
Kundenauftragsdatum
Das entsprechende Datum zum Kundenauftrag

Währung und Preisliste

Bezeichnung Feldname Erklärung
Währung
Hier verknüpfen wir die Währung in welcher die Rechnung gestellt wird.
Preisliste
Verknüpfung zu einer Preisliste welche für diese Transaktion angewendet werden soll. Hat Einfluss auf die Artikelpostitionen und deren Preise.
Preisregel ignorieren
Existieren Preisregeln welche auf dieser Transaktion zur Anwendung kommen, können wir diese hier, für diese Transaktion, abschalten.

Artikel

Bezeichnung Feldname Erklärung
Barcode scannen
scan_barcode

Über dieses Feld kann ein Barcode eingescannt werden. Entweder über ein Lesegerät wie ein 2d/3d(QR) barcode-scanner oder aber einer Kamera.

 

Lagerbestand Aktualisieren
update_stock

Setzen wir hier den Haken können wir auf der Ausgangsrechnung auch gleich die Auslieferung mit erledigen. Im falle eines nicht lagernden Artikels passiert keine Lagerbuchung, es wird aber der verknüpfte Auftrag als "100% ausgeliefert" markiert.

 

Ausgangslager

Ist nur zu sehen wenn ùpdate_stock`aktiviert ist. Hier können wir ein Lager verknüpfen von welchem die Artikel die lagernd sind entnommen werden sollen.

Tabelle mit den Artikelpositionen welche wir unserem Kunden in Rechnung stellen werden.

Artikel

Rabatt und Marge

Im Abschnitt Zusätzlicher Rabatt auf dem Beleg kann eine Rabatt auf die Gesamtrechnung gegeben werden.

Margenart
Auswahl Erklärung


Prozentsatz Es erscheint ein Feld Marge und Betrag in welchem wir die Marge in % eintragen können.
Betrag Es erscheint ein Feld Marge und Betrag in welchem wir die Marge in € eintragen können.
Rabatt (%) auf Preisliste Rate mit Margin

Rabatt welchen wir auf den Artikel gewähren wollen in %

Rabattübertrag

Rabatt welchen wir auf den Artikel gewähren wollen in €

https://discuss.erpnext.com/t/explanation-for-the-sales-invoice-item-fields/31889/2

Bezeichnung Feldname Erklärung

Vorlage für Verkaufssteuern und -abgaben


Verknüpfung zu einer Vorlage für Verkaufssteuern und -abgaben.

Versandregel



Steuerkategorie

tax_category

Verknüpfung zur Steuerkategorie. Diese wird automatisch aus den Stammdaten gefüllt, kann aber manuell überschrieben werden. Die Auswahl hier setzt ein Filter auf die Artikelsteuervorlagen in den Artikelpositionen.

Umsatzsteuern und Gebühren auf den Verkauf

In dieser Tabelle werden die Steuern und Gebühren des Belegs angegeben und errechnet. Sie wird automatisch über die Eingabe der Vorlage für Verkaufssteuern und -abgaben sowie der Steuerkategorie gefüllt. Mehr dazu hier in Einführung in Steuern.

Weitere Zeilen können wir manuell hinzufügen.

Steuererhebung

Haben wir zuvor Steuern und/oder Gebühren in der Tabelle Umsatzstzern und Gebühren auf den Verkauf angegeben, werden diese hier noch einmal aufgeführt.

Die Angaben kommen über Code auf den Beleg und können nicht über einen Standardbericht abgerufen werden. Diese können wir aber aus der zuvor genannten Tabelle ziehen.

Zusätzlicher Rabatt

In den Artikelpositionen kann ein Positionsbezogener Rabatt eingestellt werden.

Bezeichnung Feldname Erklärung

Zusätzlichen Rabatt gewähren auf​


Auswahl im Standard:

  • Gesamtbetrag (Der Rabatt wird auf die Bruttosumme der Gesamtrechnung angewendet)
  • Nettosumme

Zusätzlicher Rabatt in Prozent


Hier können wir einen Rabatt auf die Rechnung in % eintragen. Abhängig zum Feld Zusätzlichen Rabatt gewähren auf

Zusätzlicher Rabattbetrag (EUR)


Hier können wir einen Rabatt auf die Rechnung in € eintragen. Abhängig zum Feld Zusätzlichen Rabatt gewähren auf​

Zeitblatt Liste

Hier finden wir eine Tabelle in welchen Zeiterfassungen verknüpft werden können. Die entsprechenden Zeiten und Preise werden unter der Tabelle summiert.

Bezeichnung Feldname Erklärung
Gesamtrechnungsbetrag
Summiert die Spalte Rechnungsbetrag aus der Tabelle Zeitblätter.
Total Billing Hours
Summiert die Stunden aus der Spalte Abgerechnete Stunden aus der Tabelle Zeitblätter

Zahlungen

Adresse und Kontakt

In diesem Abschnitt verknüpfen wir Kontakte und Adressen welche mit der Rechnung verknüpft werden.

Buchhaltungs-Details

Bezeichnung Feldname Erklärung

Belasten auf

debit_to

Hier wird das Buchungskonto verknüpft welches wir belasten wollen. Es ist das Gegenkonto zu den Erlösen und Steuern. Oft werden hier Debitorenkonten verwendet. Diese werden automatisch aus der Tabelle Rechnungswesen in unserer Kundenstammdatei gezogen, wenn diese dort hinterlegt sind. Andernfalls wird der Standard aus der Stammdatei des Unternehmens übertragen. Ansonsten ist es vom Benutzer händisch zu füllen.

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